LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET TAHUN 2008

Oleh : Harmawan

BAB I

PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang berkualitas tidak dapat diabaikan begitu saja. Perkembangan teknologi dan informasi begitu pesat, hal ini mengharuskan kita untuk tanggap dan siap dalam menghadapi perubahan.  Begitu juga dalam pelayanan publik, termasuk pelayanan di bidang pendidikan harus menekankan pada kualitas. Dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional dinyatakan bahwa Pendidikan Nasional bertujuan untuk mengembangkan kemampuan serta meningkatkan mutu kehidupan dan martabat manusia Indonesia dalam mewujudkan tujuan nasional.
Pendidikan Tinggi sebagai bagian dari pendidikan nasional harus tanggap dan siap juga menghadapi perubahan agar kualitas pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat semakin meningkat. Begitu juga perpustakaan sebagai bagian yang tak terpisahkan dari perguruan tinggi harus selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas pelayanannya.
Perpustakaan sebagai salah satu unsur penunjang di perguruan tinggi, merupakan perangkat kelengkapan di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat yang berada diluar fakultas, jurusan, dan laboratorium (Pasal 34, PP 30/1990). Dengan kata lain tugas dan fungsi perpustakaan adalah menunjang kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi dimana perpustakaan itu berada.
UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret dalam menjalankan dan mengemban tugas mendukung pelaksanaan Tridharma perguruan Tinggi telah mengembangkan pelayanannya dari kegiatan yang sifatnya rutin seperti peminjaman buku, pelayanan majalah dan surat khabar, pelayanan referensi sampai ke pelayanan yang sifatnya inovatif seperti pelayanan penelusuran informasi ilmiah, Internet, dan
perpustakaan digital. Namun dalam pelaksanaannya masih banyak kendala dan hambatan.
Berkaitan hal tersebut, maka peningkatan mutu pelayanan, akuntabilitas publik, dan pertanggungjawaban kepada pimpinan menjadi hal yang sangat penting dan harus diterapkan di setiap lembaga pendidikan. Dalam rangka untuk mempertanggungjawabkan kinerja UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret laporan ini disusun.

BAB II

RENCANA STRATEGIK

1. RENCANA STRATEGIK

a. Visi

  • Menjadikan UPT Perpustakaan UNS sebagai pusat layanan informasi yang profesional dalam memberikan pelayanan kepada pengguna

b. Misi

  • Memenuhi kebutuhan informasi untuk menunjang proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat di lingkungan Universitas Sebelas Maret khususnya masyarakat pada umumnya.

c. Tujuan

  • Mendukung terciptanya lingkungan yang mendorong setiap warga kampus mau belajar guna mengembangkan kemampuan diri secara optimal;
  • Menyediakan informasi untuk menghasilkan  lulusan yang bertaqwa kepada Tuhan yang Maha Esa dan berbudi luhur; cerdas, terampil, dan mandiri; serta sehat jasmani, rohani, dan sosial;
  • Menyediakan informasi untuk melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam masyarakat dan untuk membangun kehidupan yang lebih baik;
  • Mendiseminasikan hasil pendidikan dan pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi tranformasi secara terus menerus menuju kehidupan yang lebih modern;
  • Mendukung pengembangan dan penggalian nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan berperilaku dalam kehidupan, baik di dalam maupun di luar kampus;
  • Mendukung pengembangan pranata kehidupan yang lebih beradab menuju terciptanya masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri, demokratis, damai, dan religius;
  • Mendukung terwujudnya Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015.

d. Sasaran

  • Meningkatnya kualitas layanan perpustakaan.

 

2. RENCANA KERJA UPT PERPUSTAKAAN UNS 2008

 

Untuk mendukung tercapainya visi, misi dan tujuan tersebut di atas, UPT Perpustakaan UNS telah berusaha untuk memberikan layanan terbaik bagi penggunanya. Adapun program kerja UPT Perpustakaan tahun 2008 meliputi 4 aspek yaitu pengembangan koleksi, pengembangan sumber daya manusia, pengembangan perpustakaan digital dan pemasaran perpustakaan (Lihat Lampiran 1dan 2).

3. SUMBERDAYA PENDUKUNG

a. Koleksi

Pengembangan koleksi perpustakaan bertujuan untuk menyediakan sumber informasi yang mutakhir dan relevan dan menunjang proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat. Realisasinya dilakukan dengan pengadaan buku teks dan langganan jurnal elektronik. Untuk jurnal elektronik UPT Perpustakaan sampi akhir tahun 2008 masih melanggan sebanyak 1.000 judul. Jumlah dan jenis koleksi UPT Perpustakaan dari tahun 2006 s.d. 2008 dapat dilihat dalam Lampiran 3.

b. Sumber Daya Manusia

UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret terus berusaha untuk meningkatan kualitas sumber daya manusia , upaya yang dilakukan dengan berbagai cara, antara lain :

  • Mendorong staf untuk mengikuti pendidikan baik S1 maupun S2. Pada tahun 2008 seorang pustakawan telah menyelesaikan program Magister Administrasi Publik yaitu sdr. Riah Wiratningsih
  • Mengadakan pelatihan/training, lokakarya, dan seminar di bidang kepustakawanan untuk seluruh staf perpustakaan.
  • Mengirimkan staf untuk mengikuti pelatihan/training , lokakarya, seminar yang di adakan oleh pihak luar UPT Perpustakaan UNS.

UPT Perpustakaan UNS memiliki 31 staf dengan perincian 25 staf PNS dan 6 tenaga tidak tetap. Adapun kualifikasi pendidikan dapat terlihat dalam Lampiran 5.

Upaya peningkatan sumber daya manusia ini tetap harus dilakukan secara terus menerus guna meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Pada tahun 2008, UPT Perpustakaan UNS mengirimkan tenaga untuk mengikuti seminar yang diselenggarakan pihak luar seperti UGM , UNY, maupun UNS sendiri. Kegiatan seminar pada tahun 2008 dapat dilihat dalam Lampiran 6

c. Gedung Perpustakaan

Sampai saat ini UPT perpustakaan UNS memiliki gedung dengan dua lantai berbentuk huruf O besar seluas 5.000 m2 dan ditengah-tengahnya ada taman baca. (Lihat Lampiran 7).

d. Sarana

Sarana dan peralatan yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan sampai saat ini, seperti meja dan kursi kantor, meja dan kursi baca, dan rak buku masih cukup memadai. Khusus untuk pintu pengaman otomatis  sering mengalami kerusakan, oleh karena itu pengamanan ditekankan kembali kepada petugas (tidak hanya mengandalkan pada pintu otomatis). Kami sedang mempertimbangkan penggantian pintu pengaman. Sedangkan komputerisasi perpustakaan sudah dikembangkan sejak tahun 1998. UPT Perpustakaan UNS sudah menjalankan komputer dengan progran Dynix secara ter-integrasi. Artinya dari tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi dan OPAC yang dimiliki sudah dapat dipergunakan secara bersamaan dan saling kait mengkait.

Rintisan untuk membangun jaringan dengan perpustakaan fakultas sudah dimulai sejak Oktober 2007, dengan dikembangkannya program UNSLA (UNS Library Automation). Pada tahun 2007 perpustakaan yang mengimplementasikan program UNSLA adalah Perpustakaan FSSR dan Perpustakaan Pertanian. Sedangkan pada tahun 2008 perpustakaan fakultas yang menggunakan program UNSLA bertambah yaitu perpustakaan fakultas FISIP, Hukum, FKIP, dan MIPA. Jadi perpustakaan fakultas yang belum menggunakan UNSLA tinggal tida yaitu perpustakaan fakultas Kedokteran, Ekonomi dan Teknik.

e. Pengelolaan Dana

Sumber dana UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret selama tahun 2008  adalah sebagai berikut :

DIPA (APBN) : Rp.    200.000.000,-
DIPA (PNBP) : Rp.      40.000.000,-
Iuran Mahasiswa Baru : Rp.    854.986.000,-
Jumlah : Rp. 1.094.986.000,-

Pengelolaan dana tersebut di atas dilakukan dan bekoordinasi dengan Bagian Perlengkapan dan Bagian Keuangan.

3. ANALISIS AKUNTABILITAS KINERJA

Sampai dengan Oktober 2008 UPT Perpustakaan telah mempunyai jumlah koleksi sebanyak 65.441 judul yang terdiri dari 183.430 eksemplar (Lihat Lampiran 3). Pengembangan koleksi selalu dilakukan secara terus menerus baik dari dana DIPA maupun iuran mahasiswa baru. Dampak yang terlihat dari pengembangan koleksi tersebut adalah adanya peningkatan rata-rata jumlah peminjam dan jumlah buku yang dipinjam. Jumlah peminjam rata-rata per bulan naik dari 6.609  pada tahun 2007 menjadi 7.854 pada tahun 2008 atau naik 18,8 %. Sedangkan rata-rata jumlah buku yang dipinjam per bulan mengalami kenaikan 2,8 % yaitu dari 11.117 pada tahun 2007 menjadi 11.432  pada tahun 2008. (Lihat Lampiran 4).

Untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi, UPT Perpustakaan UNS mengembangkan perpustakaan digital. Pengembangan perpustakaan digital meliputi penambahan personal computer, server, penggantian kabel jaringan dengan fiber optics, input data buku fakultas dan E-Journal UNS serta WebSite Perpustakaan. Renovasi ruangan untuk Self Access Terminal (SAT) dan penambahan perangkat komputer untuk Internet akan dilaksanakan pada tahun 2009 dengan bantuan dana dari Pertamina.

Sekalipun pengguna internet di UPT Perpustakaan mengalami kenaikan yaitu 838 mahasiswa rata – rata per bulan pada tahun 2007 menjadi 1.056 pada tahun 2008, namun pemanfaatan jurnal elektronik mengalami penurunan yaitu rata-rata per bulan pada tahun 2007 sebanyak 592 sedangkan pada tahun 2008 sebanyak 572 ( Lihat Lampiran 8 dan 9)

Proses input data buku dari 7 perpustakaan fakultas yang direncanakan pada tahun 2008 hanya ter-realisasi 4 Fakultas yaitu Perpustakaan F.Hukum, FISIP, FKIP, dan FMIPA. Sedangkan Perpustakaan Fakultas Kedokteran sudah ada kesediaan dan akan dilaksanakan pada tahun 2009. Sementara Perpustakaan Fakultas Teknik dan Ekonomi belum ada kemauan untuk menerapkan Sistem UNSLA.

4.  TANTANGAN DAN HAMBATAN YANG DIHADAPI

Berbagai tantangan dan hambatan dalam pengembangan program dan kegiatan di UPT Perpustakaan meliputi hal-hal sebagai berikut :

  1. Antara pustakawan dan tenaga akademik/dosen kurang bersenergi
    Antara pustakawan dan dosen masih berjalan sendiri-sendiri, belum ada sinergi yang baik dan pemahaman bahwa profesi mereka saling kait mengkait dan saling bisa mendukung.
  2. Kurangnya koordinasi antara UPT Perpustakaan dengan Perpustakaan Fakultas
    Keberadaan perpustakaan di fakultas adalah suatu kenyataan yang harus diakui manfaatnya bagi sivitas akademika UNS, namun demikian koordinasinya masih kurang memadai. Sejak tahun 2007 sudah mulai dirintis adanya Online katalog dengan Perpustakaan FSSR dan Pertanian, Sementara input data buku untuk mendukung sistem online katalog antar perpustakaan di lingkungan UNS pada tahun 2008 meliputi 4 Perpustakaan Fakultas yaitu FISIP, Hukum, FKIP, dan FMIPA. Untuk Perpustakaan Fakultas Kedokteran sudah ada kesediaan untuk mengaplikasikan sistem UNSLA dan direncanakan tahun 2009. Sedangkan Perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Teknik belum ada kejelasan tentang kesediaannya.
  3. Sulitnya mendapatkan data elektronik jurnal dalam bentuk ”softcopy”.
    Rintisan untuk membangun Jurnal Elektronik UNS sudah dimulai pada tahun 2008, namun sampai saat ini jumlah dokumen yang ada di E-Journa UNS masih sedikit sekali yaitu 96 artikel yang terdapat dapat dalam 7 jurnal. Hal ini disebabkan karena sulitnya mendapatkan data tentang elektronik jurnal UNS.
  4. Belum optimalnya kerjasama antar perpustakaan
    Selama ini kerjasama yang telah berjalan adalah kerjasama melalui FKP2TN yang menerbitkan Kartu Sakti. Kartu sakti adalah kartu yang dapat dipergunakan oleh masing-masing pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan anggota FKP2TN. Kerjasama ini seharusnya masih dapat  diintensifkan lagi misalnya dengan kerjasama informasi digital.

