Penerapan Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Mutu Layanan Perpustakaan Universitas Sebelas Maret

Oleh Bambang Hermanto

Perpustakaan merupakan unsur utama dalam terlaksanannya dan tercapainya tujuan program pengembangan Universitas Sebelas Maret. Perpustakaan sering dikatakan sebagai jantungnya perguruan tinggi. Perpustakaan sebagai unsur pokok yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Sebagai perguruan tinggi yang bergerak dalam pendidikan, Universitas Sebelas Maret diharapkan mampu menghasilkan lulusan yang berkwalitas dan profesional.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat baik dibidang ekonomi, budaya, sosial, hiburan, pendidikan dan sebagainya. Perkembang pendidikan juga mengalami perkembangan yang pesat serta meningkatnya permintaan informasi bagi masyarakat pengguna maka perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan yang baik dan mudah.

Istilah teknologi informasi sering dijumpai, baik dalam media grafik, seperti surat kabar dan najalah, maupun media elektronik, seperti radio dan televisi. Istilah tersebut merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu. Sedangkan informasi adalah sesuatu yang dapat diketahui. Jadi pengertian teknologi informasi dapat diartikan sebagai suatu teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi.

Layanan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang berada di perpustakaan meliputi peminjaman, pengembalian, bebas perpustakaan, penelusuran informasi (OPAC).

Dari uraian diatas maka timbul permasalah “ Bagaimana Penerapan Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Mutu Layanan Perpustakaan Universitas Sebelas Maret “
Pembahasan

Tujuan dan fungsi perpustakaan adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, menata, mengolah, menyimpan, melestarikan, merawat dan menyediakan bahan pustaka dalam berbagai bentuk. Bahan pustaka baik yang cetak seperti buku, jurnal, hasil penelitian, BPK, skripsi, tesis, koran, majalah dan sebagainya, sedangkan nono cetak seperti CD-ROM, jurnal elektronik, CD, disket, kaset. Perpustakaan mempunyai peran yang jauh lebih penting sebagai tempat belajar dan mengelola pengetahuan.

Penerapan teknologi informasi yang dapat digunakan perpustakaan adalah

  • Otomasi Perpustakaan
    Otomasi perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali (OPAC). Program yang digunakan oleh perpustakaan adalah program Dynix
  • CD-ROM
    CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas dalam bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer
  • Internet
    Pengunaan Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan penyediaan sarana dan prasarana dimana pengguna perpustakaan baik mahasiswa, dosen, civitas akademik dan pengeola perpustakaan (pustakawan ) dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke Internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memungkinkan sivitas akademika dapat memperoleh informasi yang bersumber dari Web, yang diperlukan
  • Digital Library
    Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Koleksi yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah skripsi, tesis, makalah.
  • Jurnal Elektronik
    Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file elektronik dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet.

Kelebihan yang diperoleh dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah

  • Layanan lebih cepat, mudah, dan praktis
  • Penelusuran lebih cepat dan mudah
  • Menghemat waktu
  • Menghemat tenaga
  • Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan)

Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah

  • Tergantungan pada aliran listrik atau PLN
  • Bila komputer rusak layanan terganggu
  • Minimnya teknisi komputer

Solusi pemecahan dalam mengatasi kelemahan tersebut adalah

  • Perlu adanya jenset untuk mengantisipasi terjadinya mati listrik
  • Merengkrut tenaga teknisi komputer
  • Mengirim pustakawan mengikuti kursus teknisi komputer
  • Pengadaaan komputer yang baru

Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan ke depan dengan membangun jaringan antar Perpustakaan (katalog online)

Pengertian jaringan perpustakaan adalah hubungan antara perpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Hubungan ini menggunakan jaringan internet atau kabel. Untuk menjaga kelancaran jaringan ini diperlukan suatu kesepakatan bersama mengenai bagaimana teknik pelayanan, pengolahan, dan perawatan jaringan maupun server. Salah satu perpustakaan ada yang menjadi koordinator yang akan mengontrol dan mengawasinnya.

Kelebihan jaringan perpustakaan adalah

  • Koleksi dapat digunakan secara optimal
  • Mengurangi kedobelan koleksi
  • Layanan lebih cepat, mudah, dan praktis
  • Penelusuran lebih cepat dan mudah
  • Menghemat waktu
  • Menghemat tenaga
  • Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan)

Kelemahan jaringan perpustakaan adalah

  • Sedikitnya teknisi komputer di perpustakaan
  • Komputer mayoritas masih komputer lama ( belum pentium )
  • Tergantung jaringan internet atau kabel
  • Bila server rusak layanan terganggu

Solusi pemecahan yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan tersebut adalah

  • Membuat jaringan sendiri
  • Ada server cadangan
  • Pengadaan komputer
  • Merengkrut teknisi komputer
  • Mengirim pustakawan mengikuti kursus teknisi komputer

Kesimpulan

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan meliputi otomasi perpustakaan, CD-ROM, internet, digital library. Program pengembangan penerapan selanjutnya adalah jaringan perpustakaan (katalog online). Manfaat yang diperoleh bagi pengguna adalah mempermudah penelusuran informasi, menghemat waktu, tenaga. Bagi perpustakaan adalah mempermudah dalam mengolah bahan pustaka, meringankan pekerjaan, menghemat tenaga, serta bahan pustaka dapat dimanfaat lebih optimal. Sedangkan bagi Universitas Sebelas Maret adalah menghemat dana pengadaan bahan pustaka.

Keistimewaan Menjadi Pustakawan (Sebuah Renungan)

Oleh Bambang Hermanto

Selama 15 tahun saya mengeluti dunia perpustakaan sehingga banyak suka duka dalam menjalani profesi pustakawan. Senang tidaknya seseorang terhadap profesi pustakawan tergantung pada minat dan ketertarikan seseorang kepada perpustakaan. Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta kebutuhan masyarakat, sehingga pustakawan dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan tersebut. Sekarang ini jalan yang ditempuh pustakawan untuk meningkatkan SDM melalui studi lanjut ke D-3, S1, S2, pelatihan, seminar dan lain-lain.
Pustakawan adalah pejabat funsional yang berkedudukan sebagai pelaksana penyelenggara tugas utama kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Sedangkan jabatan fungsional pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi instansi pemerintah atau unit tertentu lainnya.
Keistimewaan seorang pustakawan antara lain :

  1. Adanya perhatian pemerintah yang memberikan peluang dan kesempatan lebih banyak untuk mengembangkan karir dan peningkatan kinerja para pustakawan dengan dikeluarkan keputusan Menpan No, 33/1998 tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya.
  2. Profesionalisme pustakawan dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan berdasarkan pada keahlian dan rasa tanggungjawab. Keahlian merupakan dasar dalam menelurkan hasil kerja yang tidak sembarang orang dapat menghasilkannya.
  3. Pustakawan merupakan seorang manajer informasi
  4. Mempunyai banyak teman baik dari kalangan mahasiswa, dosen, karyawan, maupun masyarakat luas
  5. Bisa menambah ilmu pengetahuan dan memperluas wawasan karena banyak informasi atau bahan pustaka diperpustakaan
  6. Dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi
  7. Pustakawan merupakan pekerjaan yang mulia
  8. Dapat ikut serta dalam pengentasan kebodohan dan mencerdaskan generasi bangsa
  9. Bisa menanamkan disiplin, sabar dan percaya diri dalam melakukan pekerjaan kepustakawan
  10. Dapat ikut serta membantu pemerintah dalam menumbuhkan minat dan kemampuan membaca masyarakat

 

Peran Pustakawan Dalam Upaya Pencegahan Penjiplakan Karya Ilmiah

Oleh Drs. Harmawan, M.Lib

Abstrak
Tulisan ini menguraikan tentang bagaimana cara mengatasi penjiplakan karya ilmiah. Untuk mengurangi adanya penjiplakan karya ilmiah penulis menyarankan tiga hal yang perlu dilakukan khususnya bagi pustakawan. Pertama perlu adanya program yang dapat meningkatkan minat baca. Kedua pengadaan bahan pustaka harus berorientasi kepada kebutuhan pengguna, sehingga harus ada prioritas pengadaan mengingat anggaran perpustakaan yang terbatas. Ketiga perlu pembentukan database hasil penelitian termasuk skripsi, tesis dan disertasi.

Seorang oknum dosen di sebuah perguruan tinggi swasta di Surabaya telah melakukan perbuatan tercela dengan melakukan penjiplakan karya ilmiah milik orang lain (Jawa Pos, 28-9-1997). Kasus ini tentunya mencoreng tidak hanya nama baik perguruan tinggi yang bersangkutan melainkan juga perguruan tinggi pada umumnya. Pernyataan bahwa perguruan tinggi merupakan kampungnya masyarakat ilmiah yang menjunjung tinggi kejujuran, kebenaran dan objektivitas akan ternodai. Bukan mustahil penjiplakan karya ilmiah juga terjadi di perguruan tinggi lain, tetapi tidak diketahui. Pertanyaannya adalah  kenapa kasus semacam ini dapat terjadi ? Ada banyak factor yang menyebabkan terjadinya penjiplakan tersebut. Diantaranya adalah kurangnya budaya baca di masyarakat kita termasuk masyarakat perguruan tinggi, masih minimnya anggaran untuk perpustakaan terutama untuk pengadaan bahan pustaka dan belum adanya database (pangkalan data) tentang hasil penelitian termasuk skripsi, tesis, disertasi, dsb sebagai media penyimpanan dan alat untuk memudahkan dalam penelusuran. Penulis mencoba untuk menguraikan penyebab tersebut di atas beserta upaya penanggulangannya dalam kaitannya dengan profesi pustakawan.

  1. Kurangnya minat baca bagi civitas akademika.
    Semakin banyak membaca semakin luas pengetahuan seseorang. Seseorang yang luas pengetahuannya tidak akan mengalami kesulitan dalam melakukan penelitian. Jadi seorang peneliti harus banyak bacaan/referensi terutama bacaan yang berkaitan dengan apa yang akan diteliti, termasuk pengetahuan tentang metode penelitian. Di Perguruan Tinggi cara yang termudah dan termurah untuk mencari bahan bacaan yang banyak adalah dengan berkunjung ke perpustakaan. Oleh karena itu, tinggi rendahnya minat baca di perguruan tinggi biasanya dapat di ukur dari tinggi rendahnya kunjungan mahasiswa atau dosen ke perpustakaan. Indikator ini tentunya mengesampingkan individu yang mempunyai budaya baca tinggi, tetapi mereka dapat memenuhi kebutuhannya dengan cara membeli buku atau bahan pustaka sendiri. Kalau kita melihat dapa Profil Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia terlihat bahwa jumlah pengguna perpustakaan yang berkunjung ke perpustakaan adalah sangat rendah, yaitu rata-rata belum ada 10 % dari jumlah pengguna potensial. Untuk mengatasi hal tersebut di atas tentunya harus ada kerjasama yang harmonis dan bersenergi antara para dosen dan pustakawan. Pustakawan tentunya harus ikut bertanggung jawab untuk meningkatkan minat baca bagi civitas akademikanya dengan lebih proaktif, misalnya, selalu memperhatikan kebutuhan informasi bagi pengguna, membuat alat penelusuran seperti indeks, abstrak dsb. Begitu juga dosen harus ikut aktif mengusulkan bahan pustaka yang dibutuhkan dan menyarankan kepada mahasiswanya untuk mencari informasi yang bersangkutan dengan mata kuliahnya ke perpustakaan. Hal ini akan berjalan baik apabila ada koordinasi antara dosen dan pustakawan.
  2. Anggaran pengadaan bahan pustaka di perpustakaan yang relatif kecil
    Harus diakui bahwa anggaran pengadaan bahan pustaka untuk perpustakaan di Indonesia pada umumnya sangat kecil kalau kita bandingkan dengan anggaran perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi di negara maju. Penulis pernah magang kerja di Glasgow University Library (Inggeris) selama 1 bulan pada tahun 1992; pada waktu itu perpustakaan tersebut telah memiliki koleksi kurang lebih sebanyak 1,5 juta buku dan berlangganan jurnal sebanyak 1000 judul lebih. Bandingkan dengan perpustakaan di Indonesia, Perpustakaan UGM misalnya , pada tahun 1995 hanya memiliki 532.189 eksemplar dan 498 judul jurnal. Lebih menyolok lagi kalau kita bandingkan dengan perpustakaan UNS yang hanya memiliki 85.923 eksemplar dan 36 judul (langganan jurnal) pada tahun 1995. Gambaran ini menunjukan bahwa anggaran pengadaan bahan pustaka untuk perpustakaan perpguruan tinggi di Indonesia masih sangat minim terutama untuk langganan jurnal ilmiah.
    Pustakawan mestinya tidak kecil hati menghadapi kenyataan ini. Kita harus dapat mengatur anggaran yang relatif kecil ini dengan sebaik mungkin. Pengadaan bahan pustaka harus tetap berorientasi kepada pengguna dan ada skala prioritas mana kebutuhan pengguna yang mendesak dan mana kebutuhan yang dapat ditangguhkan. Dengan cara tersebut diharapkan pengguna perpustakaan tidak malas lagi dating ke perpustakaan.
  3. Belum adanya database (pangkalan data) tentang hasil penelitian.
    Pembentukan database (pangkalan data) sangat besar manfaatnya untuk melihat apakah suatu penelitian dengan topik tertentu, telah dilakukan oleh seseorang. Sehingga pembimbing penelitian tidak akan mengalami kesulitan untuk mengetahui apakah proposal yang diajukan oleh peneliti/mahasiswa sudah pernah dilakukan oleh orang lain. Hal dapat mengurangi kemungkinan adanya penjiplakan atau duplikasi penelitian.
    Database adalah kumpulan dari suatu catatan/dokumen. Database penelitian dapat berupa kumpulan abstrak atau indeks baik yang menggunakan system konvensional maupun komputer. Apabila penyimpanan data/dokumen sudah menggunakan komputer akan sangat membantu para pengelola (pustakawan) atau pencari informasi  (peneliti atau pembimbing) untuk mengakses informasi. Dengan kemajuan teknologi informasi sekarang ini, untuk membentuk database tidaklah sulit.
    Ada beberapa lembaga penelitian yang menerbitkan kumpulan abtrak hasil penelitian, namun keberadaannya belum memadai.
    Oleh karena itu, pembentukan database sangat diperlukan untuk mencegah munculnya penjiplakan karya ilmiah. Masing-masing perguruan tinggi seharusnya membentuk database local, selanjutnya dari database local tersebut dapat diakses secara nasional maupun intenasional dengan menggunakan internet.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa penjiplakan karya ilmiah diharapkan tidak terjadi lagi di perguruan tinggi. Untuk mencegah terjadinya penjiplakan karya ilmiah di lingkungan perguruan tinggi masing-masing, diperlukan kerjasama yang harmonis antara pustakawan dan dosen untuk meningkatkan minat baca. Disamping itu perlu adanya dukungan dari pimpinan universitas dan kreativitas pustakawan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi civitas akademikanya. Pembentukan database tentang hasil penelitian termasuk skripsi, tesis, desertasi adalah hal yang sangat diperlukan. Hal ini untuk meudahkan pengecekan hasil penelitian agar supaya tidak terjadi penjiplakan atau penelitian ganda.