BAB III

PENUTUP

Laporan ini disusun untuk mempertanggungjawabkan kinerja UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret tahun 2008 dan sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan pengembangan, dan peningkatan kinerja UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret pada tahun-tahun mendatang.

Penambahan koleksi yang dilakukan secara terus menerus telah menghasilkan dampak yang positif yaitu adanya peningkatan rata-rata jumlah peminjam dan jumlah buku yang dipinjam. Jumlah peminjam rata-rata per bulan naik dari 6.609  pada tahun 2007 menjadi 7.854 pada tahun 2008 atau naik 18,8 %. Sedangkan rata-rata jumlah buku yang dipinjam per bulan mengalami kenaikan 2,8 % yaitu dari 11.117 pada tahun 2007 menjadi 11.432  pada tahun 2008. Begitu juga tentang jumlah pengguna internet terus meningkat dari tahun ke tahun. Untuk mengantisipasi hal tersebut, maka pada tahun 2009 UPT Perpustakaan UNS mendapat bantuan dari Pertamina untuk merenovasi ruang dan menambah jumlah komputer  untuk akses internet.

Namun demikian pemanfaatan elektronik jurnal belum begitu menggembirakan, oleh karena itu perlu diupayakan sosialisasi secara terus menerus agar elektronik jurnal dapat dimanfaatkan secar maksimal. Begitu juga tentang online antar perpustakaan di lingkungan UNS, masih ada tiga perpustakaan fakultas yang belum memanfaatkan UNSLA yaitu Perpustakaan F. Ekonomi, F. Kedokteran, dan F. Teknik.

Berbagai kebijakan program dan pengembangan kegiatan di UPT Perpustakaan ke depan harus senantiasa dilakukan secara proaktif dan akomodatif dalam rangka memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan dan mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Mencari Model Otomasi Perpustakaan UNS : usulan

Perjalanan Otomasi Perpustakaan

Tidak bisa dipungkiri bahwa, tuntutan komunitas terhadap perpustakannya agar dapat menyediakan dan melayani kebutuhan informasi dalam berbagai format secara cepat dan akurat. Kebutuhan informasi ini akan bisa terpenuhi apabila informasi yang dikelola memang tersedia dan tersedianya sarana akes yang memadahi. Sarana akses ini termasuk terwujudnya otomasi (komputerisasi) perpustakaan.

Otomasi (komputerisasi) perpustakaan mutlak diimplementasikan. Beberpa hal yang melatarbelakanginya adalah:

  • jumlah terbitan/koleksi yang perlu dikelola meningkat
  • kebutuhan informasi oleh pengguna meningkat
  • jenis layanan yang perlu disediakan meningkat
  • jumlah pengguna yang dilayani meningkat
  • adanya keterbatasan SDM perpusatakaan
  • untuk efektifitas dan efisiensi waktu pengelolaan dan pelayanan informasi
  • untuk memenuhi tuntutan TI
  • untuk meningkatkan prestise perpustakaan
  • agar perpustakaan tidak terisolasi
  • untuk mengembangakan “resourcesharing”

Perjalanan otomasi Perpustakaan Pusat UNS diawali pada tahun 1990 dengan hadirnya Bibliofile, sumbangan dari IDP Australia, untuk membangun database bibliografi sekaligus mencetak katalog kartu. Tahun 1993-an muncul SIPERPUS. Ide awal memang bagus, namun dalam perjalannya, sistem ini tidak bisa diharapkan. Dua tahun kemudian, 1995, UKKP (Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan Perguran Tinggi) Jakarta, mendistribusikan Dynix secara gratis, hanya terbatas pada “cataloguing modul”, modul untuk membangun database bibligrafi dan penelisurannya.

Perpustakaan Pusat UNS telah mewujudkan impiannya setelah adanya Proyek DUE dengan terimplementasinya aplikasi Dynix, paket “integrated software” untuk manajemen, pelayanan dan akses informasi pada tahun 1997. Bersamaan dengan itu pula, Perpustakaan UNILA (Universitas Lampung) dan UNEJ (Universitas Jember) juga mengimplementasikan atomasi dengan aplikasi yang sama. Dynix, produk Australia, menjadi pilihan, karena untuk mengembangakan Dynix yang sudah ada, dan pada waktu itu di dalam negeri belum banyak para pengembang software melirik perpustakaan. Kalaulah ada, fasilitas yang dimilikinya masih dibilang sangat dangkal.

Investasi yang ditaman untuk pengembangan perpustakaan pada waktu memang tidak tanggung-tanggung, boleh dibilang anggaran yang tidak ada tandingannya apabila dibandingkan dengan anggaran DIP, yang notabennya anggaran dari APBN, untuk perpustakaan. Apalagi waktu itu nilai tukar rupiah sedang di bawah tekanan dolar Amerika paling bawah.

Kurun waktu 8 (delapan) tahun, 1997-2005, Perpustakaan Pusat dikawal dengan aplikasi tersebut degan kebesaran, kebanggaan dan berbagai fasilitas yang dimilikinya. Dengan segala keramahannya yang dimiliki aplikasi tersebut – disinyalir belum ada tandingannya untuk ukuran waktu itu, bahkan mungkin sekarang – telah memberikan kontribusi yang nyata bagi komunitas pengelola dan penggunanya. Data bibliografi akan dengan mudah dan cepat diakses dari lingkungan UNS, bahkan dengan telnetnya telah masuki jaringan global. Demikian pula untuk keperluan pelayanan sirkulasi, transaksi peminjman akan mudah dilakukan dengan mudah, cepat dan akurat.

Dengan keterbatasan SDM yang mampu mendampingi operasionalnya, Dynix ini menjadi tumpuan sekaligus andalan dalam mengelola, pelayanan dan akses informasi. Karena disadari atau tidak, untuk mengimplementasikan aplikasi otomasi perpustakaan ini dibutuhkan investasi yang “gedhe” dan diperlukan keuletan, kesabaran, ketelitian, ketaatan asas dan kekonsistenan dalam mewujudkan database bibliografi dan keanggotaan. Dengan kedua database inilah transaksi peminjaman bisa dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Pemikiran untuk mengembangkan aplikasi tersebut tentulah ada. “Migrate” ke versi windows dan memiliki “user license” tanpa batas menjadi cita-cita bagi para pengelola perpustakaan pada waktu itu. Namun, impian itu kandas seiring dengan berakhirnya Proyek DUE. Masih beruntung bahwa, “maintenance” sudah terbayar oleh Proyek DUE sampai tahun 2002. Setelah itu, hanya berbekal modal “utak-atik” dan coba-coba, aplikasi ini mampu berjalan sesuai yang diharapkan.

Kendala

Sayangnya, investasi yang besar ini harus terseok lantaran salah satu modul, CataloguingModul – modul untuk pengolahan data bibliografi – akhir tahun 2005 ngadat, tidak mau bekerja. Padahal maintenance untuk software ini sudah berakhir. Hal ini disinyalir pasokan listrik yang tidak stabil dan menyebabkan mati-hidupnya sang “server”. Kondisi ini membuat kegiatan pengembangan database bibliografi terhenti. Namun, sebagai sarana akses data bibliografi dan transaksi peminjman, aplikasi ini masih bisa dihandalkan, termasuk fasilitas penelusuran dengan operator: “boolean” dan “truncations”.

Sepeninggal Proyek DUE, permasalahan maintenance menjadi terabaikan lantaran beaya maintenace tersebut terbilang tinggi untuk ukuran negeri ini. Katakalan 1 (satu) tahun saja lebih dari AUD$5,000 harus dikeluarga oleh Proyek DUE pada waktu itu.

Dengan pincangnya satu modul, Cataloguing Modul, membawa dampak tidak bertambahnya data bibliografi. Ini berarti, koleksi baru yang diterima untuk sementara tidak menjadi bagian dari aplikasi Dynix. Untuk maintenance modul yang ngadat, pengelola perpustakaan telah melakukan kontak dengan perusahaan pembuat software Dynix. Alhasil, “fixing” Cataloguing Modul bisa dilaksanakan sekaligus migrasi ke versi windows, penambahan user lisence menjadi 100, dan beaya maintenance selama yang ditinggalkan, Perpusakaan Pusat harus menyediakan dana sebesar AUD$102,173.36. Sungguh suatu dilema, di satu sisi kita membutuhkan maintenance, di sisi lain beaya sangat fantanstis untuk ukuran kita.

Dari pengamatan penulis, kendala ini nampaknya masih bisa diatasi dengan model “kanibal”. Artinya, perlu dilakukan install ulang Dynix yang “blank” datanya lalu mengimpor data yang aktif dan melakukan setup. Ini pernah dilakukan penulis dan berhasil.

Aplikasi Baru Ditawarkan

Setelah hampir satu tahun dalam kevakuman penambahan data bibliografi, aplikasi baru, UNSLA (UNS Library Automation), buatan lokal, diimplementasikan mendampingi aplikasi pendahulunya. Dengan segala keterbatasannya dan terkadang tersendat di sana-sini, aplikasi ini diharapkan mampu menjawab kebutuhan otomasi di masa mendatang. Bahkan di akhir tahun 2006, aplikasi ini telah menjadi jaringan global.

Sekalipun masih dalam keterbatasannya, namun usaha dan terobosan ini perlu mendapatkan acungan jempol. Bahkan rencana untuk menggandeng perpustakaan fakultas bergabung dan atau menggunakan UNSLA perlu mendapat respon positif dari rekan-rekan pengelola perpustakaan fakultas. Sebagai catatan bahwa, fakultas: Hukum, Ekonomi, FKIP dan Kedokteran, telah mengimplementasikan otomasi dengan software yang lain, dan boleh dibilang telah mapan. Sedangkan F. MIPA, F Teknik, dan FISIP masih dalam tahap pembangunan database bibliografi. Gagasan ini dilontarkan dengan mempertimbangkan bahwa, selama ini database bibliografi masih terpecah-pecah dengan karakteristik sistem yang digunakan oleh masing-masing fakultas, apalagi database belum bisa diakses melalui jaringan global.

Untuk ini, tentunya perpustakaan-perpustakaan yang telah mengimplementasikan otomasinya akan dihadapkan pada dua pilihan antara “migrate” ke aplikasi baru atau tetap bertahan pada aplikasi yang lama. Apalagi ternyata pilihan jatuh pada bergabung dan atau mengunakan UNSLA, maka akan mendapatkan stimulan sebesar Rp. 5,5 juta dari Pusat, sebagai uang lelah entri data. Sungguh suatu “iming-iming” yang menggiurkan.

Perlu diketahui bahwa, migrate ke aplikasi baru tentunya akan menimbulkan permasalahan baru, baik pengelola maupun pengguna perpustakaan harus melakukan penyesuaian dengan aplikasi baru. Belum lagi konversi data yang mungkin belum tentu “compatible” dengan karakteristik aplikasi baru. Yang tidak boleh dikesampingkan adalah bahwa, sistem baru tersebut belum tentu lebih unggul jika dibandingkan dengan sistem yang sudah berjalan. Atau boleh dikatakan, fasilitas yang disediakan oleh aplikasi lama belum tentu lebih rendah jika dibandingkan dengan aplikasi baru.

Pertimbangan

Beberapa pertimbang yang bisa disarankan dalam menentukan model otomasi perpusatkaan UNS. Pertama, memilih dan menggunakan software untuk perpustakaan, menurut Ikhwan Arif, Koordinator TI Perpustakaan UGM, perlu mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :

  • Kehandalan: mampu menangani operasi pekerjaan dengan intensitas yang tinggi/besar dan terus menerus,
  • Kegunaan: fasilitas yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan,
  • Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan,
  • Kapasitas: mempunyai daya simpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat dan akurat,
  • Sederhana: menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna,
  • Fleksibel: dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Kedua, konsep sentraliasi dan desentralisasi. Konsep sentralisasi berarti adanya pengabungan database dari perpustakaan-perpustakaan fakultas dan pusat. Di sini perpustakaan fakultas berfungsi sebagai clients, sehingga satu komando dan peraturan dari perpustakaan pusat. Salah satu dari penerapan konsep sentralisasi ini adalah jika peminjaman untuk satu kategori pengguna sebanyak 3 (tiga) eksemplar, maka semua perpustakaan harus mengikuti aturan peminjaman tersebut.