FUNGSI KATALOG INDUK DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI STAKEHOLDERS

Oleh : Harmawan

PENDAHULUAN

 

Andaikata semua penerbit di Indonesia sudah menyerahkan hasil terbitannya ke Perpustakaan Nasional Republik Indonesia sesuai dengan Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, boleh jadi  Perpustakaan Nasional akan kebanjiran pengunjung, karena mempunyai koleksi yang terlengkap di Indonesia.

 

Andaikata Perpustakaan Nasional telah  membangun katalog induk secara online dan dikerjakan secara profesional, boleh jadi para pustakawan tidak perlu lagi repot dalam membuat katalog, menentukan tajuk subjek dan nomor klasifikasi. Mereka cukup menyalin/mengunduh apa yang sudah dibuat oleh pustakawan di Perpustakaan Nasional.

 

Andaikata semua karya  ilmiah dari masing-masing perguruan tinggi sudah dimasukkan dalam katalog induk dan sudah ada aturan yang jelas untuk mengaksesnya dari masing- masing perpustakaan, boleh jadi para pengguna perpustakaan tidak perlu lagi pergi kesana kemari untuk mencari informasi yang mereka perlukan. Silang layan (Inter Library Loan) akan semakin lancar, sehingga kebutuhan informasi pengguna perpustakaan akan mudah dipenuhi dan peran perpustakaan semakin nampak di mata “stakeholder”nya.

 

Sayangnya kenyataan tidak demikian. Upaya pembentukan katalog induk sudah lama diusahakan, namun dampaknya belum dapat dirasakan secara nyata oleh masyarakat. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, misalnya, telah mencoba membangun Katalog Induk ( lihat http://digilib.pnri.go.id ), namun hasilnya sampai saat ini masih belum memuaskan. Perpustakaan Universitas Brawijaya bersama dengan Perpustakaan UNAIR, ITS, UI dan ITB, telah berusaha membangun katalog induk dengan harvesternya, namun menurut saya masih harus disempurnakan. Upaya-upaya tersebut harus kita dukung dan hargai, karena banyak manfaat yang akan kita peroleh apabila katalog induk tersebut terwujud dengan baik.

 

PENGERTIAN KATALOG DAN KATALOG INDUK

 

Katalog berasal dari bahasa Latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu. Contoh katalog dalam pengertian umum adalah Sophie Martin Le Catalogue, katalog penerbit dsb.

 

Beberapa definisi katalog menurut ilmu perpustakaan dapat disebutkan sbb :

  1. Katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu.(Fathmi, 2004,p.6 )
  2. A catalogue is a list of, an index to, a collection of books and/or other materials. It enables the user to discover : what material is present in the collection, where this material may be found. (Hunter, 199, p. 1)
  3. Katalog perpustakaan merupakan suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu. (Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan, 2003, p. 130)

 

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.

 

Sedangkan pengertian katalog induk (union catalog) sangat berkaitan erat dengan kerjasama pengkatalogan (cooperative cataloguing). Cooperative cataloguing sesuai dengan istilahnya merupakan kerjasama antar perpustakaan dalam pengerjaan katalog dan hasilnya adalah katalog induk. Jadi secara ringkas dapat dikatakan bahwa katalog induk merupakan hasil kerjasama dalam pengerjaan katalog oleh beberapa perpustakaan atau penyatuan dari beberapa katalog perpustakaan. Berikut adalah contoh katalog induk yaitu Katalog Induk Thailand dan Katalog Induk Lousiana yang dapat di akses melalui internet dengan alamat :http://uc.thailis.or.th dan http://search.lousilibraries.org

FUNGSI KATALOG INDUK

 

Sebetulnya fungsi katalog induk tidak jauh berbeda dengan fungsi katalog.

Charles Ammi Cutter menyebutkan tiga fungsi katalog yaitu :

 

  1. Enable a person to find a book of which either :

the author

the title                        is known

the subject

  1. Show what the library has :

by given author

on a given subject

in a given kind of literature

  1. Asssist in the choice of a book :

as to its edition

as to its character (literacy or topic)

 

Terjemahan secara bebas adalah sbb :

 

  1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui dari pengarang, judul atau subyeknya.
  2. Menunjukkan apa yang dimiliki suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu, pada subyek tertentu, dalam jenis literatur tertentu.
  3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya (bentuk sastra atau berdasarkan topik)

 

Fungsi tersebut dikemukakan oleh Cutter lebih dari 100 tahun yang lalu, namun sampai saat ini masih sangat relevan tentunya dengan beberapa penyesuaian seperti istilah buku sebaiknya diganti dengan istilah koleksi. Sedangkan untuk katalog induk mempunyai fungsi tambahan antara lain mempermudah penyalinan katalog (copy cataloguing), mendukung pengawasan bibliografi (bibliographic control), dan menopang silang layan (inter library loan).

 

MEMPERMUDAH PENYALINAN KATALOG (COPY CATALOGUING)

 

Fungsi katalog induk dalam mempermudah penyalinan katalog (copy cataloguing) bukan ditujukan untuk kepentingan pengguna perpustakaan secara langsung, melainkan untuk kepentingan para pustakawan khususnya pengkatalog dan pengklasir. Dengan adanya katalog induk memungkinkan pengkatalog dan pengklasir menyalin, mengkopi, atau mengunduh data bibliografi dan nomor kasifikasi yang sudah ada dalam katalog induk tersebut. Dengan demikian sebuah buku atau bahan pustaka lainnya tidak perlu dibuat katalognya secara berulang-ulang oleh setiap perpustakaan apabila katalognya sudah tersedia di katalog induk, tentunya dengan beberapa penyesuaian apabila diperlukan. Copy cataloguing juga memungkinkan untuk meng”upload” katalog seandainya buku yang akan dibuat katalognya itu tidak ada dalam katalog induk. Dengan cara demikian akan sangat menghemat biaya, tenaga dan waktu dan akan mempercepat pemrosesan bahan pustaka serta pada gilirannya akan meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan.

 

MENDUKUNG PENGAWASAN BIBLIOGRAFI (BIBLIOGRAPHIC CONTROL)

 

Pengawasan bibliografi (Bibliographic control) adalah konsep dan mekanisme untuk mengetahui semua terbitan buku dalam suatu kawasan pada suatu kurun waktu tertentu, baik dalam suatu negara atau suatu regional atau tingkat internasional. Dengan prinsip ini, dapat diketahui jenis, jumlah dan judul buku apa saja yang sudah diterbitkan dalam suatu daerah tertentu pada masa tertentu ( Abdul Rahman Saleh dkk., 2005).

Fungsi katalog induk dalam mendukung pengawasan bibliografi sebetulnya merupakan fungsi yang harus dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional dalam melaksanakan pengawasan bibliografi biasanya dengan mekanisme pemberian ISBN (International Standard Book Number) dan menerapkan Undang-Undang tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam serta dengan cara mengumpulkan bahan rujukan berupa bibliografi atau indeks. Katalog induk dapat mendukung terlaksananya pengawasan bibliografi secara efektif.

 

Dalam konteks karya ilmiah perguruan tinggi, katalog induk dapat pula difungsikan sebagai alat bantu  pengawasan bagi dosen pembimbing atau peneliti. Dosen pembimbing skripsi, tesis atau desertasi dapat dengan mudah mengetahui apakah karya tulis yang dibuat mahasiswanya itu asli atau tidak. Begitu juga para peneliti akan sangat mudah mengetahui apakah penelitian yang akan dilakukan sudah pernah diteliti orang lain atau belum. Dengan demikian pengulangan penelitian akan dapat dihindari.

 

MENOPANG SILANG LAYAN (INTER LIBRARY LOAN)      

 

Di dunia ini tidak ada pengelola perpustakaan yang berani mengatakan bahwa perpustakaannya adalah perpustakaan yang lengkap. Berapa jumlah informasi yang terbit setiap hari ? Saya belum menemukan data tentang jumlah terbitan buku diseluruh dunia, namun yang pasti adalah sangat banyak. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Abdul Rahman Saleh dkk. disebutkan bahwa di Indonesia selama tahun 2002 jumlah buku yang diterbitkan adalah sebanyak 6.656 judul. Ini baru buku yang terbit di Indonesia belum termasuk yang terbit di negara-negara lain. Kalau ada pustakawan yang menyatakan bahwa perpustakaannya mempunyai koleksi yang lengkap, betapa besar dana yang dibutuhkan untuk pengembangan koleksinya. Hal ini nampaknya sulit untuk direalisasikan.

 

Disisi lain kebutuhan informasi stakeholders perpustakaan khususnya pengguna meningkat terus seiring dengan cepatnya perkembangan informasi dan teknologi. Untuk mengatasi persoalan tersebut perpustakaan sebaiknya menyelenggarakan kegiatan silang layan. Katalog induk mempunyai peran penting dalam kegiatan silang layan. Dengan mengakses melalui katalog induk, pengguna perpustakaan akan mudah mengetahui dimana informasi yang dicari itu berada dan bagaimana cara untuk mendapatkannya.

 

KATALOG INDUK KARYA ILMIAH PERGURUAN TINGGI DAN KEBUTUHAN INFORMASI STAKEHOLDERS.

 

Dalam Workshop for Result Developing Information Resources Sharing di Universitas Brawijaya Malang tgl. 3-4 Mei 2007 yang lalu, Sulistyo-Basuki telah menyampaikan suatu masalah tentang rancunya penggunaan istilah produk perguruan tinggi dengan local content. Keduanya adalah suatu hal yang berbeda. Orang sering mengatakan bahwa produk perguruan tinggi, seperti, tesis, disertasi, laporan penelitian, laporan rektor merupakan local content, padahal produk seperti tersebut dinamakan dengan literatur kelabu (grey literature). Sedangkan yang dimaksud dengan local content adalah terbitan mengenai suatu lembaga atau daerah.

 

Dalam kaitannya dengan katalog induk sebetulnya tidak ada perbendaan fungsi yang signifikan antara katalog induk karya ilmiah perguruan tinggi dengan local content atau dengan bahan pustaka lain. Dalam hal ini perbedaan yang nampak justru terletak pada pemenuhan kebutuhan informasi stakeholders khususnya pengguna perpustakaan. Seseorang yang menelusur informasi tentang sebuah buku melalui katalog online baik yang melalui internet atau local area network masih jarang yang menanyakan apakah buku tersebut sudah didigitalkan atau belum. Pada umumnya para pengguna perpustakaan sudah paham bahwa koleksi buku belum disimpan dalam bentuk digital, kecuali buku yang sudah dirancang untuk e-book. Lain halnya dengan koleksi skripsi, tesis, disertasi, dan laporan penelitian; koleksi tersebut sudah banyak yang disimpan dalam bentuk digital. Kalau seseorang telah mengetahui skripsi dengan judul tertentu ada di sebuah perguruan tinggi tertentu melalui katalog online, dia akan menanyakan bagaimana cara mendapatkan fulltextnya. Para pengguna perpustakaan pasti tidak puas apabila hanya disajikan data bibliografinya. Dengan tuntutan pengguna seperti itu, perpustakaan biasanya melengkapi data bibliografinya dengan abstrak dan fulltextnya. Khusus untuk fulltext, perputakaan lazimnya masih menyimpan secara tersembunyi. Data tersebut akan dapat dimunculkan apabila syarat-syarat tertentu sudah terpenuhi.