Kerepotan yang muncul dengan konsep sentrasilasi ini adalah tentang laporan. Dalam hal ini, akan ada klaim dari masing-masing perpustakaan atau tidak terdeteksinya akivitas dari masing-masing perpustakaan.

Konsep desentralisasi berarti database bibliografi bisa menjadi satu atau berdiri sendiri-sendiri. Bagi perpustakaan yang databasenya dikelola sendiri, ada keharusan untuk meng-“upload” ke database bibliografi universitas. Di sini perpustakaan-perpustakan fakultas mempunyai otoritas, terutama dalam menentukan kebijakan pelayanan sirkulasinya.

Untuk lebih memberikan otoritas kepada perpustakaan-perpustakaan fakultas, tentunya konsep desentralisasi akan menjadi pilihan yang ideal bagi sebuah lembaga yang memiliki perpustakaan-perpustakaan cabang atau “branch libraries”. Dengan demikian akan lebih jelas, khususnya otoritas pelayanan peminjaman yang dimiliki oleh perpustakaan fakultas, siapa yang kuat koleksinya akan bisa memberikan pelayanan yang lebih jika dibandingkan dengan perpustakaan yang memiliki koleksi yang masih minim/terbatas. Di samping itu, setiap aktivitas untuk masing-masing perpustakaan akan bisa terrekam dengan jelas.

Ketiga, mempertimbangkan ada beberapa perpustakaan fakultas telah mapan implementasi otomasinya. Untuk itu, ajakan untuk bergabung dan atau memakai UNSLA dengan alasan supaya database bibliografi bisa diakses pada jaringan global, maka seyogyanya diantisipasi dengan membuat “link“ pada domain Perpustakaan Pusat ke masing-masing perpustakaan fakultas. Sehingga dengan demikian, pengguna lewat jaringan global akan bisa memilih ke perpustakaan mana yang mereka inginkan.

Keempat, sejalan dengan butir ketiga di atas, biarlah perpustakaan yang telah menggunakan softwarenya, namun perlu disediakan sarana konversi database agar database yang telah ada bisa diterima oleh UNSLA dan menyatu dengan database bibliografi universitas.

Kelima, menyadari begitu pentingnya otomasi perpustakaan yang berjalan dengan lancar, cepat dan akurat, maka perlu ditempatkan seorang programmer atau asisten programmer di Perpustakaan Pusat. Hal ini dengan pertimbangan bahwa, selama ini UNSLA mengandalkan programmer dari unit kerja lain, padahal beban kerja programmer tersebut begitu besar dan luas lingkupnya. Selain itu, dalam perjalanan implementasi otomasi diperlukan penambahan/pengembangan fasilitas di sana-sini, belum lagi “troubleshooting” perlu diatasi segera dan setiap saat. Jika perlu, Perpustakaan Pusat memiliki programmer sendiri yang terlebih dahulu harus melakukan magang untuk mempelajari struktur program dan database yang ada.

Keenam, bagi perpustakaan yang belum beruntung untuk mengimplementasikan otomasi, mungkin terkendala oleh pengadaan hardware dan software, Perpustakaan Pusat perlu mensuplai hardware dan software yang diperlukan beserta instalasinya, agar bisa mengejar ketinggalannya dari perpustakaan yang lain.

Oleh Widodo H. Wijoyo (Pengampu Program Diploma III Ferpustakaan FISIP UNS)

TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA KERJA PERPUSTAKAAN

Oleh : Harmawan

A. PENDAHULUAN

Sering kita dengar pernyataan bahwa fungsi perpustakaan sekolah di Indonesia kurang optimal, keberadaan perpustakaan sekolah hanya sebagai syarat administratif saja, minat baca siswa rendah, koleksinya hanya buku paket (sedikit), tenaganya tidak profesional dsb. Pertanyaannya adalah mengapa hal ini terjadi ? Ada beberapa alasan kenapa hal itu terjadi, diantaranya adalah komitmen pimpinan terhadap perpustakaan kurang, tidak ada dana atau kegiatan perpustakaan belum menjadi prioritas. Kalau kita lanjutkan pertanyaan tersebut dengan mengawali kata mengapa, maka menjadi mengapa komitmen pimpinan rendah ? dan mengapa kegiatan yang menyangkut perpustakaan belum menjadi prioritas ? Kemungkinan jawaban yang saya munculkan adalah para penanggungjawab perpustakaan sekolah belum pernah menyusun rencana kerja atau kalau sudah pernahpun rencana kerja yang diusulkan belum dapat meyakinkan pimpinan untuk mengabulkannya.

Oleh karena itu, dalam lokakarya ini saya mencoba membagi pengalaman tentang bagaimana cara menyusun rencana kerja perpustakaan.

1. KERANGKA KERJA TRADISIONAL VS KERANGKA KERJA STRATEGIK

Pendekatan manajemen pada dasarnya dapat kita klasifikasikan ke dalam dua kategori yaitu pendekatan konvensional atau tradisional dan pendekatan modern atau pendekatan berfikir strategik. Pendekatan manajemen tradisional merupakan suatu cara yang sederhana, kurang menekankan analisis, dan berdasarkan pertimbangan kebiasaan. Sedangkan pendekatan strategik adalah pendekatan manajemen yang didasarkan pada data dan fakta. Kedua pendekatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

 

Manajemen Tradisional              Manajemen Strategik

VISI                                        VISI

↓                                             ↓

MISI                                        MISI

↓                                             ↓

TUJUAN                              ANALISIS INTERNAL
& EKSTERNAL

↓                                            ↓

RENCANA KERJA              TUJUAN

↓                                            ↓

HASIL                             FAKTOR STRATEGIS

STRATEGI

RENCANA KEGIATAN

PELAKSANAAN

PEMANTAUAN & EVALUASI

 

A. ISU AKTUAL

Agar supaya rencana kerja perpustakaan berdasar kepada data, fakta, analisa dan strategi, maka penanggungjawab perpustakaan  perlu melakukan pengindentifikasian semua persoalan yang dihadapi. Adalah tidak mungkin menyelesaikan semua masalah secara bersamaan.  Oleh karena itu, setelah pengidentifikasian semua masalah selesai, langkah selanjutnya adalah menentukan isu aktual. Penentuan isu aktual dapat dilakukan dengan cara memilih mana persoalan yang paling krusial atau dengan cara membulatkan dari beberapa masalah yang penting.

Isu aktual adalah persoalan/masalah pokok yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi. Persoalan tersebut harus dibahas, didiskusikan, dan kemudian di ambil keputusan untuk dilakukan tindakan yang relevan dengan isu tersebut.

B. PERUMUSAN SASARAN

Berdasarkan isu aktual yang telah diidentifikasi di atas, maka sasaran yang ingin dicapai dapat ditentukan. Sasaran adalah pernyataan hasil yang dapat dicapai dalam kurun waktu 1-12 bulan. Sasaran sama dengan tujuan jangka pendek. Dalam merumuskan sasaran hendaknya SMART

1. Specific, terfokus
2. Measurable, terukur
3. Achieveable, dapat dicapai, memungkinkan tercapai.
4. Relevant, terkait dengan tujuan tujuan dan kewenangan atau tanggung jawab.
5. Time related, ada batasan waktu

C. INDIKATOR

Salah satu kriteria sasaran yang baik adalah terukur seperti yang telah disebutkan di atas. Dengan adanya ukuran akan dapat diketahui tingkat kemajuan pelaksanaan tugas atau keberhasilan mencapai sasaran. Tolok ukur keberhasilan itu disebut indikator.

Indikator adalah keterangan, gejala, pertanda yang dapat digunakan untuk mengetahui kemajuan tercapainya  suatu kegiatan. Indikator keberhasilan pelaksanaan tugas dapat diklasifikasikan dalam beberapa kategori yakni indikator input (masukan), process (proses), output (keluaran), outcome (hasil), benefit (manfaat), dan impact (dampak). Dalam praktiknya adalah sulit mengukur semua kategori di atas. Untuk kegiatan perpustakaan indikator yang digunakan barangkali cukup 2 atau 3 indikator yaitu input, process, dan output.

D.  ALAT ANALISIS

Untuk menentukan strategi yang tepat dalam rangka mencapai sasaran yang telah ditentukan, maka diperlukan suatu alat analisis. Dalam melakukan serangkaian kegiatan analisis ada beberapa alat analisis yang dapat digunaka seperti, SWOT, Force Field, Teknik pohon masalah, teknik Fishbone dsb. Dalam makalah ini akan saya uraikan sedikit tentang SWOT Analysis.

Analisis SWOT merupakan suatu alat yang berfungsi dalam melakukan “general check-up”organisasi untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi, guna menentukan strategi dan tindakan yang tepat untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor internal yaitu faktor-faktor yang berasal dari dalam organisasi , sedangkan peluang dan ancaman merupakan faktor eksternal yaitu faktor-faktor yang datang dari luar organisasi tetapi sangat berpengaruh terhadap maju mundurnya organisasi.

E. PERUMUSAN STRATEGI

Dari hasil analisis SWOT dapat disusun suatu rumusan strategi. Dengan strategi yang disusun berdasarkan analisis tersebut diharapkan sasaran yang ditentukan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Ada beberapa kemungkinan strategi yang dapat disusun setelah melakukan analisis SWOT antara lain : memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang (SO), menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman (ST), memperbaiki kelemahan yang masih potensial mendukung kekuatan untuk meraih peluang (WO), dan meminimalkan kelemahan atau memperbaiki kekurangan agar ancaman tidak menjadi penghambat meraih peluang (WT)


F. PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN

Setelah strategi dapat dirumuskan, langkah terakhir adalah menyusun rencana kegiatan. Kegiatan yang akan kita lakukan harus sesuai dan relevan dengan strategi yang telah kita tentukan. Penyusunan kegiatan ini harus diikuti jadwal kegiatan dan pembentukan tim untuk memperlancar kegiatan (Panitia).

G. PENUTUP

Penyusunan rencana kerja merupakan awal pekerjaan yang harus dilakukan oleh perencana dalam suatu organisasi termasuk perpustakaan. Awal pekerjaan ini bila dilakukan dengan baik, maka separuh dari suatu kegiatan dapat dianggap selesai. Namun demikian, penyusunan rencana kerja perpustakaan yang baik adalah hal yang tidak gampang. Para perencana (kepala atau penanggung jawab perpustakaan) perlu meningkatkan keahlian manajemennya. Keahlian manajemen dapat ditingkatkan dengan berbagai cara antara lain menambah pengalaman, suka belajar, dan ada kemauan kemauan kuat untuk maju.

Harapannya adalah setelah kita dapat menyusun rencana kerja dengan baik, maka rencana yang kita susun dapat diperhatikan oleh pimpinan dan ujungnya adalah terkabulnya usulan kita.

 

Daftar Pustaka :

  1. Sianipar, J.P.G dan Entang, H.M. Teknik-Teknik Analisis Manajemen : Bahan Ajar DIKLATPIM Tingkat III; Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2001.
  2. Saleh, Abdul Rahman. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud, 1995

* Makalah ini disampaikan pada kegiatan lokakarya Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah Kerjasama
antara Dinas Pendidikan Kota Tegal dengan Universitas Sebelas Maret. tgl. 5 Agustus 2005

GEMAR MEMBACA: TANGGUNGJAWAB SIAPAKAH?

Oleh: Tri Hardiningtyas

PENGANTAR
Seseorang  dengan kacamata minus akan diasumsikan sebagai sosok gemar membaca, kutu buku. Padahal, tidaklah demikian yang terjadi.  Seseorang yang berkutat dengan kumpulan buku-buku  belum tentu sebagai seorang kutu buku. Ada kemungkinan orang tersebut mempunyai kegemaran mengumpulkan buku, atau orang tersebut hanya sebagai penggemar gambar tertentu yang terdapat dalam tumpukan bukunya untuk dikoleksi.  Akan tetapi,  kita tidak bisa mungkir jika melihat seseorang membawa buku secara spontan kita berpikir bahwa buku tersebut sedang dibaca. Sependapatkah anda? Buku atau apapun koleksi karya cetak yang bisa dibaca merupakan gudang informasi, ilmu pengetahuan. Apapun yang didapat melalui bacaan (sesudah membaca)  membuka mata hati kita mengenal dunia. Dunia apa saja yang bisa diperoleh lewat sumber bacaan tadi.