 

SULITNYA MEMBANGUN DAN MENGEMBANGKAN KATALOG INDUK

 

Ini bukan pernyataan yang pesimistis, melainkan suatu kenyataan yang mesti dihadapi apabila ingin membangun atau mengembangkan katalog induk. Pengalaman menunjukkan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia melalui UKKP (Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan) telah mencoba membangun katalog induk nasional pada tahun 1994, hasilnya tidak dapat kita rasakan sampai saat ini. Perpustakaan Nasional dengan koleksi digitalnya telah mampu mengembangkan katalog induk secara online, tetapi isinya masih sangat memprihatinkan. Berikut ini penulis akan sajikan perbandingan hasil mengakses Koleksi Digital Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dengan  Thailand Union Catalog (Lihat gambar). Ketika penulis mengakses katalog melalui Koleksi Digital Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dengan kata kunci : akuntansi, maka informasi yang didapat adalah “tidak ditemukan cantuman yang bersesuaian. Bandingkan ketika kita mengakses dengan kata yang sama dalam bahasa Inggeris melalui Thailand Union Catalog ! Hasilnya ditemukan 6773 records. Contoh lain adalah kita dapat mengakses katalog induk di Perpustakaan Universitas Airlangga dengan OAI Harvester nya. Namun perkembangannya juga masih lambat. Pada tgl. 23 Mei 2007 jumlah data yang sudah dimasukkan adalah 25 records untuk koleksi digital yang ada di UNAIR, 25015 records untuk koleksi buku dari UNAIR, 407 records dari UNIBRA, 1529 records dari ITS, 17924 records dari UI, dan 678 records koleksi jurnal dari UNAIR. Setelah beberapa hari kemudian yaitu tgl. 28 Mei 2007, penulis lihat data tersebut masih belum berubah yang berarti tidak ada perkembangan. Idealnya suatu katalog induk senantiasa di update setiap hari, sehingga pengguna perpustakaan akan menemukan hal-hal baru apabila mengaksesnya. Inilah sulitnya membangun dan mengembangkan katalog induk. Pepatah mengatakan bahwa membangun itu sulit, tetapi memelihara akan lebih sulit lagi. Dalam kasus di atas seharusnya ada sinergi antara perpustakaan perguruan tinggi dengan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dalam membangun katalog. Induk. Perpustakaan Nasinal RI sudah punya wadahnya, sementara perpustakaan perguruan tinggi memiliki isinya, kalau keduanya dapat bersinergi dengan baik Insya Allah pembangunan Katalog Induk Indonesia akan lebih baik. Selanjutnya fungsi katalog induk akan segera dapat dirasakan oleh masyarakat.

KESIMPULAN

 

Dari uraian diatas dapat diambil beberapa kesimpulan antara lain  :

  1. Katalog induk disamping mempunyai fungsi sebagaimana katalog perpustakaan, juga berfungsi mempermudah copy cataloguing, mendukung pengawasan bibliografi dan menopang pengembangan silang layan.
  2. Pengembangan katalog induk memang sulit, namun apabila katalog induk dapat diwujudkan akan banyak manfaat yang dapat diperoleh bagi stakeholders khususnya pengguna perpustakaan.
  3. Antara Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dengan perpustakaan perguruan tinggi seharusnya bersinergi dalam pembangunan dan pengembangan katalog induk.
  4. Penulis berharap dalam Workshop of Informastion Internet Working II yang diselenggarakan di Universitas Brawijaya Malang ini, dapat menghasilkan rekomendasi untuk mpercepat terwujudnya Katalog Induk Nasional yangdifasilitasi oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

  1. Aslam, Mahfut, 2007. Ragam silang layan antar perpustakaan berbasis web : pengalaman dan studi kasus di Australia. Makalah disampaikan pada Workshop for Result Developing Information Resource Sharing yang diselenggarakan oleh Universitas Brawijaya Malang, tgl. 3 – 4 Mei 2007.
  2. Bush, Carmel et al. 2000. Prospector : a multivendor, multitype, and multistate western union catalog, Information Technology and Libraries 23,4.
  3. Coyle, Karen, 2000. The virtual union catalog : a comparative study. D-LibMagazine,6, 3. (www.dlib.org/dlib/march00/coyle/03coyle.html )
  4. Fathmi dan Adriati, 2004. Katalogisasi : Bahan Ajar Diklat Calon Pustakawan Tingkat Ahli. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
  5. Hunter, Eric J and Bakewell, K.G.B. 1991. Cataloguing. London : Library Association Publishing.
  6. Saleh, Abdul Rahman dkk. 2005. Kondisi perbukuan Indonesia pasca krisis moneter 1998. Perkembangan Perpustakaan di Indonesia. Bogor : IPB Press.
  7. Septiyantono, Tri (editor), 2003. Dasar-dasar iimu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adap IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
  8. Sulistyo-Basuki, 2007. Peluang dan strategi rekomendasi penerapan silang layan antarperpustakaan berbasis Web di Indonesia. Makalah disampaikan pada Workshop for Result Developing Information Resource Sharing yang diselenggarakan oleh Universitas Brawijaya Malang, tgl. 3 – 4 Mei 2007.
  9. Toha, Yuyu Yulia dan Mustafa, B. 2005. Perpustakaan Nasional sebagai pusat data : layanan copy cataloging metadata bibliografi bagi perpustakaan di Indonesia. Perkembangan Perpustakaan di Indonesia. Bogor : IPB Press.

Peran Pustakawan Dalam Era Digitalisasi Informasi

Oleh : Harmawan

PENDAHULUAN

Arus perubahan tehnologi informasi secara cepat melanda semua organisasi termasuk perpustakaan. Sementara para pustakawan masih harus tetap menyelenggarakan dan menyediakan layanan informasi secara tradisional, disisi lain tuntutan untuk mengikuti kemajuan teknologi informasi harus juga terpenuhi. Pustakawan harus mengembangkan keahliannya dalam bidang teknologi informasi. Mereka juga mempunyai peran baru agar supaya dapat mendukung layanan informasi yang berbasis teknologi. Teknologi telah berpengaruh besar terhadap kegiatan pustakawan. Para pustakawan yang bertugas menyeleksi bahan pustaka mesti berhubungan dengan penyediaan informasi secara digital tanpa harus memilikinya. Para pustakawan yang bekerja di bagian pemrosesan harus memproses bahan pustaka yang dapat diakses melalui komputer oleh pengguna. Petugas referensi sekalipun masih melayani pengguna seperti biasa, mereka juga mempunyai tugas tambahan yaitu melayani pengguna perpustakaan secara online (diluar perpustakaan).

Misi perpustakaan pada umumnya masih tetap yaitu menyediakan layanan informasi yang terbaik bagi penggunanya, tetapi kemajuan teknologi telah menambah dimensi baru tentang tugas perpustakaan dan pustakawan belum siap menghadapinya. Sehingga pencapaian misi sulit untuk dilaksanakan. Kebanyakan perpustakaan belum siap menghadapi perubahan, anggaran masih terbatas bahkan prosentase dari keseluruhan anggaran dari lembaga induknya sangat kecil. Perputaran staf sangat lambat, penambahan tenaga baru juga sangat sulit.

Dalam konteks ini, para pimpinan perpustakaan mesti punya kiat baru bagaimana mengatasi persoalan itu. Pengembangan strategi harus dilakukan agar membantu perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan pengguna dan mendukung layanan informasi yang berbasis teknologi dimasa mendatang.

PERAN BARU PUSTAKAWAN

Karena layanan informasi berbasis teknologi telah banyak diimplementasikan oleh perpustakaan, maka pustakawan mempunyai peran baru. Perubahan itu sedang berlangsung, khususnya bagi perpustakaan yang telah mengimplementasikan perpustakaan digital. Kemajuan tehnologi telah mendorong para pustakawan harus meningkatkan kemampuannya dalam bidang teknologi agar mereka dapat memenuhi tuntutan pengguna dan peran pustakawan akan semakin komplek.

Kegiatan perpustakaan seperti seleksi, pengadaan buku dan jurnal yang secara tradisional masih harus tetap dilakukan oleh para pustakawan yang bekerja di bagian pengadaan, Namun tugas tersebut sekarang harus bertambah dengan menyeleksi koleksi digital yang tersedia atau sumber – sumber yang tersedia secara elektronik baik yang gratis maupun yang harus berlanganan. Apabila kita mengadakan koleksi secara elektronik, misalnya jurnal elektronik, maka para pustakawan bagian seleksi harus memilih jurnal mana yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Pustakawan bagian pemrosesan bahan pustaka juga harus mampu merubah peran mereka dari yang semula hanya memproses buku, sekarang mereka harus belajar tentang bagaimana cara memproses koleksi CD-ROM, koleksi Audivisual dsb.

Kebutuhan pengguna tentang katalog tidak cukup hanya disediakan melalui OPAC saja, mereka berharap lebih dari apa yang biasanya dikerjakan oleh pustakawan. Mereka berharap tidak hanya melihat bibliografi data saja, mereka ingin dapat melihat sebuah informasi berupa abtrak bahkan sampai ke “full-text” nya.

Para pustakawan yang bekerja di bagian pelayanan seperti pelayanan referensi, internet dsb. Juga menghadapi tuntutan dari pengguna untuk menyesuaikannya. Mereka masih tetap harus melakukan pekerjaan rutin seperti biasa, tetapi juga harus mampu memenuhi permintaan pengguna melalui internet. Para pengguna sering memerlukan pelayanan khusus, permintaan informasi melalui e-mail, telepon dsb. Semua ini memerlukan keahlian khusus untuk memenuhinya.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa perpustakaan sedang dihadapkan pada suatu kenyataan bahwa tuntutan pengguna akan informasi sudah luar biasa termasuk informasi secara elektronik. Namun perpustakaan masih banyak mengalami kendala seperti terbatasnya dana, lambatnya perubahan sistem birokrasi dsb. Untuk itu jalan terbaik untuk mengatasi persoalan itu adalah dengan cara : pertama memanfaatkan dan mengembangkan pustakawan yang ada secara optimal untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi; kedua penambahan staf baru dengan cara seleksi yang ketat dan kriteria punya izajah perpustakaan dan juga mempunyai pengetahuan teknologi informasi; ketiga mendorong para pimpinan perpustakaan untuk “melek” teknologi informasi dan juga mau menerapkannya di perpustakaan serta adanya perubahan manajemen.

OPTIMALISASI PERAN PUSTAKAWAN SENIOR

Pustakawan senior merupakan modal utama perpustakaan dalam mengawal perubahan. Kebanyakan perpustakaan mempunyai kesulitan dalam merekrut tenaga baru, oleh karena itu adalah suatu hal yang mendasar apabila pimpinan perpustakaan melibatkan para pustakawan senior dalam merencanakan kegiatan yang akan diselenggarakan perpustakaan termasuk kegiatan yang menyangkut pemanfaatan teknologi informasi. Mereka harus diberi motivasi agar mau mengikuti perkembangan tehnologi informasi. Seandainya ada satu dua pustakawan senior yang “gatek”, mereka harus tetap dilibatkan agar mereka dapat memberi contoh kepada pustakawan yunior. Kalau yang tua saja masih mau belajar, kenapa yang lebih muda tidak ? Seharusnya yang lebih muda akan lebih giat belajar dibandingkan dengan yang lebih tua.

MEREKRUT PUSTAKAWAN BARU

Sekalipun penambahan tenaga kerja baru sekarang sulit, namun demikian tidak menutup kemungkinan untuk melakukannya. Yang terpenting dalam “recruitment” adalah harus dilakukan sebaiknya mungkin. Kriteria pustakawan yang akan diterima harus jelas, hindarkan dari kolusi dan nepotisme serta seleksi harus dilakukan secara profesional dan transparan. Pustakawan yang diperlukan untuk menghadapi tantangan kedepan adalah disamping pustakawan yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan, dia juga harus mampu dan idealnya ahli dalam bidang teknologi informasi.

PERUBAHAN MANAJEMEN

Struktur organisasi yang semula efektif untuk pencapaian tujuan, barangkali sekarang perlu adanya evaluasi. Apakah struktur yang ada masih efektif dan sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi ? Perubahan harus dilakukan agar tujuan perpustakaan dapat dicapai dengan efektif dan juga sesuai dengan kemajuan.

Gaya kepemimpinan adalah unsur lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan perpustakaan dalam menghadapi tantangan dimasa mendatang. Gaya kepemimpinan tradisional akan menghadapi banyak kendala apabila diterapkan dimasa sekarang, dimana perubahan terjadi begitu cepat, tuntutan pengguna perpustakaan begitu tinggi diluar kemampuan para pustakawan. Oleh karena itu gaya kepemimpinan tradisional harus kita tinggalkan diganti dengan gaya kepemimpinan yang lebih fleksibel dalam mengahadapi perubahan. Tugas utama pemimpim adalah dapat memotivasi staf agar bekerja lebih cerdas dan giat untuk memenuhi tuntutan kebutuhan pengguna perpustakaan.

Para pemimpin harus mampu mengidentifikasi kebutuhan pengguna sekaligus harus mampu juga menempatkan staf sesuai dengan kemampuannya.

PENUTUP

Kemajuan teknologi informasi telah mempengaruhi peran pustakawan dalam menjalankan tugasnya. Ada pustakawan yang senang dengan adanya perubahan tersebut dan ada pustakawan yang enggan memasuki perubahan tersebut. Namun yang jelas, pustakawan senang atau tidak yang diuntungkan dengan kemajuan teknologi informasi adalah pengguna perpustakaan. Bagi pustakawan yang enggan mengikuti perkembangan teknologi informasi, mereka juga akan ketinggalan zaman dan mereka secara otomatis akan tersingkir. Bagi pustakawan yang tetap mengikuti kemajuan, mereka itulah yang menjadi harapan dan masa depan perpustakaan. Mereka akan dapat mengelola perpustakaan sesuai dengan tuntutan pengguna. Pimpinan perpustakaan harus tetap memberi motivasi kepada mereka baik yang senang maupun yang enggan. Karena merekalah modal utama perpustakaan dalam menghadapi era digitalisasi informasi.