Perkembangan teknologi informasi, tidak akan menggilas kebiasaan seseorang untuk membaca sumber bahan cetak. Hal ini dikarenakan, membaca dengan karya cetak (buku/majalah/koran, dan sebagainya) lebih nikmat  tanpa beban, dibandingkan dengan membaca informasi melalui media elektronik (informasi via internet). Selain itu, disebabkan pula pemerataan kesempatan agar bisa membaca untuk mendapat informasi belum menyeluruh. Dalam dunia belajar mengajar atau pendidikan dan pengajaran belum dibiasakan membaca sebagai kewajiban. Para pendidik/guru pun belum sepenuhny menerapkan kebiasaan membaca, baik di rumah atau lingkungan sekolah. Padahal, dengan membaca seseorang mendapat  informasi yang dibutuhkan sebagai bekal ilmu menjalani tantangan hidup.

Kegiatan membaca berkaitan dengan ketersediaan sarana bahan bacaan yang sesuai dengan kebutuhan jenis informasinya (kelompok usia). Oleh karena itu, siapapun yang ingin berperan sebagai perantara penyampai ilmu pengetahuan (transfer informasi) haruslah mengajak serta mendorong seseorang agar melek huruf  (membaca) terlebih dahulu. Perlu kiranya kita ketahui, bahwa urusan melek huruf  bukanlah urusan guru/pendidik semata, akan tetapi harus menjadi urusan kita bersama. Dengan demikian, cita-cita menjadi bangsa yang cerdas sudah selayaknya menjadi cita-cita setiap warga negara. Prestasi setiap warga negara bertumpu pada kemajuan bangsa.  Jadi, siapakah yang bertanggungjawab jika masih ada saudara kita yang belum melek huruf, sehingga belum bisa membaca? Bagaimana  menumbuhkan budaya gemar membaca, kalau belum melek huruf? Harus diakui bersama, bahwa budaya lisan masih mengental dalam diri kita. Inilah salah satu faktor penghambat tumbuhnya budaya gemar membaca. Akan tetapi kita harus memulainya, sebagaimana kata orang bijak  yakni lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali! Ada sedikit pengalaman yang bisa dibagi, bahwa minat baca bisa dimulai dari keluarga sendiri. Kedua anak kami, menurut pengamatan kami termasuk golongan gemar membaca. Akan tetapi, keduanya memulai dengan cara yang beda. Anak pertama menjadi gemar baca karena masa balita sering mendengar cerita pengantar tidur dari kami. Setelah bisa baca, ingin mengulangi cerita-cerita dengan membaca sendiri. Sementara, anak kedua gemar membaca bersamaan dengan meningkatnya kepintaran dalam membaca yang diajarkan di sekolah. Kebiasaan membaca ternyata tidak harus dimulai dengan melek huruf. Hal terpenting adalah kemauan untuk memulai.

MINAT BACA ATAU GEMAR MEMBACA?
Pengertian

Gemar artinya suka, senang sekali. Sementara  minat  yaitu  perhatian, kesukaan/kecenderungan hati akan sesuatu (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Jadi gemar membaca dapat diartikan sebagai kesukaan akan membaca, ada kecenderungan hati ingin membaca. Menurut Suhaenah Suparno minat baca seseorang seharusnya diukur berdasarkan frekuensi dan jumlah bacaan yang dibaca selain buku pelajaran (dalam Abdul Rahman, 2005:122). Dengan demikian minat baca seseorang berimbas kepada jumlah koleksi yang pernah dibaca yang bersangkutan (bukan buku pelajaran/modul/buku paket sekolah). Adapun koleksi bacaan yang dikonsumsi bisa diperoleh dari mana pun juga. Hal ini berkaitan dengan peran toko buku, taman bacaan, atau perpustakaan. Bilamana minat baca sudah tumbuh, maka dibutuhkan fasilitas (buku/majalah/koran, dan sebainya) yang memadai. Suatu kenyataan jika, di ranah Indonesia ini masih sedikit yang memiliki koleksi bacaan sendiri. Sebagian besar koleksi diperoleh dengan meminjam atau membaca di sebuah kedai/toko buku atau perpustakaan. Bahkan bagi mereka yang mampu (dana berlebih) bisa mengakses melalui internet, pun memiliki perpustakaan sendiri. Dengan demikian, adanya minat baca sehingga gemar membaca belumlah merata. Kembali pada pertanyaan di atas, siapakah yang harus menumbuhkan budaya gemar membaca? Harapan kita tentunya, jika melek huruf sudah terjadi, seseorang akan berminat untuk membaca segala sesuatu, selanjutnya menjadi gemar membaca.

PERAN PERPUSTAKAAN DALAM BUDAYA GEMAR MEMBACA
Berdasarkan undang-undang nomor  43  tahun 2007 tentang perpustakaan bahwa budaya gemar membaca menjadi tanggungjawab keluarga, satuan pendidikan (sekolah), masyarakat, maupun pemerintah. Sebagaimana bunyi undang-undang tentang perpustakaan pasal 48 berikut ini.

  1. Pembudayaan kegemaran membaca dilakukan melalui keluarga, satuan pendidikan, dan masyarakat.
  2. Pembudayaan kegemaran membaca pada keluarga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) difasilitasi oleh Pemerintah dan pemerintah daerah melalui buku murah dan berkualitas.
  3. Pembudayaan kegemaran membaca pada satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mengembangkan dan memanfaatkan perpustakaan sebagai  proses pembelajaran.
  4. Pembudayaan kegemaran membaca pada masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui penyediaan sarana perpustakaan di tempat-tempat umum yang mudah dijangkau, murah, dan bermutu.

Jelas kiranya, bahwa gemar membaca menjadi tanggungjawab bersama seluruh warga negara dalam upaya mencerdaskan bangsa. Adapun fasilitas yang disediakan memang sangat tergantung pada bagian penyedia informasi, yang salah satunya yakni perpustakaan. Meskipun dalam pasal tersebut jelas dinyatakan bahwa budaya gemar membaca difasilitasi oleh pemerintah melalui buku murah dan berkualitas. Kenyataannya, buku yang murah pun tidak terbeli bagi masyarakat kebanyakan. Lalu ke mana para pemburu bacaan mencari “makanan”? Jawaban yang lebih pas yakni perpustakaan, taman bacaan, maupun tempat-tempat penyedia fasilitas secara gratis, tanpa bea yang pasti. Harus diakui, itulah gambaran budaya gemar membaca di tanah air kita. Pemerataan kesempatan mendapat pendidikan agar dapat membaca maupun kursus-kursus kejar paket tertentu dalam rangka pemberantasan buta aksara belumlah optimal. Oleh karena itu, mari kita berlomba untuk memberikan fasilitas pembudayaan gemar membaca. Sebagaimana dinyatakan dalam pasal tersebut di atas, kita mulai dari keluarga kita, mulai dari diri sendiri (mengutip pendapat AA Gym).
Melalui pasal 51 dari undang-undang yang sama dinyatakan bahwa pembudayaan gemar membaca dilakukan melalui gerakan nasional gemar membaca, dan dilaksanakan oleh pemerintah yang melibatkan seluruh lapisan masyarakat. Akan tetapi perpustakaan pun wajib berperan aktif dengan menyediakan karya tulis, karya cetak, dan karya rekam. Ternyata, perpustakaan tetap menjadi tumpuan harapan dalam pelaksanaan budaya gemar membaca. Anehnya, sampai saat ini masih banyak yang enggan berhubungan dengan perpustakaan. Tidak perlulah menutup mata bahwa belum setiap satuan pendidikan (sekolah) mempunyai/menyelenggarakan perpustakaan sesuai yang dinyatakan dalam undang-undang tentang perpustakaan. Oleh karena itu, ayolah para petugas di dalam jajaran satuan pendidikan (sekolah) untuk melaksanakan kewajiban, demi mencerdaskan bangsa. Tentu saja peran keluarga dan masyarakat juga diaktifkan. Bagaimanapun satuan pendidikan (sekolah) kita masih banyak yang belum sepenuhnya mempunyai fasilitas yang memadai. Bahkan tidak sedikit gedung untuk tempat belajar runtuh, tidak layak pakai, rapuh karena mudah hancur karena hujan atau angin, sehingga menimbulkan korban pula.

PENUTUP
Mari kita saling bergandeng tangan merapatkan barisan menggiring pertumbuhan budaya gemar membaca. Alangkah baik jika dimulai dari diri sendiri, dari keluarga, menuju keluarga yang makin besar, desa, kelurahan, kecamatan, kabupaten, hingga propinsi, akhirnya seluruh bangsa gemar membaca. Memulai suatu kebaikan memang sulit, tapi harus dilakukan.

DAFTAR PUSTAKA

Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1976.
Abdul Rahman Saleh. “Peningkatan Budaya Gemar Membaca” dalam PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN DI INDONESIA. BOGOR: IPB PRESS, 2005.

*) diterbitkan majalah : Pewara Dinamika, Vol. 10, No. 16 Feb 2009

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Oleh: Daryono

  1. Pengertian

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas  lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.

Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan  baik adalah  ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan  mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.

Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.

Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem  dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik,  perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.

  1. Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.

Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).

  1. Anggaran

Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :

  1. Anggaran dari lembaga induk
  2. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
  3. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
  4. Uang iuran dari anggota
  5. Penghasilan dari jasa informasi
  6. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
  7. Uang denda keterlambatan
  8. Dan lain-lain
  9. Pengolahan bahan pustaka

Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu  setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.

Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan  dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis(technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.

  1. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi (Collection development) merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan yang mencakup kegiatan : penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.

  1. Inventarisasi

Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan  dalam menyusun laporan mengenai perkembangan  koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak milik).

  1. Katalogisasi

Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu  informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).

Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman  peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/ AACR2R.

Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm  x 12,5 cm ;  2).  Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog) ; 4). Katalog OPAC (Online Public Access Catalog). Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1). Katalog Shelflist ; 2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4). Katalog Subyek.

  1. Klasifikasi

Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar, dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan subyek ( klasifikasi fundamental). Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan bahan pustakanya  menggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system ini akan memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.

Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).

  1. DDC ( Dewey Decimal Classification )

DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan  dimulai dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus, dengan demikian DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000 seksi, dan 10.000 sub seksi.

Berikut pembagian subyek dalam system DDC :

000 = Karya Umum

100 = Filsafat

200 = Agama

300 = Ilmu Sosial

400 = Bahasa

500 = Ilmu Murni

600 = Ilmu Terapan

700 = Seni dan Olah Raga

800 = Kesusasteraan

900 = Sejarah dan Geografi

  1. UDC (Universal Decimal Classification)

Sistem ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan system DDC. Sistem ini juga mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluh cabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC :

0 = Karya Umum

1 = Filsafat, metafisika, logika

2 = Agama

3 = Ilmu Sosial

4 = Bahasa/Filologi

5 = Ilmu Murni

6 = Ilmu Terapan

7 = Seni , Olah Raga dan arsitektur

8 = Kesusasteraan

9 = Sejarah , Geografi, dan biografi

Selain pembagian cabang ini, system UDC masih dibantu dengan symbol-simbol pembantu mislanya : + , : , =, (0…).

  1. Kelengkapan Fisik Buku

Bahan pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat  dimanfaatkan dengan mudah dan baik. Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung buku bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel pada halaman terakhir  ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu buku.

  1. Pelayanan Pemakai

Pelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :

  1. Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
  2. Pelayananberorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola.
  3. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan.
  4. System yang dikembangkanmudah, cepat, dan tepat.

Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :

  1. Pelayanan Sirkulasi
  2. Pelayanan Referensi
  3. Pelayanan Pendidikan Pemakai
  4. Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
  1. Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.

  • Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasisebagai berikut :
    1. Pendaftaran anggota
    2. Peminjaman
    3. Pengembalian
    4. Perpanjangan
    5. Penagihan
    6. Pemungutan denda
    7. Pemberian Sanksi
    8. Statistik
    9. Bebas Perpustakaan
    10. Peraturan Perpustakaan

 

  • Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
  1. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
  2. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.

 

  • Jenis Koleksi yang di sirkulasikan
  1. Koleksi umum
  2. Kolekesi Referensi
  3. Koleksi Cadangan
  4. Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar
  5. Koleksi Penerbitan Pemerintah
  6. Koleksi Audio Visual

 

  1. Pelayanan Referensi

Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna perpustakaan.

Macam-macam Koleksi Referensi :

  1. Kamus
  2. Ensiklopedi
  3. Direktori
  4. Indeks dan Abstrak
  5. Sumber Geogarfi
  6. Biografi
  7. Buku Tahunan (Year book)
  8. Buku Pegangan/pedoman ( Handbook)
  9. Bibliografi
  10. Terbitan Pemerintah (UU, PP)
  11. Pelayanan Pendidikan Pemakai

Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan pemakai, ada beberapa bentuk dan cara :

  1. Ceramah Umum
  2. Bimbingan kelompok
  3. Brosur/leaflet/buku petunjuk
  4. CD-interaktif
  5. Tour de Library

Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :

  1. Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
  2. Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan

 

  1. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi

Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun media yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain :

  • Daftar Tambahan Buku
  • Bibliografi
  • Indeks dan Abstrak
  • Brosur/leaflet
  • Email
  • Website

 

  1. Penutup

Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami, sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini,  untuk perbaikan dimasa-masa mendatang. Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami semoga bermanfaat bagi para pembaca.

 

  1. Daftar Bacaan
  2. SIREGAR, A. Ridwan. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press, 2004.
  3. KOSWARA, E. Dinamika Infomrasi dalam Era Global. Bandung : Remadja Rosdakarya, 1998.
  4. QALYUBI, Syihabuddin. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga, 2003.
  5. BASUKI, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.
  6. LASA Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.

Pemeliharaan Bahan Pustaka di Perpustakaan

Oleh: Daryono

1.  Pendahuluan

Bahan pustaka adalah unsur penting dalam sistem perpustakaan, dimana bahan pustaka harus dilestarikan karena memiliki nilai informasi yang mahal. Bahan pustaka berupa terbitan buku, berkala (surat kabar dan majalah), dan bahan audio visual seperti audio kaset, video, slide, CD-Rom dan sebagainya.

Pemeliharaan bahan pustaka tidak hanya secra fisik saja, namun juga meliputi isinya yang berbentuk informasi yang terkandung di dalamnya.

Pemliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan.

Pemeliharaan Bahan Pustaka pada dasarnya ada 2 (dua) cara :

1.Pemeliharaan kondisi lingkungan bahan pustaka, yang meliputi :

a.mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh cahaya.

b.mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh suhu udara dan kelembaban udara

c.mencegah kerusakan dari faktor kimia, partikel debu, dan logam dari udara

d.mencegah kerusakan dari faktor biota dan jamur

e.mencegah kerusakan dari faktor air

f.mencegah kerusakan dari faktor kebakaran

g.melakukan fumigasi ; tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah, h.  mengobati dan mensterilkan bahan pustaka.

2.Pemeliharan kondisi fisik bahan pustaka meliputi :

a.menambal dan menyambung

– menambal dengan bubur kertas

– menambal dengan  potongan kertas

– menambal dengan kertas tisu

– menyambung dengan kertas tisu

b.laminasi

– laminasi  dengan tangan

– laminasi dengan mesin pres panas

– laminasi dengan filmoplast

c. enkapsulasi  (memberikan bahan pelindung dengan film plastik polyester )

b.penjilidan dan perbaikan

2. Tujuan Pemeliharaan Bahan Pustaka

Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai terkait dengan kegiatan pemeliharaan bahan pustaka di perpustakaan :

1. menyelamatkan nilai informasi  yang terkandung dalam setiap bahan pustaka atau dokumen

2. menyelamatkan bentuk fisik bahan pustaka atau dokumen

3. mengatasi kendala kekurangan ruang (space)

4. mempercepat proses temu balik atau penelusuran dan perolehan informasi

5. menjaga keindahan dan kerapian bahan pustaka

3. Fungsi Pemeliharaan Bahan Pustaka

Kegiatan Pemeliharaan  bahan pustaka memiliki beberapa fungsi antara lain :

1. Fungsi perlindungan : upaya melindungi bahan pustaka dari beberapa faktor yang mengakibatkan kerusakan

2. Fungsi pengawetan : upaya pengawetan terhadap bahan pustaka agar tidak cepat rusak dan dapat dimanfaatkan  lebih lama lagi.

3. Fungsi kesehatan  : upaya menjaga bahan pustaka tetap dalam kondisi bersih sehingga tidak berbau pengap dan tidak mengganggu kesehatan pembaca maupun pustakawan.

4. Fungsi pendidikan : upaya memberikan pendidikan kepada pembaca, bagaimana memanfaatkan bahan pustaka yang baik dan benar

5. Fungsi kesabaran : upaya pemeliharaan bahan pustaka membutuhkan  kesabaran dan ketelitian.

6. Fungsi sosial : pemeliharaan bahan pustaka sangat membutuhkan keterlibatan dari orang lain

7. Fungsi ekonomi  :  pemeliharaan yang baik akan berdampak pada keawetan bahan pustaka, yang akhirnya dapat meminimalisasi  biaya pengadaan bahan pustaka

8. Fungsi keindahan : dengan pemeliharaan yang baik, bahan pustaka di perpustakaan akan tersusun rapi, indah  dan tidak berserakan, sehingga perpustakaan kelihatan indah dan nyaman.

4.Faktor penyebab kerusakan  Bahan Pustaka :

1. Faktor Biologi

–  Binatang Pengerat ( Tikus )

–  Serangga

–  Jamur

2.Faktor Fisika ( alamiah )

– Debu

– Suhu Udara dan kelembapan

– Cahaya

3.Faktor Kimia

Kandungan asam dalam kertas atau tinta juga akan mempercepat kerusakan pada bahan pustaka buku (bahan kertas dan tinta)

4.Faktor Lain

– Manusia

– Bencana alam

5.Beberapa Cara Pencegahan  :

Preventif :

1.Faktor biologi :

a.  Tikus

diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke Ruang Baca .

b. Serangga
– Diupayakan ruangan tetap selalu bersih

– Susunan buku  dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara.

– Rak harus dibuat dari bahan yang tidak  disukai oleh serangga      ( kayu jati/logam)

– Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dll.

–  Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT)

– Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan   pustaka

c. Jamur :

–  memeriksa buku secara berkala

–  membersihkan tempat penyimpanan

–  menurunkan suhu udara

–  susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara

2.  Faktor Fisika ( alamiah )

Preventif :

a.Debu

-dilakukan penyedotan debu (vacuum cleaner )

-dipasang AC/ filter penyaring udara

-dipasang alat pembersih udara  (air cleaner )

-disediakan almari kaca

b.Suhu Udara/kelembaban

-mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20 – 24 C

-memasang alat dehumidifier (untuk ruangan) atau silicagel (untuk almari), untuk mengatur tingkat kelembapan.

c. Cahaya :

– Matahari :Koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film

– Listrik/Lampu

Koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter (UV fluorescent light) atau seng oksida dan titanium oksida.

3.   Faktor kimia

a.  Dengan memilih bahan pustaka yang baik  dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas dan tulisan.

b.  Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan ( buffer)

4.  Faktor lain-lain

a.  Manusia

– menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai bahan pustaka, tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka

– memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka.

– memasang rambu-rambu.

b.  Bencana alam :

– Menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.

– dilarang merokok di dalam ruangan

– memeriksa kabel listrik secara berkala

–   memasang alarm ( smoke detector)

–   menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri.

–   mengontrol air setiap ada turun hujan.

6.  Beberapa  cara  Perbaikan Bahan Pustaka

a.. Laminasi dan Enkapsulasi

Untuk memperpanjang umur bahan pustaka perlu diadakan pelapisan atau laminasi, terutama bahan pustaka yang lapuk atau robek sehingga menjadi tampak kuat atau utuh kembali. Ada 2 cara laminasi yaitu laminasi dengan mesin dan dengan cara manual.

Cara lain selain laminasi adalah enkapsulasi. Enkapsulasi adalah salah satu cara melindungi kertas dari kerusakan fisik misalnya rapuh karena umur. Yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan enkapsulasi adalah kertas harus bersih, kering dan bebas asam.

b.  Penjilidan

Struktur buku terdiri atas: segi, foredge, kertas hujungan, badan buku, papan jilidan, ikatan timbul, groove, tulang pita kapital dan sebagainya. Agar struktur buku itu tidak lepas satu sama lainnya, maka perlu dilakukan penjilidan.

Untuk buku-buku yang telah mengalami kerusakan, perlu segera dilakukan pemjilidan ulang, agar nilai informasi yang ada didalamnya tidak hilang, sehingga buku yang telah diperbaiki dengan pemjilidan ulang tersebut dapat dimanfaatkan kembali oleh pengguna perpustakaan.

Adapaun perlengkapan penjilidan dua hal yaitu :  Alat yang meliputi: pisau, palu, pelubang, gunting, tulang pelipat, penggaris besi, kuas, gergaji, jarum, benang, pengepres, pemidang jahit, mesin potong dan sebagainya. Sedangkan untuk perlengkapan lainya yaitu Bahan penjilid yang meliputi kertas, kain linen, perekat, benang dan kawat jahit.

Sebelum dijilid, buku perlu dipersiapkan secara baik. Kekeliruan atau kekurangan dalam persiapan, dapat berakibat fatal dan mengecewakan. Juga merupakan pemborosan jika harus dijilid ulang. Persiapan penjilidan meliputi dua hal yaitu: (1) penghimpunan kertas-kertas atau bahan pustaka, (2) penggabungan. Penghimpunan harus dikerjakan secara teliti, jangan salah mengurutkan nomor halaman. Kalau majalah, jangan salah mengurutkan nomor penerbitannya. Panjang-pendek, serta lebar kertas harus disamakan. Rapihkan sisi sebelah kiri agar pemotongan dan perapihan dapat dikerjakan untuk ketiga sisi yang lain. Petunjuk penjilidan harus disertakan, agar hasilnya sesuai dengan yang kita kehendaki. Dalam melakukan penggabungan kita harus melihat jilidan macam apa yang dikendaki sesuai dengan slip petunjuk penjilidan.

Ada lima macam jenis jilidan yang dapat dipilih: (1) jilid kaye, (2) signature binding, (3) jilid lem punggung, (4) jilid spiral, (5) jilid lakban.

7.  Pemeliharaan Peta, Slide, Foto Kopi dan Tinta

a. Pemeliharaan  Koleksi Peta

Peta merupakan salah satu sumber informasi untuk menunjang penelitian, pendidikan, maupun untuk keperluan bisnis. Karena itu ada bermacam-macam jenis peta, misalnya peta geografis, peta perdagangan, peta bahasa, peta navigasi, peta hasil bumi dan sebagainya.

Pelestarian koleksi peta merupakan pengetahuan yang harus dimiliki oleh petugas perpustakaan maupun oleh petugas bagian pelestrian. Peta adalah bahan pustaka yang unik, sebab bentuk dan ukuran, serta informasi yang terkandung di dalamnya begitu beraneka ragam. Dengan banyaknya bentuk dan ukuran tersebut maka diperlukan ruang penyimpanan yang beragam pula.

Berbagai jenis kerusakan pada peta antara lain kerusakan karena faktor kimiawi dan kerusakan karena faktor mekanis.

b. Slide

Slide merupakan salah satu jenis bahan audio-visual yang banyak dipergunakan di perpustakaan terutama untuk mendukung pengajaran dan penelitian.

Slide juga memerlukan pemeliharaan secara hati-hati. Tempat penyimpanan harus bebas dari cahaya langsung dari luar, debu serta kelembaban. Slide yang berserakan akan mudah rusak karena kena debu serta goresan.

Slide tidak dapat dibaca dengan mata telanjang. Untuk membaca slide, harus menggunakan alat yang disebut proyektor. Karena itu proyektor harus selalu dirawat agar slidenya dapat dimanfaatkan setiap saat.

c.  Foto Kopi dan Tinta

Dewasa ini banyak perpustakaan menggunakan foto kopi terutama untuk melestarikan koleksinya yang sudah rusak dan langka, sehingga bisa dipinjamkan pada pemakai. Tetapi foto copi sebagai sarana pelestarian dokumen masih kontroversi.

Tinta ternyata merupakan komponen pembuat buku yang sangat penting dan beraneka ragam. Sejak 2.500 tahun Sebelum Masehi tinta sudah dikenal oleh bangsa Mesir dan bangsa Cina. Sampai ditemukannya mesin cetak pada pertengahan abad ke-15, tinta tulis memiliki peranan yang paling penting dalam produksi buku. Setelah mesin cetak diketemukan, bentuk tintanyapun menyesuaikan dengan keperluan percetakan. Tentu saja banyak variasi soal kualitas, warna dan harganya. Tiga macam jenis tinta ialah: 1) tinta tulis, 2) tinta ball point dan 3) tinta cetak.