DAFTAR PUSTAKA

1.Brudvig, Glenn L. 1992. Managing the Sea Change in Science and
Technology  Libaries. Science & Technology Libraries 12 (Summer 1992 ) :
35-50

2.Youngman, Daryl C. 1999. Library Staffing Considerations in the Age of
Technology : Basic Elements for Managing Change. Science and
Technology Librarianship (Fall 1999) http://www.istl.org/99-
fall/article5.html

MENJAWAB TANTANGAN LAYANAN UPT PERPUSTAKAAN UNS SOLO DI MASA DEPAN

Oleh : Harmawan

A. Latar Belakang

Ketika seorang mahasiswa ingin mencari sebuah buku yang disarankan oleh dosennya, maka dia pergi ke perpustakaan untuk mencari buku tersebut melalui katalog online yang terpasang. Kebetulan buku yang dicari tidak ditemukan, kemudian si mahasiswa bertanya kepada pustakawan, apakah buku dengan judul ini ada di perpustakaan? Dengan sigapnya pustakawan tersebut membuka katalog online yang tersedia. Secara cepat dapat diketahui bahwa buku yang dicari mahasiswa memang tidak dimiliki oleh perpustakaan. Kemudian dengan bahasa sopan dan meyakinkan, si pustakawan menjawab bahwa buku tersebut memang belum ada di perpustakaan, tetapi tunggu seminggu lagi buku tersebut akan tersedia di rak. Setelah seminggu si mahasiswa tadi datang lagi ke perpustakaan dan ternyata dia sudah dapat menemukan buku yang dicari di rak..Gambaran layanan perpustakaan seperti di atas tentunya belum bisa dijalankan di UPT Perpustakaan UNS Solo sekarang, tetapi gambaran semacam itulah yang kami angankan dalam layanan UPT Perpustakaan dimasa mendatang.

Ada empat variable yang perlu diberi penekanan dalam pengembangan Perpustakaan UNS agar layanan semacam itu dapat dijalankan yaitu adanya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, adanya sumber daya manusia / pustakawan yang professional, tersedianya sarana dan peralatan yang memadai, serta metode yang tepat dalam mencapai visi, misi, dan tujuan.Keempat variable diatas saling kait mengkait satu dengan yang lain. Apabila satu dipenuhi tetapi yang lain tidak, maka akan terjadi ketimpangan dan hasilnya adalah tidak optimalnya layanan perpustakaan. Oleh karena itu, agar layanan perpustakaan dapat berjalan baik, maka keempat variable tersebut harus dipenuhi secara baik pula.Untuk memperdayagunakan variable tersebut secara optimal diperlukan suatu variable tambahan yaitu dana. Pengembangan perpustakaan akan terhambat tanpa ada dukungan dana yang memadai.

B. Keadaan sekarang dan kendalanya

Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi UPT Perpustakaan saat ini, mengandalkan dana dari DIP yang rata-rata per tahun adalah Rp. 200 juta. Nilai tersebut sebetulnya relatif besar, namun apabila dibandingkan dengan jumlah pengguna potensial yang seharusnya dilayani, maka nilai tersebut masih sangat kecil. Kalau kita menggunakan standar yang digunakan di University of South Australia, misalnya, setiap mahasiswa yang terdaftar harus disediakan buku sebanyak 28, maka keadaan perpustakaan kita masih sangat memprihatinkan. Ratio antara jumlah mahasiswa UNS dengan jumlah buku di UPT Perpustakaan adalah 1 : 4. Dengan kata lain bahwa koleksi UPT Perpustakaan masih sangat kurang.

Dengan melihat keadaan ini, maka kendala pertama yang dihadapi dalam engembangan koleksi adalah masih relatif kecilnya dana. Sedangkan kendala kedua adalah rumitnya prosedur pengadaan buku, sehingga banyak pengguna perpustakaan kecewa, karena buku yang diusulkan tidak dapat segera direalisasikan. Jangka waktu yang dibutuhkan dari usulan sampai buku tersedia di rak bisa sampai 1 tahun, sehingga pengguna yang mengusulkan buku barangkali sudah tidak memerlukan buku tersebut. Sementara para pustakawan juga tidak bisa berbuat banyak karena memang prosedurnya demikian

Pengembangan Sumber Daya Manusia

Upaya pengembangan sumber daya manusia di UPT Perpustakaan telah dilakukan secara terus menerus, seperti mengirimkan staf untuk mengikuti pelatihan, seminar, workshop dsb., namun karena perkembangan teknologi informasi sangat cepat, maka para staf dan pustakawan masih “kepontalan” dalam mengikutinya. Tidak ada satupun staf yang mempunyai latar belakang teknologi informasi, Inilah kendala pertama yang dihadapi oleh UPT Perpustakaan. Kendala kedua yang menyangkut sumber daya manusia adalah habisnya energi bagi para pustakawan yang potensial untuk dikembangkan, karena mereka harus menjalankan pekerjaan rutin seperti pelayanan peminjaman, pengembalian buku dan shelving buku yang seharusnya cukup dilakukan oleh tenaga “klerikal” saja. Hal ini tidak dapat dihindari karena jumlah tenaga UPT Perpustakaan saat ini hanya sebanyak 31 orang.

Seperti kita ketahui bersama bahwa kemajuan teknologi informasi begitu cepat, dan ini sangat berpengaruh terhadap layanan perpustakaan. Perpustakaan yang tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi sudah pasti dikatakan sebagai perpustakaan yang tertinggal. Padahal untuk mengikuti perkembangan tersebut diperlukan biaya yang mahal. Saat ini komputer yang dimiliki Perpustakaan kebanyakan pembelian tahun 1998, sehingga sudah sangat ketinggalan dibandingkan dengan kebutuhannya. Begitu juga sistem otomasi yang digunakan (Dynix) sangat sulit untuk dikembangkan dan menjawab tantangan kebutuhan saat ini seperti adanya online antar perpustakaan di lingkungan UNS. Kalaupun kita tetap mempertahankan Dynix biayanya sangat mahal. Saat ini UPT Perpustakaan telah bekerjama dengan UPT Komputer untuk membangun sistem otomasi sendiri.

Metode yang diadopsi oleh UPT Perpustakaan UNS untuk mencapai visi, misi, dan tujuan adalah metode konvensional tanpa banyak inovasi. Misalnya tentang pengadaan buku, UPT Perpustakaan hanya mengandalkan dari dana DIP saja, begitu juga tentang ketenagakerjaan, UPT Perpustakaan belum berani merekrut tenaga part time dari mahasiswa, seperti yang dilakukan oleh Universitas Petra Surabaya dan Universitas Soegiyapranoto Semarang, karena memang tidak ada aturan kepegawaian yang mengatur tentang tenaga part time, sehingga tidak disediakan dana untuk hal tersebut.

C. Pengembangan Program

Setelah mencermati kondisi sekarang dan kendala yang dihadapi UPT Perpustakaan, maka dapat disusun beberapa usulan program sebagai berikut :

  1. Pengembangan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna
    Orientasi kepada kebutuhan pengguna menjadi dasar pertama dan utama dalam pengembangan koleksi.Agar kebutuhan pengguna tentang informasi dapat terpenuhi, maka salah satu cara yang terbaik adalah mengkoordinasikan dengan dosen pengampu mata kuliah. Setiap bahasan dalam kuliah pasti ada sumber-sumber literature yang disarankan oleh dosen. Dari Literatur yang disarankan oleh dosen inilah yang seharusnya disediakan oleh Perpustakaan. Disamping itu para pustakawan juga dapat memberikan informasi kepada dosen tentang buku-buku baru atau artikel yang sesuai dengan bidang studi diampu oleh masing-masing dosen dan selanjutnya apabila ada buku yang dianggap cocok oleh dosen, maka buku tersebut harus diadakan oleh Perpustakaan.
    Penentuan penambahan koleksi juga didasarkan pada usulan langsung dari pengguna. Setiap civitas akademika UNS berhak untuk mengusulkan buku atau koleksi lain untuk diadakan oleh Perpustakaan dan Perpustakaan mempunyai kewajiban untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Target kami adalah setiap usulan buku terbitan dalam negeri dapat dipenuhi dalam jangka waktu 1 minggu, sementara untuk terbitan luar negeri dalam jangka waktu 1 bulan, karena kami memprioritaskan pada kepuasan pengguna. Untuk menjalankan program tersebut tentu dibutuhkan dana yang yang cukup besar. Apabila tersedia dana sebanyak Rp. 400 juta per tahun, kami yakin dapat menjalankan program tersebut dengan baik syaratnya prosedur pencairan dananya mudah, namun tetap “akuntabel”.
  2. Pengembangan Sumber Daya Manusia
    Untuk menjalankan program pertama pasti diperlukan tenaga yang professional. Agar para pustakawan yang potensial dapat dikembangkan dengan baik dan tidak hanya melakukan pekerjaan yang sifatnya rutin, maka kami akan merekruit tenaga part time dari mahasiswa untuk mengerjakan pekerjaan seperti peminjaman, pengembalian, dan shelving buku. Tenaga part time akan bekerja 2-3 jam per hari. Kami juga mengusulkan tenaga PBL yang mempunyai latar belakang komputer/tehnologi informasi. Hal ini untuk mengantisipasi kemajuan teknologi informasi.
    Tenaga pustakawan yang potensial akan dibebani tugas sebagai “subject specialist”. Tugasnya adalah memberikan informasi kepada dosen tentang buku atau koleksi baru sesuai dengan subyeknya dan juga menyeleksi buku – buku yang akan dibeli.
  3. Pengembangan Sistem Layanan Perpustakaan
    Koleksi yang baik, tenaga yang profesional tidaklah cukup tanpa pengembangan sistem layanan perpustakaan yang baik pula. Konsep “one stop service” selayaknya sudah diterapkan di UPT Perpustakaan UNS Solo. Dimana UPT Perpustakaan menyediakan berbagai jenis layanan informasi dan fasilitas pendukungnya yang dibutuhkan oleh pengguna seperti penyediaan komputer untuk mengetik dan kantin. Gambarannya adalah ketika mahasiswa ingin mencari informasi sudah tersedia buku, koleksi lain, dan akses internet di Perpustakaan, kemudian setelah mendapatkan informasi dan ingin membuat suatu tulisan baik untuk tugas kuliah atau yang lain sudah disediakan komputer untuk mengetik dan ketika mereka lapar, merekapun dapat dengan mudah memenuhi kebutuhannya di kantin. Dengan demikian suasana akademik akan tercipta. Tentunya perpustakaan harus menambah jam buka tanpa jeda di siang hari yaitu pukul 8.00 – 19.30.
    Begitu juga sistem otomasi perpustakaan harus dirubah, agar supaya online antar perpustakaan di lingkungan UNS dapat diwujudkan yang pada akhirnya akan mengefektifkan pemanfaatan sumber informasi yang ada. Networking antar perpustakaan di lingkungan UNS dapat digunakan sebagai basis networking antar perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia bahkan Internasional.

D. Penutup

Tantangan layanan Perpustakaan di masa mendatang adalah semakin kompleks, oleh karena itu diperlukan strategi yang tepat untuk menjawab tantangan tersebut. Dengan mencermati kondisi yang ada, maka program pengembangan UPT Perpustakaan UNS memprioritaskan pada tiga program pengembangan yaitu pengembangan koleksi, pengembangan sumber daya manusia, dan pengembangan sistem layanan perpustakaan termasuk Online antar perpustakaan di lingkungan UNS. Untuk mewujudkan program tersebut harus mendapat dukungan dana yang memadai dan universitaslah yang mempunyai kewajiban untuk memenuhinya.

Makalah ini saya tulis pada akhir tahun 2006 sebagai dasar dalam menyusun program pengembangan UPT Perpustakaan UNS Solo tahun 2007/2008. Sampai saat ini hampir semua program tersebut sudah terwujud. Namun masih ada beberapa program yang belum dapat dilaksanakan seperti pemesanan buku dalam jangka 1 minggu belum dapat kami wujudkan, karena prosedur yang harus kami laksanakan tidak bisa dengan cara tersebut. Disamping itu tentang online antar perpustakaan di lingkungan UNS Solo baru ada 4 perpustakaan yaitu UPT Perpustakaan, Perpustakaan F. Pertanian, Perpustakaan FISIP, dan Perpustakaan FSSR. Sedangkan Perpustakaan FKIP masih dalam proses.

Peran Pustakawan dalam Pengelolaan Perpustakaan

oleh: Tri Hardiningtyas

PENGANTAR

Pandangan umum tentang seorang pustakawan yakni sebagai manusia aneh dengan kacamata minus tanpa keramahtamahan. Hal ini dikarenakan asumsi yang beranggapan bahwa seorang pustakawan berkutat dengan kumpulan buku-buku usang dengan ruangan remang-remang gelap dan tidak sedap dipandang. Akan tetapi, ada juga yang berpendapat sebaliknya, bahwa pustakawan laksana kamus berjalan yaitu tempat bertanya segala informasi. Sebagaimana pendapat yang mengatakan bahwa perpustakaan yang merupakan tempat kegiatan seorang pustakawan disebut sebagai gudang ilmu, pusat informasi dunia, atau sarana kita mencari informasi sebagai jendela dunia.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, maka peran pustakawan pada sebuah perpustakaan sebagai media penyampai informasi dapat dengan menggunakan berbagai program kemasan informasi dengan aneka penyajian. Dalam dunia belajar mengajar atau pendidikan dan pengajaran, peran perpustakaan masih menjadi kebutuhan pokok bagi para pendidik dan peneliti. Hal ini dikarenakan tidak semua informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah. Berkaitan dengan sarana pembelajaran sebagai mitra dalam memperoleh informasi dari berbagai bidang ilmu pengetahuan, maka pustakawan sebagai mediator informasi sangat berperan. Oleh karena itu, kalangan pendidik atau siapapun yang ingin berperan sebagai penyampai ilmu pengetahuan (informasi) wajib mengetahui peran seorang pustakawan.

Perpustakaan sebaiknya dikelola sesuai tujuan penyelenggaraan sebuah pusat informasi. Komunikasi informasi kepada pemakai saat ini melalui aneka media yang ada. Pada peran inilah (media informasi) pustakawan dibutuhkan agar informasi sampai kepada pemakai. Aneka kemasan informasi diolah oleh pustakawan sehingga siap untuk dimanfaatkan. Tidak dapat dipungkiri sehingga peran seorang pustakawan menjadi tolok ukur apakah informasi yang disampaikan bermanfaat atau tidak, sesuaikah dengan kebutuhan para pengguna atau pengunjung perpustakaan. Perpustakaan tanpa adanya pengguna, hanya menjadi gudang koleksi yang akhirnya menjadi sarang debu, seperti rumah tak bertuan. Karenanya, penting kiranya mengenal peran seorang pustakawan dalam mengelola sebuah perpustakaan, apa yang harus dilakukan terhadap koleksi perpustakaan agar informasi yang terdapat dalam sebuah koleksi bermanfaat bagi pengguna/pengunjung perpustakaan.