8.  Pelestarian Nilai Informasi

Untuk menyelamatkan nilai informasi yang dimiliki oleh perpustakaan, ada beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu :

a.  Bentuk Mikro

Dalam mengatasi kekurangan tempat atau ruangan di perpustakaan dan juga dalam rangka melestarikan atau menyelamatkan nilai informasi dari buku-buku yang sudah lapuk, dapat dilakukan dengan alih bentuk dokumen. Alih bentuk yang terkenal ialah bentuk mikro atau lazim disebut mikrofilm. Kelebihan bentuk mikro adalah: hemat ruang, aman dari pencurian, mudah direproduksi dan murah, mudah diakses, akurat dan ekonomis.

b.  Bentuk CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory)

Selain pelestarian informasi dalam bentuk Mikro, di era Teknologi informasi ini, informasi dapat disimpan dalam CD atau yang biasa disebut CD-ROM.

Sesuai dengan namanya, data atau informasi digital yang sudah direkam di dalam CD-ROM tidak dapat dihapus atau ditambah pemakai, tetapi hanya dapat dibaca saja oleh pemakai. Dan bentuk CD-ROM ini banyak memiliki keunggulan bila dibandingkan dengan bentuk lain. Adapaun keungulan CD-ROM sebagai berikut :

1. merupakan sarana penyimpanan informasi berkapasitas tinggi

2. memudahkan penelusuran literatur

3. tahan terhadap gangguan elektromagnetis

4. bagi perpustakaan CD-ROM memudahkan pembuatan katalog

5. mempercepat penerbitan

c.  Bentuk Elektronik

Perkembangan terkini, bahwa koleksi perpustakaan telah dialih bentukan dari teks ke bentuk elektronik (Jurnal Elektronik / e-journal dan Buku Elektronik /e-books ) , dengan bentuk elektronik ini dimungkinkan  informasi yang sebelumnya  hanya dapat diakses secara terbatas, namun dengan bentuk elektronik ini informasi dapat diakses tanpa batas waktu dan tempat.

9.      Daftar Pustaka

Moedzakir : Pemeliharaan Buku dan Menjilid / Yogyakarta : Pusdiklat Perpustakaan IKIP, 1980.

BASUKI, Sulistyo : Pengantar Ilmu Perpustakaan / Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1991.

RAZAK, Mohammadin : Pelestarian bahan pustaka dan arsip / Jakarta : Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, 1992.

MARTOATMODJO, Karmidi : Pelestarian Bahan Pustaka / Jakarta : Universitas Terbuka, 1993.

http://kangtarto.blogspot.com/2008/02/pelestarian-macam-sifat-bahan-pustaka.html

PELESTARIAN, MACAM SIFAT BAHAN PUSTAKA, DAN LATAR BELAKANG SEJARAHNYA

PENGEMBANGAN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

Oleh: Daryono

Pendahuluan

Perpustakaan Umum mempunyai peran sangat strategis dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat, sebagai wahana belajar sepanjang hayat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab dalam mendudkung penyelenggaraan pendidikan nasional, serta merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, hal ini sesuai dengan apa yang telah diamanatkan oleh Undang-undang Dasar 1945 yaitu sebagai wahana mencerdaskan kehidupan bangsa.

Selain amanat sebagaimana tertuang dalam Undang-undang 1945, Perpustakaan Umum juga mempunyai beberapa fungsi strategis dalam rangka meningkatkan taraf hidup masyarakat :

Pertama, fungsi Perpustakaan Umum sebagai tempat pembelajaran seumur hidup (life-long learning). Perpustakaan Umumlah tempat dimana semua lapisan masyarakat dari segala umur, dari balita sampai usia lanjut bisa terus belajar tanpa dibatasi usia dan ruang-ruang kelas. Banyak program pemerintah, seperti pemberantasan buta huruf dan wajib belajar, akan jauh lebih berhasil seandainya terintegrasi dengan Perpustakaan Umum. Bila di sekolah orang diajar agar tidak buta huruf dan memahami apa yang dibaca. Maka di Perpustakaan Umum, orang diajak untuk terbuka wawasannya, mampu berpikir kritis, mampu mencermati berbagai masalah bersama dan kemudian bersama-sama dengan anggota komunitas yang lain mencarikan solusinya. Tugas Perpustakaan Umum membangun lingkungan pembelajaran (learning environment) dimana anggota komunitas pemakainya termotivasi untuk terus belajar dan terdorong untuk berbagi pengetahuan. Dalam konsep manajemen modern, hal ini disebut dengan Knowledge Management.
Kedua, fungsi Perpustakaan Umum sebagai katalisator perubahan budaya. Perubahan perilaku masyarakat pada hakikatnya adalah perubahan budaya masyarakat. Perpustakaan Umum merupakan tempat strategis untuk mempromosikan segala perilaku yang meningkatkan produktifitas masyarakat. Individu komunitas yang berpengetahuan akan membentuk kelompok komunitas berpengatahuan. Perubahan pada tingkat individu akan membawa perubahan pada tingkat masyarakat. Komunitas yang berbudaya adalah komunitas yang berpengetahuan dan produktif. Komunitas yang produktif mampu melakukan perubahan dan meningkatkan taraf hidupnya menjadi lebih baik.
Ketiga, fungsi Perpustakaan Umum sebagai agen perubahan sosial. Idealnya, Perpustakaan Umum adalah tempat dimana segala lapisan masyarakat bisa bertemu dan berdiskusi tanpa dibatasi prasangka agama, ras, kepangkatan, strata, kesukuan, golongan, dan lain-lain. Perpustakaan Umum sangat strategis dijadikan tempat anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan beragam masalah sosial yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Disini, perpustakaan tidak hanya menyediakan ruang baca, tetapi juga menyediakan ruang publik bagi komunitasnya untuk melepas unek-uneknya dan kemudian berdiskusi bersama-sama mencari solusi yang terbaik. Tugas pustakawanlah untuk mendokumentasikan semua pengetahuan publik yang dihasilkan dan menyebarluaskan ke anggota komunitas yang lain. Seorang pustakawan dituntut tidak hanya mampu mengolah informasi, tetapi juga harus punya kepekaan sosial yang tinggi dan skill berkomunikasi yang baik.

Keempat, fungsi Perpustakaan Umum sebagai jembatan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah. Dari semua pengetahuan komunitas yang didokumentasikan di Perpustakaan Umum, fungsi perpustakaan berikutnya adalah melakukan kemas ulang informasi, kemudian memberikan kepada para pengambil keputusan sebagai masukan dari masyarakat. Dengan begini masyarakat akan punya posisi tawar yang lebih baik dalam memberikan masukan-masukan dalam pengambilan kebijakan publik.

Untuk dapat melaksanakan peran dan fungsi di atas perpustakaan umum tidak dapat berjalan sendiri tanpa ada dukungan dari berbagai pihak, baik masyarakat umum maupun pemerintah daerah setempat., hal ini sesuai dengan amanat Undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007 Pasal 8 huruf a s/d f yang berbunyi sebagai berikut :

Pemerintah Propinsi dan Pemerintah kabupaten/kota berkewajiban :

  1. Menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah;
  2. Menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di wilayah masing-masing;
  3. Menjamin kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat;
  4. Menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan;
  5. Memfasilitasi penyelenggaraan perpustakaan di daerah ; dan
  6. Menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya.

Dari uraian diatas kita ketahui bahwa peran Pemerintah Daerah sangat besar terhadap perkembangan perpustakaan umum di daerahnya, selain adanya dukungan yang kuat dari masyarakatnya. Hal inilah kiranya yang dapat mendorong perlunya pemikiran oleh masyarakat dan Pemerintah Kota Surakarta untuk dikembangkan, agar perpustakaan umum kota Surakarta berkembang sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan, yang akhirnya Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat berkiprah sebagai wahana pembelajaran sepanjang hayat yang mampu mengembangkan potensi masyarakat serta mampu sebagai pusat pelestarian kekayaan budaya bangsa, khususnya budaya Jawa.

Begitu halnya keberadaan Perpustakaan Sekolah, saat ini kondisinya masih memprihatinkan, baik SDM-nya maupun sarana prasarana yang ada, sesuai dengan fungsi dan peran perpustakaan sekolah sebagai sarana penunjang proses pembelajaran, sebagaimana tertuang dalam UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 pasal 23 dan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008, bahwa penyelenggaraan perpustakaan sekolah harus memenuhi Standar Nasional Perpustakaan dan memperhatiakan Standar Nasional Pendidikan. Untuk mencapai kondisi di atas tidak terlepas dari peran Pemerintah Kota dalam hal ini Walikota bersama dengan Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga untuk mengambil kebijakan terkait pengembangan perpustakaan.

II. Upaya Pengembangan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, yang fungsi utamanya melestarikan hasil budaya masyarakat dan menyebarluaskan gagasan, pemikiran, pengalaman dan pengetahuaan sebagai hasil budaya manusia kepada masyarakat yang membutuhkannya. Keberadaan perpustakaan tidak dapat lagi dipisahkan dari peradaban dan budaya masyarakat. Hal ini sesuai dengan Slogan Kota Solo sebagai kota budaya, yang mana budaya yang dimiliki oleh kota Solo sudah selayaknya dilestarikan dan dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dan diakses oleh masyarakat secara baik dan benar. Masyarakat Solo tidak menginginkan adanya tindakan-tindakan yang tidak terhotmat sebagaimana yang terjadi di Perpustakaan/Museum Radyo Pustaka yang sampai saat sekarang permasalahannya tidak kunjung selesai dan ini sangat memalukan.

Dalam rangka untuk upaya melestarikan kekayaan budaya bangsa yang dimiliki kota Solo, Maka Pemerintah Kota Surakarta perlu segera memikirkan dkembangkannya Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surakarta.

Agar Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat berfungsi sesuai dengan yang diamantkan UUD 1945 dan Undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007, ada beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam hal ini Walikota Surakarta antara lain :

1. Gedung

Sesuai dengan komitmennya bahwa Kota Surakarta sebagai kota budaya, perlu segera dibangun Gedung Perpustakaan Umum Kota Surakarta. karena kita ketahui bersama Pemerintah Kota Surakarta sampai sekarang tidak ada kebijakan yang berpihak pada pengembangan Perpustakaan, hal ini terbukti dari sejarah perkembangan Perpustakaan Umum Kota Surakarta dari tahun ke tahun tidak semakin baik, bahkan status gedung yang dulunya berlokasi di daerah yang cukup strategis (Sriwedari dan Tirtomoyo) namun sekarang menempati gedung bekas kejaksaan yang kuran strategis dan representatif.

Dengan kondisi yang demikian ini Pemerintah Kota Surakarta dalam hal ini Walikora Surakarta harus mengmabil kebijakan terkait pembangunan Gedung Perpustakaan Umum dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Lokasi Gedung strategis, mudah diakses oleh masyarakat umum, nyaman dan tidak gaduh/bising, serta dapat mendukung program pembelajaran bagi masyarakat umum.

b. Gedung didesain sedemikian rupa yang dapat mendukung proses kegiatan layanan kepada masyarakat secara umum.

c. Gedung juga dilengkapi sarana penunjang kegiatan masyarakat umum ( R. Seminar, Ruang Public, dan Taman baca rekreatif, dll.).

2. Sarana Prasarana

Perpustakaan agar dapat menjalankan fungsinya dan memberikan layanan kepada masyarakat pengguna dengan baik dan berkualitas perlu didukung adanya sarana prasarana yang memadai pula, yang antara lain meliputi :

a. Sarana Komputer untuk pengembangan sistem komputerisasi perpustakaan, karena dengan sarana ini pengelola perpustakaan akan bekerja dengan mudah, cepat dan efektif, serta masyarakat akan dengan mudah mengakses informasi yang ada di perpustakaan tanpa batas waktu dan tempat.

b. Sarana pendukung lainnya, seperti ruang baca yang representatif dan memadai, mebeler ( meja kursi baca ) yang nyaman, dan tata ruang yang terstruktur, sehingga dengan kondisi tersebut, masyarakat pengguna akan merasa nyaman didalam memanfaatkan perpustakaan.

c. Taman Baca Rekreatif, untuk menumbuhkan minat atau budaya anak pada khususnya dan masyarakat pengguna pada umumnya.

d. Sarana Public Area ( Hotspot ) untuk memudahkan kepada masyarakat didalam akses informasi ke dunia luar.

3. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia harus menjadi perhatian khusus bagi Pemerintah Kota Surakarta. Dalam UU Nomor : 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, bahwa untuk dapat menjalankan fungsinya perpustakaan harus dikelola oleh tenaga perpustakaan yang sesuai dengan Standar Nasional Tenaga Perpustakaan yang mencakup kualifikasi pendidikan, kompetensi dan sertifikasi.

Kondisi sumber daya manusia secara kualitas (kualifikasi pendidikan perpustakaan) masih rendah, dimana dari jumlah yang ada yang memiliki kualifikasi pendidikan perpustakaan masih sangat terbatas, dan bahkan ada kecendurangan tenaga perpustakaan yang ada kebanyakan tenaga mutasi yang tidak memiliki kompetensi dibidangnya. Sehingga dengan kondisi semacam ini mengakibatkan kualitas layanan perpustakaan tidak bisa dilaksankan secara optimal.

Agar Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik dan optimal, maka pihak Pemerintah Kota Surakarta, segera mengambil langkah-langkah sebagai berikut :

a. Tenaga perpustakaan yang ada perlu segera dibekali pengetahuan tentang perpustakaan dan teknologi informasi dengan mengirim ke berbagai kegiatan antara lain :

– Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Perpustakaan

– Magang ke Perpustakaan yang telah menerapkan sistem otomasi

– Pendidikan Formal ( D2/D3 Ilmu Perpustakaan)

b. Adanya penambahan tenaga perpustakaan dengan kualifikasi pendidikan minimal D2 Ilmu Perpustakaan dengan cara membuka formasi atau lowongan CPNS Pustakawan Kota Surakarta

c. Mempekerjakan tenaga Part Time, honorer, magang dari mahasiswa program diploma III ilmu perpustakaan.

4. Koleksi

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Umum Kota Surakarta saat sekarang sangat terbatas, belum dapat memenuhi kebutuhan masyarakat, bahkan kalau kita sesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini masih jauh dari kebutuhan.

Koleksi merupakan modal utama bagi sebuah perpustakaan, dimana koleksi merupakan produk informasi yang akan di jual kepada pengguna, apabila produk tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan para pelanggan, sudah barang tentu para pelanggan berlahan-lahan akan meninggalkan dan tidak membelinya (memanfaatkannya).

Dari kondisi yang ada perlu dikaji secara bersama bahwa di era globalisasi informasi dewasa ini sudah waktunya Pemerintah Kota Surakarta memikirkan pengembangan Perpustakaan Umum Kota Surakarta, dalam hal pengembangan koleksi perpustakaan dengan memprioritaskan :

a. Anggaran khusus untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi di setiap tahun anggaran

b. Koleksi yang dibeli disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat dan perkembangan ilmu yang ada.

c. Didalam pengadaan bahan pustaka dapat melibatkan berbagai pihak termasuk para pengguna dapat mengusulkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Layanan

Di Era Teknologi Informasi dewasa ini Perpustakaan Umum Kota Surakarta dalam rangka upaya peningkatan kualitas layanan kepada pengguna dapat mengembangkan sistem layanan terotomasi atau komputerisasi, dengan sistem otomasi semua pekerjaan yang ada dapat dilakukan dengan cepat dan efektif, bahkan infromasi yang ada di perpustakaan akan dapat diakses dengan mudah oleh para pengguna dari berbagai tempat.

Selain sistem otomasi layanan ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh Perpustakaan antara lain :

a. Jam layanan disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat, sedapat mungkin layanan perpustakaan sampai dengan malam hari.

b. Layanan Perpustakaan Keliling, untuk mendekatkan layanan kepada masyarakat pengguna perlu ditingkatkan agar layanan lebih optimal, dengan cara koleksi atau bahan pustaka yang disajikan ditambah dan bervariasi, serta waktu layanan diberikan secara terjadwal dan rutin, sehingga penggun dapat memanfaatkan secara baik dan optimal.

c. Perlu dikembangkan Layanan Internet ( Hotspot ) secara gratis dan terbuka bagi masyarakat umum.

Upaya Pengembangan Perpustakaan Sekolah di Kota Surakarta

Perpustakaan sekolah adalah suatu tempat dimana para siswa memperoleh akses informasi dan pengetahuan dalam rangka untuk mendukung proses pembelajaran dengan melalui penyediaan bahan pustaka yang sesuai dengan kurikulum sekolah. Kondisi perpustakaan sekolah di Surakarta secara umum masih sangat memprihatinkan, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

  1. Rendahnya persentase anggaran yang dialokasikan untuk fasilitas perpustakaan (pengadaan bahan pustaka)
  2. Belum adanya pengelola (pustakawan) yang bertanggung-jawab untuk mengelola perpustakaan secara profesional, kebanyakan pengelola perpustakaan dibebankan oleh guru yang tidak memiliki jam mengajar.
  3. Belum tersedianya Gedung atau Ruang Perpustakaan yang didesain khusus untuk layanan perpustakaan.
  4. Lemahnya Pemerintah Daerah dalam hal ini Dinas Pendidikan untuk mencari terobosan terkait dengan pendanaan dan pengembangan perpustakaan sekolah.
  5. Tidak adanya pengintegrasian antara pelayanan perpustakaan dengan kurikulum sekolah.

Untuk mengatasi beberapa faktor yang menyebabkan rendahnya kualitas perpustakaan sekolah tersebut diatas, Pemerintah Kota dalam hal ini Walikota dan Dinas Pendidikan serta Kepala Sekolah dapat melakukan berbagai terobosan dalam rangka meningkatkan kualitas perpustakaan sekolah dengan merancang dan mengimplementasikan dengan melibatkan berbagai pihak, yang meliputi beberapa aspek sebagai berikut :

  1. Perbaikan Gedung/ruangan Perpustakaan, setiap sekolah diharuskan untuk mendesain secara khusus gedung atau ruang perpustakaan, sesuai dengan pedoman pengembangan perpustakaan sekolah.
  2. Mengalokasikan anggaran perpustakaan minimal 5% dari anggaran belanja operasional sekolah untuk pengembangan perpustakaan, sesuai dengan amanat UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 (pasal 23 ayat 6).
  3. Pengadaan SDM/Pengelola/Pustakawan, dengan cara rekruitmen Tenaga Perpustakaan dengan kualifikasi pendidikan minimal D2/D3 Perpustakaan, sesuai dengan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008. bahwa pengelola perpustakaan sekolah minimal lulusan D2 Perpustakaan.
  4. Pengadaan koleksi atau bahan pustaka, dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan antara perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan kurikulum sekolah.
  5. Untuk melaksanakan amanat UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 dan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008, Pemerintah Kota dalam hal ini Dinas Pendidikan membuat kebijakan terkait penyelengaraan perpustakaan sekolah.

Penutup

Dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini, sudah saatnya kita merenungkan kembali peran perpustakaan di tengah-tengah masyarakat kita. Pustakawan harus berupaya mengangkat berbagai isu strategis yang berkaitan dengan peningkatan layanan perpustakaan kepada masyarakat dengan kemampauan dan pengetahuan yang dimiliki, dan sebaliknya pihak pemerintah perlu mengkaji ulang terkait dengan berbagai kebijakan yang kurang mendorong terhadap pengembangan perpustakaan di daerahnya. Perpustakaan sudah selayaknya menjadi landmark bagi setiap daerah/kota, baik kota besar maupun kota kecil. Pengembangan perpustakaan sudah seharusnya dipikirkan pembiayaannya secara proporsional, sebagaimana pembiayaan infrastruktur lainnya, karena peran pemerintah daerah terkait dengan pengembangan perpustakaan sangat dominan.

Dengan kebijakan tersebut diharapkan akan dapat mendukung peran dan fungsi yang diemban oleh perpustakaan sebagaimana tertuang dalam UUD 1945 dan UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa

Daftar Bacaan :

  1. UU Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007
  2. Permendiknas Nomor : 25 Tahun 2008
  3. SUTARNO NS. : Perpustakaan dan Masyarakat , Jakarta : Yayasan Obor, 2003
  4. BASUKI, Sulistyo : Periodisasi perpustakaan Indonesia, Bandung : Rosdakarya, 1994
  5. LASA HS. : Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta : Gama Media 2005.
  6. FA. WIRANTO : Perpustakaan dalam dinamika pendidikan dan kemasyarakatan, Semarang : UNIKA Soegijapranata, 2008.

Manajemen Perpustakaan Masjid

Oleh: Daryono

A. Pendahuluan

Masjid sebagai tempat suci umat islam, kecuali sebagai tempat ibadah juga berfungsi sebagai pusat kegiatan umat islam dalam mengatur tata kehidupan umat islam. Disanalah pertama kali seorang anak muslim dikenalkan dengan tata kehidupan ber-islam dengan berbagai cara yang atara lain : kegiatan pengajian, kegiatan TPA/TPQ dan lain sebagainya.

Masjid memiliki banyak fungsi, yang salah satunya adalah sebagai lembaga pendidikan. Agar fungsi ini dapat menunjang kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tata kehidupan umat dan berjalan dengan baik dan optimal, perlu adanya sarana dan prasarana penunjang.

Salah satu sarana dan prasarana penunjang masjid sebagai lembaga pendidikan adalah perpustakaan, yang mana dengan perpustakaan, akan tersedia sarana bacaan yang dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan keagamaan bagi umat islam.

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik, apabila ditunjang dengan sistem manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada pencapaian tujuan yang telah diterapkan.

Begitu halnya perpustakaan masjid, untuk dapat memberikan layanan informasi kepada pemakai dengan baik dan lancar perlu ditunjang manajemen yang memadai, karena dengan manajemen yang baik , pembagian kerja ( job diskription ) akan berjalan dengan baik dan fungsi manajemen ( perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan ) akan berjalan dengan baik.

B. Fungsi Perpustakaan Masjid

1. Sebagai tempat studi bagi jamaah atau masuarakat, tentang pengetahuan dan keagamaan

2. Sebagai sumber informasi keagamaan, sehingga dapat dimanfaatkan sebagai tempat belajar.

3. Sebagai sarana menciptakan gemar membaca bagi umat dan masyarakat.

4. Sebagai saranan pembinaan kehisdupan rohaniah dan jasmaniah, tibul keinginan untuk lebih maju

5. Sebagai penyimpan dokumen dan kegiatan keilmuan masjid.

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Masjid :

Sesuai dengan Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Masjid Indonesia, maka Struktur Perpustakaan Masjid diatur sebagai berikut :

1. Perpustakaan Masjid Pemula ( minimal memiliki koleksi 1000 judul/eks )

Ketua Ta’mir Masjid

Kepala Perpustakaan

Petugas Layanan

2. Perpustakaan Masjid Madya ( minimal memiliki koleksi 2000 judul/eks )

Ketua Ta’mir Masjid

Kepala Perpustakaan

Petugas Teknis

Petugas Layanan

3. Perpustakaan Masjid Utama ( minimal memiliki koleksi 2000 judul/eks )

Ketua Ta’mir Masjid

Kepala Perpustakaan

Tata Usaha

Petugas Teknis

Petugas Layanan

D. Pengadaan

1. Dana

Sumber dana untuk pengembangan perpustakaan masjid dapat diupayakan dari :

a. Kotak amal

b. Donatur tetap

c. Menjual jasa

d. Usaha bersama

e. Infaq, Sodaqoh, dan Zakat.

2. Tenaga

Untuk dapat melaksanakan tugas–tugas perpustakaan dengan baik dan benar perlu didukung adanya sumber daya manusia yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan dibidang ilmu perpustakaan, baik diperoleh dari pendidikan formal maupun non formal. Adapun kategori pendidikan yang dibutuhkan :

a. SMA/PGA/MAN ( memiliki pengetahuan agama dan paham terhadap bahasa arab.

b. SMA/PGA/MAN plus pelatihan perpustakaan

c. Diploma II dan III ilmu Perpustakaan

d. S1 Ilmu Perpustakaan.

Dikarenakan masjid merupakan lembaga dakwah yang bersifat sosial, biasanya tenaga yang ada para sukarelawan, sehingga untuk dapat memenuhi kiteria pendidikan di atas masih kesulitan. Untuk itu upaya yang perlu ditempuh oleh perpustakaan masjid, berusaha mengirim atau mengikutsertakan kepada sukarelawan untuk mengikuti kegiatan seminar, trainning, magang, atau kursus di bidang perpustakaan.