PROFESI PUSTAKAWAN

Pengertian pustakawan dalam hal ini adalah seorang yang menyelenggarakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu yang dimiliki melalui pendidikan (Kode Etik Pustakawan, 1998:1). Menurut definisi tersebut maka seseorang yang ingin menjadi pustakawan atau penyelenggara sebuah perpustakaan merupakan orang yang mempunyai pendidikan tertentu. Artinya tanpa bekal ilmu mengelola informasi janganlah bertekad mendirikan sebuah perpustakaan. Kecuali pengelola yang bersangkutan telah belajar mandiri (otodidak) mengenai penyelenggaraan suatu perpustakaan (pusat informasi). Sampai atau tidaknya sebuah informasi kepada pemakai akan tergantung kepada peran pustakawan.

Pustakawan yang bagaimana yang diharapkan oleh pemakai perpustakaan, sehingga pemakai perpustakaan mendapat informasi yang berguna sesuai yang diinginkan. Beberapa ketrampilan yang harus dimiliki seseorang yang berprofesi sebagai pustakawan sebagai berikut :

  1. Pustakawan hendaknya cepat berubah menyesuaikan keadaan yang menantang.
  2. Pustakawan adalah mitra intelektual yang memberikan jasanya kepada pemakai. Jadi seorang pustakawan harus ahli dalam berkomunikasi baik lisan maupun tulisan dengan pemakai.
  3. Seorang pustakawan harus selalu berpikir positif.
  4. Pustakawan tidak hanya ahli dalam mengkatalog, mengindeks, mengklasifikasi koleksi, akan tetapi harus mempunyai nilai tambah, karena informasi terus berkembang.
  5. Pustakawan sudah waktunya untuk berpikir kewirausahaan. Bagaimana mengemas informasi agar laku dijual tapi layak pakai.
  6. Ledakan informasi yang pesat membuat pustakawan tidak lagi bekerja hanya antar sesama pustakawan, akan tetapi dituntut untuk bekrjasama dengan bidang profesi lain dengan tim kerja yang solid dalam mengelola informasi (Profesionalisme Pustakawan di Era Global, 2001).

Sementara itu, yang dimaksudkan dengan pengelolaan perpustakaan adalah kegiatan mengurus sesuatu, dapat diartikan sebagai mengurus atau menyelenggarakan perpustakaan (Kamus Besar Bahasa Indonesiai, 1976:469). Dengan demikian peran pustakawan tidaklah ringan seperti pendapat pada umumnya yang mengatakan bahwa seorang pustakawan merupakan pegawai tak bermutu yang kerjanya menunggui tumpukan buku-buku. Pustakawan sudah saatnya mengekspresikan diri sebagai media informasi yang berkualitas. Pustakawan harus mampu membuang stempel kutu buku yang sudah melekat begitu lama. Bukan hal yang mudah mengembalikan peran pustakawan sebagaimana mestinya sebagai media informasi (penyelenggara komunikasi informasi). Sehubungan dengan hal tersebut, maka pustakawan dituntut untuk memberikan pelayanan yang memuaskan pemakai. Bagaimana kualitas pelayanan yang dapat memuaskan pemakai informasi? Salah satunya adalah peran aktif pustakawan yang kreatif dalam mengelola informasi. Pustakawan dituntut untuk aktif dan giat bekerja dalam menyampaikan informasi dalam aneka produk kemasan-kemasan yang menarik dan sampai kepada pemakai.

PERAN PUSTAKAWAN DALAM PELAYANAN PEMAKAI

Pelayanan pemakai yang diberikan oleh suatu perpustakaan pada umumnya meliputi pelayanan administrasi, pengadaan koleksi, dan pendayagunaan koleksi.

  1. Pelayanan administrasi meliputi: struktur organisasi, pendaftaran anggota perpustakaan, peraturan tata tertib penyelenggaraan perpustakaan, agenda surat menyurat. Keberadaan pengguna harus didata untuk pengaturan pemanfaatan koleksi. Pengelolaan data pengguna diolah dalam sistem yang telah ditentukan sehingga pengguna perpustakaan siap untuk mendayagunakan koleksi yang ada.
  2. Pelayanan pengadaan koleksi perpustakaan melaksanakan tugas-tugas pengadaan sarana dan prasarana penyelenggaraan suatu perpustakaan, sehingga tujuan pengelolaan perpustakaan dapat berjalan dan berkelanjutan. Pelayanan pengadaan melaksanakan tugas-tugas mengadakan koleksi perpustakaan dan juga peralatan sistem yang digunakan dalam menunjang kelancaran jalannya perpustakaan. Baik berupa perangkat lunak maupun perangkat keras.
  3. Pelayanan pendayagunaan koleksi perpustakaan merupakan jenis pelayanan perpustakaan yang mengolah informasi sedemikian rupa sehingga menjadi informasi yang siap pakai. Koleksi harus diberi ciri atau kode agar dikenali sebagai hak milik suatu perpustakaan atau pusat informasi tertentu. Kode bisa berupa cap atau tanda gambar tertentu yang menunjukkan hak kepemilikan. Selain itu, koleksi perlu diatur penempatannya pada rak-rak atau tempat yang disediakan agar tertata dan tersusun sesuai dengan pembagian kelompok bidang ilmu pengetahuan yang sedang berkembang. Pendayagunaan koleksi diharapkan informasi dari koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan dapat digunakan sesuai kebutuhan pemakai peprustakaan. Hal ini sehubungan dengan pelayanan yang diberikan kepada pemakai perpustakaan agar informasi yang dibutuhkan siap pakai. Dalam hal pelayanan pendayagunaan koleksi, peran pemakai perpustakaan merupakan aset penting dalam penyelengaraan perpustakaan. Berkembang tidaknya suatu perpustakaan tergantung dari jenislayanan yang diminta pengguna. Tanpa pengguna, informasi yang disajikan suatu perpustakaan menjadi informasi yang basi dan tak berguna.

Berdasarkan uraian jenis pelayanan pemakai yang diberikan suatu perpustakaan, maka kualitas pelayanan menjadi ukuran manfaat tidaknya suatu perpustakaan bagi pemakainya. Definisi mengenai kualitas suatu pelayanan memang tidak dapat diterima secara universal. Menurut Kotler dalam Tjiptono (2001:6), pelayanan (jasa) didefinisikan sebagai setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, layanan perpustakaan tidak berorientasi kepada hasil fisik, meskipun demikian pustakawan tetap diminta untuk kreatif dalam menyajikan kemasan informasi yang diberikan kepada pemakai.

Menurut definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pelayanan (jasa) adalah setiap tindakan atau aktivitas yang pada dasarnya tidak berujud fisik yang ditawarkan dari suatu pihak kepada pihak yag lain sehingga mendatangkan kepuasan atau kemanfaatan. Pengertian pelayanan yang dimaksud adalah pelayanan kepada masyarakat umum atau pelayanan pemakai perpustakaan. Pelayanan mempunyai sifat universal, artinya berlaku terhadap siapa saja yang menginginkannya. Oleh karenanya, pelayanan yang memuaskan pemakai memegang peranan penting agar perpustakaan dapat eksis.

Lebih lanjut Moenir (1995:410) mengungkapkan perwujudan pelayanan yang didambakan adalah :

  1. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan pelayanan yang cepat dalam arti tanpa hambatan yang kadang dibuat-buat
  2. Memperoleh pelayanan secara wajar tanpa gerutu atau sindiran yang mengarah kepada permintaan sesuatu, baik dengan alasan untuk dinas maupun kesejahteraan.
  3. Mendapatkan perlakuan yang sama dalam pelayanan terhadap kepentingan yang sama, tertib dan tidak pandang bulu.
  4. Pelayanan yang jujur dan terus terang.

Menurut berbagai definisi tersebut di atas, terdapat beberapa kesamaan, yaitu :

  1. Kualitas meliputi usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan
  2. Kualitas mencakup produk, jasa manusia, proses, lingkungan
  3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang dianggap merupakan kualitas saat ini mungkin kurang berkualitas di masa mendatang) (Tjiptono,1998:40).

Pelayanan perpustakaan sudah selayaknya berorientasi pada pemakai, sehingga kepuasan pemakai selalu diutamakan dalam rangka meningkatkan hubungan antara pelanggan dan pengelola. Setiap pelayanan terdapat berbagai faktor yang mempengaruhi. Faktor-faktor tersebut bisa berasal dari dalam maupun dari luar sistem penyelenggaraan.

Faktor yang mempengaruhi tesebut di antaranya:

1) Faktor kesadaran para pejabat serta petugas yang berkecimpung dalam pelayanan

2) Aturan kerja yang melandasi kerja pelayanan

3) Pendapatan yang dapat memenuhi kebutuhan hidup minimal

4) Faktor ketrampilan petugas

5) Faktor sarana dalam pelaksanaan tugas pelayanan

6) Faktor organisasi yang merupakan alat serta sistem yang memungkinkan berjalannya mekanisme kegiatan pelayanan (Moenir, 1995:88).

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa mendengarkan “suara pelanggan” merupakan suatu hal yang perlu dilakukan perpustakaan, baik perpustakaan besar maupun kecil. Jadi meningkatkan kualitas layanan suatu perpustakaan harus dimulai dari diri sendiri sebagai pelayan/penyampai informasi terlebih dahulu; yaitu meningkatakan ketrampilan dan kualitas pribadi sebagai pelayan yang dapat memberikan kepuasan pemakai. Kewajiban pustakawan terhadap diri sendiri sebagaimana tercantum dalam kode etik pustakawan. Diantaranya, setiap pustakawan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan ilmu, memelihara akhlak dan kesehatan untuk dapat hidup dengan tenteram, dan bekerja dengan baik; serta selalu meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam pergaulan dan bermasyarakat (Kode Etik Pustakawan, 1998:3).

PENUTUP

Profesi sebagai seorang pustakawan harus aktif kreatif melakukan pengembangan diri dalam rangka penyelenggaraan perpustakaan yang berorientasi pada kepuasan pemakai informasi. Peran dan tanggungjawab seorang pustakawan menjadi tolok ukur kepuasan pemakai. Peran pustakawan dituntut untuk mendengarkan dan menerima ‘suara-suara’ pelanggan dengan lapang dada demi kemajuan dan peningkatan pelayanan. Pesatnya peredaran informasi membuat profesi pustakawan harus mau bekerjasama dalam tim kerja dengan profesi bidang lain.

DAFTAR PUSTAKA

A.S. Moenir, 1995. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara.

Ahmad. Profesionalisme Pustakawan di Era Global. Makalah dalam Rapat Kerja IPI XI, Jakarta: 5-7 November, 2001.

Fandy Tjiptono. 1998. Prinsip-prinsip Total Service. Yogyakarta: Andi Offset

Fandy Tjiptono. 2001. Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Andi OffsetFandy

Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1976.

Kode Etik pustakawan dalam Kiprah Pustakawan. Jakarta: IPI, 1998.

Rosady Ruslan. 2001. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi (Konsep dan Aplikasi). Jakarta : Raja Grafindo Persada.

Manajemen Pemasaran dan Implementasinya di Perpustakaan

Oleh : Drs. Harmawan, M.Lib

A. Pendahuluan

Ruang lingkup kegiatan perpustakaan meliputi pengembangan bahan pustaka,pengolahan bahan pustaka, penyimpanan dan pendistribusian informasi. Semua kegiatan tersebut tentunya harus kita kelola dengan baik. Untuk mengelola kegiatan tersebut dengan baik kita membutuhkan suatu ilmu yang dinamakan dengan ilmu manajemen.

Manajemen perpustakaan dapat ditinjau dari beberapa aspek  diantaranya adalah manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, manajemen koleksi dan manajemen pemasaran. Karena luasnya aspek manajemen di perpustakaan, maka dalam makalah ini penulis hanya akan menekankan pembahasan dalam satu aspek yaitu manajemen pemasarannya.

Di negara maju, implementasi prinsip pemasaran untuk organisasi nirlaba telah berkembang sejak tahun 1970-an. Efektivitas konsep tersebut baik untuk organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba telah mendorong para pustakawan untuk mengadopsinya. Para pustakawan di Indonesia sejak tahun 1990-an telah banyak mencoba untuk mengimplementasikan konsep tersebut walupun masih banyak kendala yang dihadapi.

B. Definisi pemasaran

Murphy  medefinisikan pemasaran sebagai berikut :
“A marketing concept as an integral part of strategic planning that starts with identification of customer need and ends with the successful sale and distribution of the product or service.”

Pemasaran adalah sebuah konsep yang merupakan bagian integral dari suatu perencanaan strategis yang dimulai dengan mengidentifikasikan kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan suksesnya penjulan dan pendistribusian dari suatu produk atau jasa.

Secara kontekstual definisi tersebut di atas dapat dinyatakan bahwa apapun layanan jasa yang ditawarkan oleh perpustakaan harus diawali dan berorientasi kepada kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan keberhasilan layanan yang ditawarkannya. Konsep tersebut sebetulnya sudah banyak dipahami oleh para pustakawan di Indonesia. Namun dalam prakteknya masih banyak kendala yang dihadapi, misalnya tentang proses pengadaan bahan pustaka yang memakan waktu yang lama dan minimnya dana untuk perpustakaan.

Untuk memperjelas tinjauan konsep pemasaran untuk perpustakaan perlu kita ulas apa yang dinamakan dengan “marketing mix”

C. Marketing Mix

Ada empat variable yang perlu didiskusikan dalam membahas marketing mix yaitu : product, price, place, dan promotion.

1.Product

Product/produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan kepada  konsumen untuk memperoleh kepuasan. Dalam konteks perpustakaan, produk ini dapat berupa layanan jasa perpustakaan antara lain :

•    Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian koleksi)
•    Layanan majalah
•    Layanan referensi
•    Layanan administrasi
•    Layanan internet
•    Layanan CD-ROM
•    Layanan fotokopi
•    Layanan skripsi, tesis, dan disertasi

Usaha-usaha pemasaran yang sukses tergantung pada kualitas dan keunggulan dari produk/jasa yang ditawarkan. Oleh karena itu jasa layanan yang ditawarkan oleh perputakaan harus berorientasi kepada kebutuhan pengguna
seperti yang sudah diuraikan di atas.

Dalam menentuan kebutuhan pengguna ini, perpustakaan sering mendapatkan kesulitan/keluhan dari pengguna. Keluhan yang sering diutarakan adalah pengguna merasa sudah pesan buku, namun buku yang diharapkan tidak dapat segera ada di perpustakaan. Sementara pimpinan dan staf perpustakaan juga sudah mengusulkan buku yang dipesan oleh pengguna ke proyek pengadaan buku, namun kendala yang dihadapi adalah lamanya proses pengadaan buku. Selama ini pengadaan buku di Perpustakaan Negeri   mengandalkan dana dari proyek.
Padahal dengan cara tersebut,proses pengadaan buku dari perencanaan sampai buku tersedia di rak membutuhkan waktu cukup lama yaitu  lebih dari satu tahun.

Dari contoh kasus di atas ( hal kami alami di perpustakaan perguruan tinggi negeri) , menandakan bahwa perpustakaan belum mampu secara optimal untuk memuaskan kebutuhan pengguna. Oleh karena itu pada kesempatan diskusi ini, penulis berharap ada jalan keluar untuk memecahkan masalah tersebut.

2. Price

Free or fee ? to charge or not to charge ? adalah pertanyaan yang sering diperdebatkan dalam perpustakaan. Idealnya perpustakaan adalah bebas tanpa bayar untuk segala layanannya. Namun demikian banyak perpustakaan yang  telah melakukan layanan yang tidak gratis seperti misalnya, layanan internet, layanan CD-ROM, layanan fotokopi. Semua layanan tersebut pada perpustakaan tertentu telah mampu membantu untuk menutup sebagian dana operasional perpustakaan, walaupun tentunya tidak akan menutup biaya secara keseluruhan.

Keterbatasan dana adalah persoalan yang dihadapi hampir semua perpustakaan di Indonesia termasuk di perpustakaan-perpustakaan umum. Lebih-lebih dalam masa krisis sekarang ini, dana pengadaan bahan pustaka pasti semakin berkurang kecuali pada perpustakaan-perpustakaan yang dapat bantuan dari Bank Dunia. Di beberapa perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia, dana operasional termasuk dana pengadaan buku ditarik langsung dari mahasiswa. Dengan cara ini, perpustakaan sudah bisa menyediakan buku yang di pesan oleh pengguna (mahasiswa atau dosen) sampai di rak dalam jangka waktu relatif pendek. Kebijaksanaan ini barangkali bisa di adopsi oleh perpustakaan-perpustakaan umum.

3. Place

Letak Perpustakaan yang strategis adalah syarat mutlak bagi keberhasilan perpustakaan untuk mencapai tujuannya. Bagi perpustakaan umum harus mempertimbangkan misalnya apakah tempatnya mudah di akses dengan kendaraan umum, apakah letaknya berada di tengah-tengah pemukiman atau dekat dengan sekolahan dsb. Hal ini tentunya tidak mudah bagi perpustakaan umum yang saat ini letaknya tidak strategis. Karena untuk memindah lokasi pasti memerlukan dana yang besar. Yang tidak kalah pentingnya adalah pendekatan kita kepada pemerintah daerah. Karena semua pemerintah daerah pasti punya lahan atau gedung yang letaknya strategis. Masalahnya adalah apakah pemerintah daerah mau memanfaatkan lahan atau gedung untuk perpustakaan. Hal ini tergantung pada kepedulian pejabat pemerintah daerah terhadap perpustakaan.

4. Promotion.

Produk yang baik, harga yang layak, tempat yang strategis belum bisa menjamin akan lakunya jasa yang kita tawarkan kepada pengguna tanpa adanya promosi yang memadai. Promosi dalam perpustakaan umum dapat dilakukan dengan berbagai cara,  antara lain :

a.Orientasi siswa baru

Siswa baru merupakan pasar yang sangat potensial untuk diperkenalkan kepada perpustakaan. Mereka adalah siswa yang masih penuh semangat dan perlu diberitahu tentang, misalnya pengertian perpustakaan, bagaimana cara menelusur informasi yang benar, persyaratan apa yang diperlukan untuk menjadi anggota perpustakaan dan lain sebagainya. Orientasi perpustakaan ini dapat dilakukan dengan kerjasama dengan sekolah-sekolah yang ada di sekitar perpustakaan.

b.Pemajangan buku baru

Pemajangan buku baru adalah cara yang mudah untuk dilaksanakan dan juga merupakan cara yang efektif untuk mempublikasikan layanan perpustakaan. Agar supaya dapat mudah terlihat dan menarik perhatian oleh pengguna, buku-buku baru diletakkan pada rak khusus dan tempat khusus pula. Sehingga para pengguna segera mengerti kalau seandainya buku-buku baru datang.

c.Papan pengumuman

Jangan sepelekan papan pengumunan, karena media ini adalah media yang murah walaupun kurang efektif untuk publikasi layanan perpustakaan. Sering pengguna perpustakaan mengabaikan pengumuman yang dipasang. Namun demikian media ini bermanfaat bagi perpustakaan untuk menarik pengunjung, asalkan informasinya selektif dan variatif.

d.Personal Selling

Metode ini biasanya sangat efektif untuk menarik pengguna agar berkunjung ke perpustakaan. Personal selling ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Pustakawan secara proaktif membuat data tentang pengguna perpustakaan yang aktif atau yang mau aktif untuk diketahui tentang, misalnya, nama, nomor telepon, alamat rumah dan buku-buku bacaan yang digemari. Selanjutnya  kita mengikuti perkembangan buku-buku bacaan atau informasi yang terbit saat ini.

Setelah itu apabila kita ketemu dengan buku atau informasi yang dibutuhkan pengguna, maka segera kita informasi kepada mereka. Kendalanya metode ini adalah biayanya cukup mahal dan membutuhkan pustakawan yang punya dedikasi tinggi. Pertanyaannya adalah apakah kita punya pustakawan seperti itu ?

D. Penutup

Kata kunci dari konsep pemasaran di perpustakaan adalah adanya  jasa yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna, adanya harga (kalau  dapat diterapkan) yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan, adanya tempat yang strategis dan nyaman, dan adanya pemasaran yang memadai. Kalau kombinasi ke empat variable di atas telah dikembangkan secara baik, maka niscaya untuk mencapai tujuan perpustakaan secara efektif akan mudah tercapai. Oleh karena itu kami merekomendasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan Perpustakaan untuk menindaklajuti konsep pemasaran ini supaya diterapkan secara benar.

Daftar Pustaka

  1. Massey, Morris E. Market analysis and audience research for libraries. In. The marketing of library and information services. Edited by Blaise Cronin.London, Aslib, 1981.
  2. Murphy, Kurt R. Marketing and library management. Library Administration & management. 5 (3), Summer 1991, p. 155
  3. Weingand, Darlene E. Marketing/planning library and information services. Littleton, Libraries Unlimited, 1987.
  4. Virgo, Julia A.C. Costing and pricing information services. In: Marketing of library and information services 2. Edited by Blaise Cronin. London, Aslib, 1992.
  5. Van Loo, John. Marketing the library service : lessons from the commercial sector. Health Libraries Review, 1(1), March 1984.

Membangun Perpustakaan Digital : Suatu Tinjauan Aspek Manajemen

Oleh : Harmawan

PENDAHULUAN

Kecenderungan menggunakan teks secara elektronik terus meningkat dari hari ke hari. Merujuk pengalaman di berbagai perpustakaan (terutama negara-negara maju) menunjukkan bahwa mayoritas pengguna perpustakaan lebih senang menggunakan “electronic format” dari pada teks secara konvensional,(printed materials) khususnya untuk koleksi jurnal (SWEETLAND, 2002 ). Kecenderungan ini tentunya akan merubah model manajemen yang dikembangkan di perpustakaan yaitu dari sistem konvensional menuju ke sistem yang lebih modern.

Persoalannya adalah bagaimana kita bisa mengembangkan manajemen perpustakaan modern, sementara kondisi objektif perpustakaan di Indonesia rata-rata masih memprihatinkan. Misalnya tentang anggaran yang sangat kecil, kualitas sumber daya manusia yang masih rendah dan sarana dan prasarana yang terbatas.

Kondisi ini tentunya tidak menjadikan kita (pustakawan) menjadi pesimistis , tidak bersemangat dan putus asa. Kita harus berusaha untuk mengoptimalkan, baik itu sumber dana, sumber daya manusia dan fasilitas lain yang tersedia, untuk meningkatkan layanan perpustakaan.

Penulis akan mencoba untuk membahas bagaimana membangun perpustakaan digital dengan melihat kondisi objektif yang ada dilingkungan kita.

PENGERTIAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Di dalam era informasi dimana INTERNET merupakan media yang mudah dimanfaatkan di seluruh pelosok dunia, istilah Digital Library (Perpustakaan Digital), E-Library (Perpustakaan Elektronik), dan Virtual Library (Perpustakaan Maya) mulai sering kita dengar dan menjadi perbendaharaan kosa kata baru dalam bahasa kita. Ketiga istilah tersebut mempunyai konotasi yang sama yaitu merujuk pada perpustakaan yang tidak berujud. Dalam makalah ini penulis akan mengutip salah satu definisi tentang E-Library.

E- Library is a comprehensive digital for information seekers of all ages. Users can do business research, use it for homework, get background materials for term papers, find out about both current and historical events, and more, all in one vast database designed for both depth of content and simplicity of interface.( http://ask.elibrary.com/index.asp)

Kata kunci dari definisi di atas adalah “a comprehensive digital for information seekers” yang mempunyai arti digital secara menyeluruh untuk pencari informasi. Jadi yang di”digitalkan” ,dalam konteks perpustakaan, tidak hanya data bibliografi dan layanannya, tetapi menyangkut semua aspek termasuk isinya (full text).

MANFAAT PERPUSTAKAAN DIGITAL

Seperti sudah disebutkan di atas bahwa pengguna perpustakaan lebih senang menggunakan format secara elektronik daripada secara tradisional. Sebetulnya manfaat perpustakaan digital tidak hanya dirasakan oleh pengguna perpustakaan tetapi juga dapat dirasakan oleh pustakawan atau staf perpustakaan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya perpustakaan digital adalah sebagai berikut :

Bagi Pengguna Perpustakaan :

  • mengatasi keterbatasan waktu
  • mengatasi keterbatasan tempat
  • memperoleh informasi yang paling baru dengan cepat
  • mempermudah akses informasi dari berbagai sumber
  • mempermudah untuk memindah dan merubah bentuk untuk kepentingan presentasi dsb.

Bagi Pustakawan

  • memperingan pekerjaan
  • meningkatkan layanan
  • tidak memerlukan gedung dan ruang yang besar
  • menumbuhkan rasa bangga

FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MEMBANGUN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Banyak faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membangun perpustakaan digital. Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

  1. Analisa kebutuhan (Need Analysis)

Dalam tahap awal pertanyaan yang muncul adalah apakah perpustakaan digital memang diperlukan. Untuk menjawab pertanyaan ini tidak dapat dijawab hanya berdasarkan perkiraan semata tetapi harus diadakan studi untuk menentukan kebutuhan yang disebut dengan analisis kebutuhan (Need Analysis). Apabila analisa kebutuhan sudah dilakukan dan jawabannya adalah positif, maka tahap berikutnya adalah menentukan tujuan. Tujuan ini harus didasarkan pada visi dan misi perpustakaan serta lembaga induknya. Masing-masing perpustakaan mempunyai tujuan yang berbeda satu sama lain tergantung pada kondisi masing-masing perpustakaan.

  1. Studi Kelayakan (Feasibility Study)

Apabila penentuan kebutuhan dan tujuan sudah dilakukan, maka tahap berikutnya adalah melakukan studi kelayakan (Soekartawi, 2003), yang penilaiannya meliputi komponen sebagai berikut :

  • Technically feasible (apakah secara teknis layak). .
  • Economically profitable (apakah secara ekonomi menguntungkan).
  • Socially acceptable (secara sosial dapat diterima).
  1. 1. Technically feasible (apakah secara teknis layak)

Kelayakan secara teknis ini menjadi faktor penentu dalam membangun perpustakaan digital, karena perpustakaan digital itu memerlukan infrastruktur dan tenaga yang memadai seperti adanya provider untuk internet, hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), jaringan telepon, listrik serta tidak kalah pentingnya adalah tersedianya tenaga teknis yang dapat mengoperasikannya.

2.2. Economically profitable (apakah secara ekonomi menguntungkan)

Ukuran yang dipakai dalam perhitungan aspek ekonomi tidak harus dihitung dari berapa laba yang akan diperoleh, melainkan sejauh mana pengaruh perpustakaan digital yang akan kita bangun terhadap efektifitas dan efisiensi layanan perpustakaan.

2.3. Socially acceptable (apakah secara sosial dapat diterima)

Apakah secara sosial pembangunan perpustakaan digital tersebut dapat diterima oleh pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan ? Pertanyaan ini tentunya harus dijawab, sebelum kita melaksanakan digitalisasi perpustakaan. Sekalipun secara teknis layak dan secara ekonomis menguntungkan, belum ada jaminan bahwa pelaksanaan pembangunan digital perpustakaan passti berhasil tanpa memperhitungkan aspek sosial. Oleh karena itu sebelum program perpustakaan digital dijalankan sebaiknya ada program sosialisasi terlebih dahulu. Analisa aspek social ini juga dapat menyangkut aspek hukum. Kita harus tetap menjunjung tinggi hukum terutama yang menyangkut Undang-Undang Hak Cipta. Misalnya kita tidak diperkenankan dengan bebas me”scan” buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan untuk selanjutnya kita masukkan dalam database tanpa seijin pemilik hak ciptanya.

  1. Memilih software

Pemilihan software hanya diperlukan apabila kita ingin membangun database untuk kepentingan perpustakaan digital (sebagai penyedia informasi), namun apabila kita hanya ingin membangun perpustakaan digital sebagai konsumen (memanfaatkan perpustakaan digital yang sudah ada), maka pemilihan software tidak menjadi penting. Kreteria pemilihan software untuk database antara lain meliputi :

3.1. Access Points

Software yang baik adalah software yang memiliki access points yang banyak paling tidak data yang kita miliki itu dapat ditelusur melalui judul, pengarang, dan subjek atau kombinasi dari ketiganya.

3.2.User Friendly

User friendly mempunyai arti bahwa software yang seharusnya dipilih adalah software yang mudah digunakan tanpa memerlukan waktu pelatihan yang lama, begitu komputer dibuka para pengguna dapat berinteraksi dengan mudah dan cepat walupun hanya latihan sebentar.

3.3.Sustainability

Membangun perpustakaan digital berarti membangun untuk jangka panjang. Supaya investasi yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia, maka perlu dipertimbangkan dengan hati-hati tentang keberlanjutan software yang kita beli. Sebaiknya membeli software bukan dari perorangan melainkan dari lembaga yang professional.

3.4.Price

Umumnya kita akan menghadapi delima dalam mempertimbangkan harga. Software yang baik biasanya harganya relatif mahal, sementara software yang murah/gratis biasanya kurang dapat memuaskan kebutuhan kita.

  1. Pelaksanaan

Dalam tahap ini, khususnya untuk pembentukan database, harus mempunyai prioritas. Prioritas ini tergantung pada masing-masing perpustakaan. Penulis menyarankan untuk memulai pembentukan databse dari produk-produk local, seperti hasil penelitian , hasil pengabdian masyarakat, tesis, diesrtasi, skripsi dan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh lembaga-lembaga di sekeliling kita.

  1. Evaluasi

Seperti pada program dan kegiatan perpustakaan lainnya, evaluasi untuk pembangunan perpustakaan digital harus selalu dilakukan secara terus menerus dalam suatu periode tertentu untuk mengetahui apakah tujuan yang telah kita canangkan sudah tercapai dan apakah program tersebut dapat memuaskan pengguna perpustakaan. Tingkat kepuasan pengguna perpustakaan harus selalu kita monitor dan hasil dari monitoring dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan apakah program perpustakaan digital perlu diteruskan, disempurnakan atau dibatalkan.

PENUTUP

Di Indonesia, keberadaan perpustakaan digital belum akan akan mengganti keberadaan perpustakaan konvensional. Keberadaannya sebagai pelengkat dan penambah nilai dari perpustakaan yang sudah ada.

Membangun perpustakaan digital bukan suatu pekerjaan yang mudah. Perencanaan dan studi kelayakan secara teknis, ekonomis, dan social harus dilakukan. Namun demikian apabila kita berhasil membangun perpustakaan digital secara baik, niscaya citra perpustakaan akan semakin meningkat. Citra yang baik harus kita upayakan secara terus menerus, agar supaya perpustakaan dapat meningkatkan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan terutama pihak pimpinan unibersitas/akademi. Kalau tingkat kepercayaan dari pihak yang berkepentingan terhadap perpustakaan sudah tinggi, maka apapun program yang diusulkan kepada pihak universitas/akademi akan mudah disetujui.

REFERENSI

  1. Ackerman, Mark S. Providing Social Interaction in the Digital Library

http://csdl.tamu.edu/DL94/position/ackerman.html (3/26/03)

  1. Linggawati, Henny dan Widiawan, Kriswanto. Komersialisasi dan Perlindungan Produk/Jasa E-Library ( disampaikan pada Seminar Nasional “E-Learning Perlu E-Library” di Universitas Kristen Petra Subaya pada tgl. 3 Februari 2003)
  2. McMillan, Gail. (Digital) Libraries Support (Distributed) Education. (presented at ACRL Nastional Conference, Detroit, April 9, 1999)

http://www.ala.org/acrl/mcmill.html (3/21/03)

  1. Sawyer, Susan K. Elektronic books : their definition, usage and role in libraries.

http://libres.curtin.edu.au/libres12n2/ebooks.html (2/14/03)

  1. Soekartawi. E-Learning di Indonesia dan Prospeknya di Masa Mendatang (disampaikan pada Seminar Nasional “E-Learning Perlu E-Library” di Universitas Kristen Petra Subaya pada tgl. 3 Februari 2003.)
  2. Stackpole, Laurie E. and Hooker, Ruth H. Electronic Journal as a Component of the Digital Library. Issues in Science and Technology Librarianship, Spring 1999.

http://www.istl.org/99-spring/article1.html. (2/11/03)

  1. Sweetland, James H. Electronic Text: How Do We Manage ? Library Collection Development & Management, July 2002.

http://tamino.emeraldinsight.com/vl=1396064/cl=21/nw=1/rpsv/librarylink/collection/july02.html. (3/5/03)

* Makalah ini disampaikan pada Seminar dan Lokakarya “Membangun Perpustakaan Digital” di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta, tgl. 5 April 2003

 

MENUAI SUKSES DENGAN MENCINTAI PERPUSTAKAAN : Suatu wacana tentang pengembangan budaya baca

Oleh : Harmawan

E-mail : harmawan@uns.ac.id

PENDAHULUAN

Setiap orang baik sebagai individu, dalam membina keluarga maupun sebagai bangsa pasti menginginkansuatu kesuksesan dalam hidupnya. Banyak jalan menuju sukses diantaranya dengan kerja keras, perjuangan tanpa mengenal lelah, rajin dan tekun. Seseorang mempunyai jiwa sukses apabila dia tidak suka mengeluh dan tanpa mengenal lelah melakukan daya upaya untuk meraih cita-citanya. Sebagai bangsa yang ingin maju dan sukses, harus meyakini bahwa jalan terbaik untuk meraih sukses adalah dengan ilmu Dengan ilmu kesuksesan akan kita peroleh. Ilmu merupakan kunci sukses tidak hanya untuk kepentingan di dunia tetapi juga untuk kebahagiaan di akhirat kelak. Dalam hadis disebutkan bahwa barang siapa yang ingin mendapatkan kebahagiaan di dunia maka dengan ilmu. Barang siapa yang ingin mendapatkan kebahagiaan di akhirat maka dengan ilmu. Barang siapa yang ingin mendapatkan kebahagiaan di dunia dan di akhirat maka dengan ilmu.

Cara untuk memperoleh ilmu adalah dengan belajar. Kunci kesuksesan belajar adalah membaca dan salah satu sarana belajar adalah perpustakaan. Pertanyaannya adalah apakah sebagian besar waktu kita sudah kita pergunakan untuk membaca ? Padahal kita ingin sukses, tetapi tidak banyak waktu yang kita luangkan untuk membaca. Bagaimana bisa terwujud cita-cita kita ? itu sangat tidak realistis. Oleh karena itu dalam makalah ini, saya mencoba mendiskusikan tentang budaya baca dan berbagai aspek yang berkaitan dengan hal tersebut.


RENDAHNYA BUDAYA BACA MASYARAKAT INDONESIA

Ceritera tentang kebiasaan membaca di negara – negara maju (Inggeris, Amerika, Jerman, Belanda, Jepang) sudah sering kita dengar. Dimanapun mereka berada selalu mempergunakan waktu luangnya untuk membaca. Ketika mereka sedang menunggu di halte bus, di stasiun atau sedang menempuh perjalanan sudah tidak asing lagi bagi mereka memanfaatkan waktunya untuk membaca. Bandingkan keadaan tersebut dengan keadaan di Indonesia. Kita lihat di terminal, di stasiun, bahkan di bandara pemandangan demikian hampir tidak pernah kita jumpai. Ketika orang Indonesia sedang berada di tempat tersebut di atas, mereka kebanyakan menggunakan waktu luangnya untuk bercerita, merokok atau bahkan bengong semata.

Budaya baca masyarakat Indonesia memang masih sangat memprihatinkan. Banyak faktor kenapa keadaan yang memprihatinkan masih terjadi ? Alasan pertama adalah budaya yang sudah ada secara turun menurun adalah budaya ceritera bukan budaya baca dan perkembangannya menuju kearah budaya menonton (televisi). Kedua adalah penghasilan kebanyakan masyarakat Indonesia masih rendah sehingga buku masih dianggap barang mahal. Ketiga adalah sistem pendidikan Indonesia belum menunjang tumbuhkembangnya budaya baca karena orientasinya masih membaca untuk lulus bukan membaca untuk pencerahan sepanjang hidup. Keempat adalah keberadaan perpustakaan yang belum memadai. Kesan masyarakat umum tentang perpustakaan masih dianggap sebagai tempat yang serius dan menyebalkan. Tentunya masih banyak alasan yang dapat kita daftar kalau kita ingin bicara tentang penghambat perkembangan budaya baca di Indonesia. Walaupun terkadang alasan tersebut tidak didasarkan pada penelitian yang memadai dan hanya didasarkan pada asumsi. Sebagai contoh alasan tentang penghasilan masyarakat Indonesia yang masih rendah. Memang rata-rata pendapatan perkapita orang Indonesia rendah, namun yang perlu diperhatikan adalah tentang bagaimana alokasi pengeluarannya ? Dari pengamatan saya, banyak pengeluaran masyarakat Indonesia dialokasikan untuk hal-hal yang tidak perlu, misalnya, untuk kebutuhan rokok. Banyak orang Indonesia walaupun penghasilannya rendah, tetapi mereka tetap mengkonsumsi rokok yang jelas-jelas tidak ada manfaatnya dan menghabiskan minimal 1 bungkus rokok per hari. Berapa biaya yang dikeluarkan tiap bulan untuk rokok ? dan adakah alokasi anggaran keluarga untuk buku ? Tidak banyak keluarga yang mengalokasikan anggarannya untuk pembelian buku yang jelas-jelas banyak manfaatnya bagi masa depan anak dan bangsa. Oleh karena itu, diperlukan penelitian yang mendalam tentang perkembangan budaya baca di Indonesia dan apa penyebab budaya baca di Indonesia rendah? Setelah diketahui akar masalahnya baru diambil langkah strategis untuk mengatasi masalah tersebut. Tentunya masalah budaya baca itu tidak hanya menjadi tanggungjawab pemerintah saja, tetapi merupakan tanggungjawab kita bersama sebagai warga Indonesia yang ingin sukses meraih cita-citanya yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa menuju masyarakat adil dan makmur.


BELAJAR DARI JEPANG

Pengembangan budaya baca di Jepang memang sudah dimulai sejak ratusan tahun yang lalu. Dalam catatan sejarah, sejak 1868 pada masa kekaisaran Meiji yang dikenal juga masa restorasi Meiji telah diambil langkah strategis dalam kebijakan untuk membangun sumber daya manusia Jepang. Pada saat itu pengembangan sumber daya manusia di mulai dengan pengiriman tenaga – tenaga muda untuk belajar dan menuntut ilmu di negara-negara maju terutama Eropa dan Amerika dan ada kewajiban harus mengabdikan diri dan mengamalkan ilmunya setelah lulus untuk kepentingan bangsanya. Disamping itu juga ada kebijakan sang Kaisar tentang penerbitan dan penerjemahan buku secara besar-besaran di segala bidang agar penguasaan ilmu khususnya teknologi dapat dipahami secara cepat. Hasilnya dapat kita lihat sekarang, bahwa Jepang dapat menguasai perekonomian dunia. Sekalipun pada 1945 kota Hiroshima dan Nagasaki di bom dan hampir meluluhlantakkan segala segi kehidupan, namun mereka dengan cepat berbenah diri. Dalam waktu singkat bangsa Jepang dapat bangkit karena memiliki keunggulan sumber daya manusia. Bangsa Jepang dapat menguasai produk-produk teknologi tinggi bahkan dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan dengan produk-produk negara maju lainnya. Penguasaan tehnologi tinggi masyarakat Jepang berkaitan erat dengan keunggulan budaya baca. Jadilah, masyarakat Jepang menjadi masyarakat yang siap menyerap ilmu dari berbagai bahan bacaan yang terbit di dunia.

Bagaimana dengan pengembangan perpustakaan di Jepang ? Dari berbagai sumber informasi yang ada, pemerintah Jepang sangat serius dalam menangani perpustakaan. Hal ini dapat diketahui dengan memperhatikan cara pengelolaan perpustakaan umum. Seperti halnya perpustakaan-perpustakaan umum di negara manapun biasanya dikelola oleh pemerintah pusat/daerah. Di Jepang perpustakaan umum kebanyakan juga dikelola oleh pemerintah pusat/daerah. Yang istimewa adalah sistem ”inter library loan” di Jepang sudah berjalan dengan baik seperti yang dilakukan oleh negara-negara maju lainnya. Sehingga tidak ada gap antara daerah pedesaan dengan daerah perkotaan. Pengguna perpustakaan umum di Jepang sangat dimanjakan. Pengguna perpustakaan di suatu daerah terpencil dapat dengan mudah memperoleh informasi/buku yang diinginkan tanpa susah payah harus pergi ke perpustakaan yang lebih komplit di perkotaan. Hal ini disebabkan karena sistem jaringan online yang sudah mantap. Setiap pengguna perpustakaan di manapun mereka berada dapat dengan mudah mengetahui dimana informasi/buku yang dicari berada dan juga dapat dengan mudah untuk memperolehnya.

Online antar perpustakaan juga telah disinergikan dengan perkembangan perpustakaan modern yang berbasis digital atau yang kita kenal dengan e-library. Dengan e-library bahan bacaan seperti buku, jurnal, bacaan populer dalam bentuk elektronik dapat di akses dengan mudah tanpa mengenal batas waktu dan tempat.

Pemerintah Jepang melalui University of Tokyo, pada tahun 2002 telah sukses meluncurkan e-library for community (Perpustakaan elektronik untuk masyarakat). Dengan program ini, pengguna perpustakaan tidak hanya dapat mengakses dengan mudah informasi yang dicari tetapi juga dapat ikut aktif menulis artikel atau menyampaikan pendapat melalui e-library. Yang istimewa adalah semua pelayanan perpustakaan dilaksanakan dengan gratis sekalipun ada yang membayar tapi masih terjangkau oleh kalangan masyarakat paling bawah sekalipun.

Dengan pola ini, masyarakat Jepang menjadi semakin cepat berkembang dan mempunyai budaya baca tinggi yang pada gilirannya adalah bangsa Jepang menjadi bangsa yang unggul.

Bagaimana peran perpustakaan di Indonesia dengan pengembangan budaya baca ?
PERAN PERPUSTAKAAN DALAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DI INDONESIA

Sekalipun perpustakaan telah melakukan upaya untuk menumbuhkembangkan budaya baca, namun hasilnya belum nampak di masyarakat. Dengan keterbatasan yang ada perpustakaan di Indonesia terus berusaha meningkatkan minat baca bagi masyarakatnya. Perpustakaan perguruan tinggi, misalnya, sejak tahun 1980 an terus meningkatkan kualitas pelayanannya. Cara yang ditempuh, misalnya, dengan mengirim tenaga perpustakaan untuk menempuh pendidikan lanjut di bidang perpustakaan baik untuk pendidikan non-gelar, S1, dan S2. Disamping itu peningkatan secara kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan dengan cara menambah jumlah anggaran. Penerapan teknologi informasi juga telah banyak di implementasikan dalam operasional perpustakaan baik pengembangan otomasi perpustakaan maupun pengembangan perpustakaan digital agar perpustakaan tidak ketinggalan dengan kemajuan teknologi informasi. Kebijakan pemerintah pusat tentang tenaga fungsional pustakawan juga telah mendorong semangat pustakawan untuk bekerja lebih profesional yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan budaya baca bagi masyarakat.

Upaya pengembangan perpustakaan umum sekarang sudah mulai digalakkan. Di Jawa Tengah, misalnya, beberapa perpustakaan daerah seperti di Wonosobo, Magelang, Cilacap, Blora adalah sebagai bukti bahwa perpustakaan umum mulai berkembang. Segala usaha yang telah dilakukan perpustakaan tersebut merupakan salah satu cara mengembangkan budaya baca. Semoga perpustakaan daerah yang masih tertinggal, khususnya yang ada di Jawa Tengah cepat mengejar ketertinggalannya. Peningkatan budaya baca memang bukan pekerjaan mudah, memerlukan perjuangan dan hasilnya hanya dapat dinikmati dalam jangka panjang. Karena begitu pentingnya peran perpustakaan dalam pengembangan budaya baca, maka jalan terbaik agar kita dapat berpartisipasi dalam pengembangan budaya baca adalah dengan cara mencintai perpustakaan.


MENCINTAI PERPUSTAKAAN

Tak kenal maka tak sayang. Pepatah lama ini sangat relevan kalau kita kaitkan dengan bagaimana cara mencintai perpustakaan. Untuk mencintai perpustakaan kita harus mengenal terlebih dahulu apa itu perpustakaan dan apa pula fungsi perpustakaan ?

Menurut Suwondo Atmodjahnawi, perpustakaan dapat didefinisikan sebagai tempat penyimpanan koleksi bahan pustaka, yang diolah dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi. (Atmodjahnawi, 1989). Sedangkan fungsinya adalah :

  1. Sebagai sarana pendidikan dan pengajaran (Education)
  2. Sebagai sarana rekreasi (Recreation)
  3. Sebagai gudang ilmu pengetahuan dan sarana penelitian (Science and research)
  4. Sebagai sumber informasi (Information)
  5. Sebagai sarana dokumentasi (Documentation).

Dengan mengenal lebih jauh tentang perpustakaan oleh semua pihak yang berkepentingan diharapkan mereka dapat lebih mencintai perpustakaan.


SIAPA YANG SEHARUSNYA MENCINTAI PERPUSTAKAAN ?

Kata cinta mengandung berbagai macam makna. Cinta paling tidak harus melibatkan dua belah pihak. Dalam kaitannya dengan perpustakaan, siapa yang seharusnya mencintai perpustakaan ? Paling tidak ada tiga kelompok orang yang harus mencintainya yaitu pimpinan dan staf perpustakaan, tenaga pendidik, dan pengguna perpustakaan disamping juga peran pemerintah.


PIMPINAN DAN STAF PERPUSTAKAAN

Bagaimana cara mencintainya ? Bagi pimpinan dan staf perpustakaan cara terbaik untuk mencintai perpustakaan adalah dengan bekerja secara profesional. Seseorang dapat disebut profesional apabila dia mempunyai keahlian di bidangnya. Untuk menjadi ahli, mereka harus mempunyai pendidikan khusus. Tentunya masih harus ada syarat lain yang perlu dipenuhi yaitu menjadikan profesi tersebut sebagai sumber penghidupan yang layak dan membanggakan.

Bagi pimpinan perpustakaan harus lebih aktif dan kreatif dalam mengelola perpustakaan. Artinya sekalipun perpustakaan bukan organisasi yang mencari keuntungan, namun dalam pengelolaannya dapat mengadopsi berbagai cara yang diterapkan oleh dunia bisnis. Perpustakaan dapat belajar ke organisasi bisnis tentang bagaimana mengelola sumber daya manusia, mengatur keuangan, menerapkan konsep pemasaran dsb. Aplikasi konsep pemasaran, misalnya, dapat diterapkan di perpustakaan dengan berbagai penyesuaian.Penerapan konsep pemasaran organisasi nirlaba telah berkembang sejak tahun 1970-an. Efektivitas konsep tersebut baik untuk organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba telah mendorong para pustakawan untuk mengadopsinya. Para pustakawan di Indonesia sejak tahun 1990-an telah banyak mencoba untuk mengadopsi konsep ini walupun masih banyak kendala yang dihadapi.

Murphy medefinisikan konsep pemasaran sebagai berikut :

“A marketing concept as an integral part of strategic planning that starts with identification of customer need and ends with the successful sale and distribution of the product or service.” Menurut definisi di atas dapat dinyatakan bahwa apapun layanan jasa yang ditawarkan oleh perpustakaan harus diawali dan berorientasi kepada kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan keberhasilan layanan yang ditawarkannya. Penjabaran lebih lanjut tentang penerapan konsep pemasaran adalah dengan mengkombinasikan 4 variabel yang disebut dengan Marketing Mix yaitu Product, Price, Place, and Promotion. Dengan penerapan konsep ini, diharapkan pengguna akan lebih rajin untuk mengunjungi perpustakaan, karena kebutuhan informasi mereka dapat dipenuhi.


TENAGA PENDIDIK

Bagi tenaga pendidik seperti dosen, guru, widyaswara dsb cara terbaik mencintai perpustakaan adalah dengan memberi contoh kepada anak didiknya. Kalau mereka menganjurkan muridnya untuk senang mengunjungi perpustakaan tentunya mereka sendiri terlebih dahulu harus rajin datang ke perpustakaan. Kalau perlu integrasikan proses belajar mengajar dengan program perpustakaan. Artinya setiap dosen atau guru memberi mata pelajaran sebaiknya bahan acuannya ada di perpustakaan. Sayangnya pelaksanaan konsep ini tidak mudah, karena banyak hambatan seperti minimnya dana perpustakaan, terlalu banyak mahasiswa/murid dsb. Di negara- negara maju, sebagian besar waktu mahasiswa dihabiskan di perpustakaan. Bagi mereka perpustakaan sebagai jantungnya universitas bukan hanya slogan belaka.


PENGGUNA PERPUSTAKAAN

Sebagai pengelola perpustakaan, saya sering mendapat berbagai keluhan yang datang dari pengguna perpustakaan. Keluhan tentang koleksi perpustakaan sudah kuno dan tidak komplit (jadul), petugas perpustakaan tidak ramah/galak, ruang yang tidak nyaman dsb adalah suatu yang sering kami hadapi. Yang terpenting dalam hal ini adalah bagaimana para pengguna perpustakaan dapat berempati tentang keadaan perpustakaan. Usulkan kepada pimpinan perpustakaan untuk membenahi keadaan yang tidak kondusif tersebut kalau perlu ajaklah pimpinan perpustakaan untuk berdiskusi sehingga ada jalan keluar dalam pemecahan persoalan tersebut. Para pengguna perpustakaan jangan hanya mengkritik melulu tanpa mempunyai alternatif pemecahannya. Cara inilah merupakan salah satu cara yang terbaik bagi pengguna untuk mencintai perpustakaan.


PERAN PEMERINTAH

Disamping tiga kelompok orang tersebut di atas, peran pemerintah menjadi sangat sentral dalam pengembangan budaya baca dan perpustakaan. Belajar dari Jepang seperti yang telah diuraikan di atas, dapat disimpulkan bahwa peran kaisar adalah sangat menentukan dalam pengembangan budaya baca dan keunggulan sumber daya manusia Jepang. Pemerintah disamping harus memprioritaskan anggaran untuk pendidikan termasuk perpustakaan juga harus membuat kebijakan yang strategis menyangkut pengembangan budaya baca. Penelitian yang dilakukan oleh Taufik Ismail pada tahun 1997 tentang program membaca dari 13 SMA di dunia mendapatkan hasil yang sangat memprihatinkan bagi kita bangsa Indonesia. Berikut ini hasil penelitian tentang bacaan buku sastra wajib di 13 SMA pada berbagai negara :


Buku Sastra Wajib di SMA pada 13 negara

 

NO Asal Sekolah Buku Wajib Nama SMA/Kota Tahun
1. SMA Thailand Selatan 5 judul Narathiwat 1986-1991
2. SMA Malaysia 6 judul Kuala Kangsar 1976-1980
3. SMA Singapura 6 judul Stamford College 1982-1983
4. SMA Brunei Darussalam 7 judul SM melalyu I 1966-1969
5. SMA Rusia Sovyet 12 judul Uva 1980-an
6. SMA Kanada 13 judul Canterbury 1992-1994
7. SMA Jepang 15 judul Urawa 1969-1972
8. SMA Internasional Swiss 15 judul Jenewa 1991-1994
9. SMA Jerman Barat 22 judul Wanne-Eickel 1966-1975
10. SMA Perancis 30 judul Pontoise 1967-1970
11. SMA Belanda 30 judul Middleburg 1970-1973
12. SMA Amerika Serikat 32 judul Forest Hills 1987-1989
13. AMS Hindia Belanda A 25 judul Yogyakarta 1939-1932
14. AMS Hindia Belanda B 15 judul Malang 1929-1932
15 SMA Indonesia 0 judul Dimana saja 1943-2005

Sumber : Taufik Ismail, 2005. Tragedi Nol Buku, Tragedi Kita Bersama. Makalah disampaikan pada Rakenas IPI, Pekanbaru, Riau, tanggal 31 Mei 2005.

Dari tabel di atas menunjukkan bahwa kebijakan pemerintah khususnya mengenai pengembangan budaya baca di Indonesia sangat memprihatinkan. Peran pemerintah sangat menentukan dalam hal ini, terutama berkaitan dengan kebijakan pengembangan kurikulum dan proses belajar dan mengajar.

PENUTUP

Sekalipun pengembangan budaya baca di Indonesia masih sangat memprihatinkan, kita tidak boleh pesimis. Kita harus berusaha terus untuk meningkatkan budaya baca. Karena kita yakin bahwa bangsa yang memiliki budaya baca yang tinggi akan mempunyai keunggulan. Bangsa Indonesia yang terkenal dengan kekayaan sumber alamnya tidak akan dapat mewujudkan cita-citanya tanpa memiliki keunggulan sumber daya manusia. Keunggulan sumber daya manusia dapat dicapai dengan cara meningkatkan budaya baca. Peningkatan budaya baca dapat dimulai dari masing-masing individu dan keluarga dan juga kebijakan pemerintah yang bersangkutan dengan hal tersebut. Membaca merupakan modal utama untuk menuai sukses dan cara termurah untuk dapat membaca adalah mengunjungi perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

  1. Asroruddin, Muhammad. Melongok Budaya Baca dan Tulis Masyarakat Jepang. (http://www.mail-archive.com/clonn_fkui@yahoogroups.com/msg00122.html) Sabtu, 9 Desember 2006
  2. Atmodjahnawi, Suwondo. Buku pedoman : Serbaneka Perpustakaan Pusat Universitas Sebelas Maret. Surakarta : Perpustakaan Pusat Universitas Sebelas Maret, 1989.
  3. Krisnamurthy, R.. Library management. New delhi :Ajay Verma, 2003.
  4. Lasa H.S. Manajemen perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media,2005
  5. Murphy, Kurt R. Marketing and library management. Library Administration & management. 5 (3), Summer 1991, p. 155
  6. Perkembangan Perpustakaan di Indonesia. Bogor : IPB Press, 2005
  7. Septiyantono, Tri dkk.(ed.).Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI), Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, 2003
  8. Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993.