3. Koleksi

Koleksi merupakan unsur utama dari sebuah perpustakaan, didalam melakukan pengadaan koleksi perlu disesuaikan dengankebutuhan pemakai. Adapun koleksi perpustakaan masjid dapat diupayakan dengan cara sebagai berikut :

a. Meminta Sumbangan ( perorangan atau penerbit, yayasan dll. )

b. Membeli

c. Foto Kopi

d. Melakukan Tunar Menukar

e. Meminjam

f. Mengajukan permohonan ke Pemerintah

g. Dll.

3. Ruangan

Luas ruangan yang diperlukan untuk perpustakaan masjid sangat tergantung pada kondisi Masjid

a. Apabila kondisinya belum memiliki ruangan

– koleksi dapat di simpan di alamri kaca yang ditempat dipingir ruangan masjid.

– tempat baca berada di ruang masjid

b. Apabila kondisinya sudah memiliki ruangan, maka perlu ada pembagian ruangan atau penataan sedemikian rupa, sehinggadapat memperlancar proses kerja dan pelayanan pemakai. Adapun ruangan yang dibutuhkan minimal : ruang kerja, ruang koleksi, ruang pelayanan, dan ruang baca.

4. Sarana Mebeler

Untuk dapat dimanfaatkan dengan baik, perpustakaan masjid juga harus didukung dengan saran mebeler yang anatara lain :

a. Rak buku

b. Meja/kursi Kerja

c. Meja/kursi Baca

d. Meja/kursi Layanan

E. Pelayanan Teknis ( Pemrosesan )

1. Inventarisasi

Semua koleksi yang diterima oleh perpustakaan harus dicatat dalam buku inventarisasi, hal ini dimaksudkan untuk mendata seberapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, dan juga memberikan tanda identitas pada setiap koleksi yang berupa cap atau stempel milik perpustakaan. Adapun contoh tabelnya sebagai berikut :

No.

Tgl.

Pengarang

Judul

Asal

Impresum

Ket

2. Katalogisasi

Semua koleksi yang dimilki oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar atau kartu katalog, dengan kartu katalog memungkinkan pembaca mencari koleksi yang diinginkan dengan mudah dan lancar

Adapun Jenis katalog ada 4 jenis :

– katalog judul

– katalog pengarang

– katalog subyek

– katalog seflist

3. Klasifikasi

Setiap koleksi perpustakaan harus diberikan nomor klasifikasi, hal ini ditujukan untuk mengelompokkan koleksi berdasarkan bidang ilmu masing-masing, sehingga dengan ini sistem panataannya akan lebih mudah, dan proses pencarian koleksi juga akan mudah. Di dalam memberikan nomor klasifikasi kepada setiap koleksi digunakan pedoman baku secara internasional, yaitu dengan sistem DDC ( Dewey Decimal Classification ) yang mana sistem pembagian dalam DDC ini ada 10 kelas utama, yang kemudian masing-masing kelas utama masih dibagi kedalam 10 divisi, dan setiap divisi dibagi lagi ke 10 seksi. Adapun pembagiannya sebgai berikut :

000 = Umum

100 = Filsafat

200 = Agama

300 = Sosial

400 = Bahasa

500 = Ilmu-ilmu murni

600 = Imu terapan

700 = Seni dan Olah raga

800 = Kesusasteraan

900 = Sejarah dan geografi

Sedangkan pembagian untuk kelas agama islam masuk pada 297

E. Pelayanan Pemakai

1. Pelayanan Sirkulasi, kegiatan kerja yang meliputi :

– peminjaman

– pengembalian

– perpanjangan

– penagihan

– sanksi

– bebas perpustakaan

– statistik

2. Pelayanan Referensi

3. Pelayanan Pendidikan Pemakai dan Promosi

4. Pelayanan Penyebarluasan Informasi

F. Penutup

Demikian makalah singkat yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan tentang perpustakaan bagi kita semua.

G. Daftar Bacaan :

1. SIREGAR, A. Ridwan : Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, Medan : Universitas Sumatera Utara, 2004.

2. BASUKI, Sulistyo : Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta : Gramedia, 1991

3. Lasa HS : Manajemen Perpustakaan ; Yogyakarta : Gama Media, 2005.

4. QALYUBI, Syihabuddin : Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi ; Yogyakarta : IAIN Suka, 2003.

PERAN PERPUSTAKAAN DALAM PENINGKATAN PERINGKAT WEBOMETRIC (Revisi)

Oleh : Harmawan

PENDAHULUAN

Hampir semua perguruan tinggi di Indonesia bercita-cita agar dapat menjadi universitas bertaraf internasional (World Class University). Pencanangan universitas di Indonesia menuju universitas bertaraf internasional telah diluncurkan oleh Menteri Pendidikan Nasional. Dalam pencanangan tersebut dinyatakan bahwa pemerintah akan mendorong 50 perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang telah diseleksi menuju universitas bertaraf internasional. Dorongan tersebut sangat berpengaruh terhadap kebijakan para pimpinan perguruan tinggi untuk mewujudkannya. Agar cita-cita menjadi universitas bertaraf internasional dapat terwujud tentunya harus mendapat dukungan dari semua pihak termasuk perpustakaan.

Beberapa perguruan tinggi di Indonesia yang sudah masuk dalam 200 besar di Asia versi The Times Higher Education Supplement adalah UI peringkat 50, UGM peringkat 63, ITB peringkat 80, IPB peringkat 119, UNAIR peringkat 130, UNDIP dan UNS Solo mempunyai peringkat sama yaitu 171, dan UB (Universitas Brawijaya) peringkat 191. (http://www.topuniversities.com/worlduniversityrankings/asianuniversityrankings/asian_university_rankings_top_200_universities). Persoalannya adalah adakah peran perpustakaan dalam penentuan peringkat tersebut ? Sangat sulit mengukurnya, karena kriterianya tidak ada yang berhubungan secara langsung terhadap aktivitas perpustakaan. Lain halnya dengan pengukuran yang dilakukan melalui Webometric. Perpustakaan dapat berperan aktif dalam menentukan peringkat. Oleh karena itu, dalam makalah ini penulis mencoba menguraikan peran perpustakaan dalam meningkatkan peringkat Webometric.

APA ITU WEBOMETRIC ?

Salah satu perangkat untuk mengukur kemajuan perguruan tinggi melalui Website adalah Webometric. Sebagai alat ukur (Webomatric) sudah mendapat pengakuan dunia termasuk di Indonesia (sekalipun masih ada yang meragukan tingkat validitasnya). Peringkat Webometric pertama kali diluncurkan pada tahun 2004 oleh Laboratorium Cybermetric milik The Consejo Superior de Investigaciones Cientificas (CSIC). CSIC merupakan lembaga penelitian terbesar di Spanyol. Secara periodik peringkat Webometric akan diterbitkan setiap 6 bulan sekali pada bulan Januari dan Juli. Peringkat ini mencakup lebih dari 16.000 lembaga pendidikan tinggi di seluruh dunia yang terdaftar dalam direktori. Peringkat perguruan tinggi versi Webometric dapat dengan mudah dilihat atau diakses melalui Internet dengan alamat : http://www.webometrics.info/top4000.asp

Adapun peringkat perguruan tinggi di Indonesia versi Webometric dapat di lihat dalam tabel berikut :

Tabel 1.

Peringkat Perguruan Tinggi di Indonesia versi Webometri

Juli 2008 dan Jan.2009

Indonesia Rank World Rank

University

2008 2009 2008 2009
1 1 819 623 Gadjah Mada University
2 2 826 676 Institute of Technology Bandung
3 3 1291 906 Universitas Indonesia
4 1652 University of Indonesia
5 20 2035 3347 Indonesia University of Education (Note 45)
6 7 2267 2013 Petra Christian University
7 8 2476 2063 Bogor Agriculture University
8 6 2477 1960 Sekolah Tinggi Teknologi Telkom
9 9 2543 2152 Brawijaya University
10 4 2624 1604 Gunadarma University
11 5 2844 1762 Institut Teknologi Sepuluh Nopember
12 16 2863 3198 Hasanuddin University
13 11 3040 2672 Airlangga University
14 14 3489 3026 Bina Nusantara University
15 17 3777 3254 Universitas Sumatera Utara
16 15 3857 3138 Diponegoro University
17 22 4881 3491 Lampung University
18 12 4110 2730 Universitas Padjadjaran
19 13 4333 3016 Electronic Engineering Polytechnic Institute of Surabaya
20 19 4404 3338 Budi Luhur University
21 24 4425 3821 Universitas Islam Indonesia
22 23 4443 3669 Duta Wacana Christian University
23 10 4681 2159 Sebelas Maret University
24 28 4819 4394 Parahyangan Catholic University
18 3310 Yogyakarta State University
21 3467 Sanata Dharma University
25 3950 Universitas Udayana
26 3983 Maranatha Christian University
27 4160 University of Riau
29 4430 Universitas Mercubuana
30 4572 Universitas Jendral Soedirman
31 4623 Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya
32 4780 Jember University
33 4800 Semarang State University

Dari Tabel di atas dapat dilihat bahwa di Indonesia ada 10 pendatang baru dari 5000 Top World Universities versi Webometric Januari 2009 yaitu UNY, USD Yogyakarta, Universitas Udayana, Universitas Kristen Maranatha, Universitas Riau, Universitas Mercubuana, UNSOED, Univeritas Katolik Indonesia Atma Jaya, Universitas Jember , dan Universitas Negeri Semarang. Semoga pada bulan Juli 2009 tambah banyak lagi Universitas yang masuk peringkat.

Pada umumnya peringkat universitas di Indonesia meningkat kecuali UPI Bandung yang semula peringkat 5 pada Juli 2008 menjadi 20 pada Januari 2009. Peningkatan yang cukup tinggi dialami oleh UNS Solo yang semula peringkat 23 menjadi peringkat 10 untuk Indonesia dan dari 4681 menjadi 2159 untuk peringkat dunia.

Dari data di atas juga terlihat bahwa peringkat 1, 2, dan 3 masih diduduki oleh Universitas top di Indonesia yaitu UGM, ITB, dan UI. Hal ini ternyata ada korelasinya dengan sistem peringkatan The Times Higher Education Supplement dimana urutannya adalah UI, UGM, dan ITB.

KRITERIA WEBOMETRIC

Pengukuran Webometric memang hanya menekankan pada publikasi secara elektronik melalui Website baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Adapun kriteria yang digunakan untuk mengukur peringkat Webometric adalah Size, Visibility, Rich file, Scholar. Penjabarannya adalah sebagai berikut :

  • Size (S). Jumlah halaman yang terindek oleh empat search engine utama yaitu : Google, Yahoo, Live Search dan Exalead. (20 %)
  • Visibility (V). Jumlah keseluruhan unique external links (inlinks) yang terdeteksi oleh Yahoo Search, Live Search and Exalead. (50 %)
  • Rich Files (R). Dari sekian banyak file yang terdeteksi maka dipilah file yang memiliki tingkat relevansi terhadap aktivitas akademik dan publikasi ilmiah, dalam bentuk file : Adobe Acrobat (.pdf), Adobe PostScript (.ps), Microsoft Word (.doc) and Microsoft Powerpoint (.ppt). (15 % )
  • Scholar (Sc). Secara khusus Google Scholar akan memberikan jumlah paper dan sitasi dari setiap domain akademik. Data Scholar diambil dari Google Scholar yang menyajikan tulisan-tulisan ilmiah, laporan-laporan, dan tulisan akademis lainnya. (15%)

Apabila perguruan tinggi ingin mendapatkan peringkat yang lebih tinggi, maka dalam pengelolaan Websitenya harus memperhatikan 4 unsur di atas. Semakin banyak unsur tersebut terpenuhi akan semakin tinggi potensi untuk memperbaiki peringkatnya dan potensi sebuah perguruan tinggi untuk masuk dalam “World Class University” akan semakin terbuka.

PENGUKURAN AKSES WEBSITE

Disamping Webometric ada alat ukur lain untuk mengetahui tingkat kemajuan Website terutama dari aspek seberapa banyak jumlah yang mengakses website kita. Hal ini dapat dilihat melalui alamat : www,alexa,com. Dari alexa.com dapat diketahui “tren” jumlah yang akses terhadap suatu Website. Grafik berikut ini menggambarkan kecenderungan jumlah pengakses Website brawijaya,ac,id ; uns,ac.id dan uny.ac.id, its.ac.id, dan undip.ac.id :

Grafik 1

-15,218

Dari grafik di atas nampak bahwa posisi uns.ac.id beberapa minggu sebelum 25 Mei 2009 sudah di atas brawijaya.ac.id, namun setelah itu ada tren penurunan.

Disamping itu dari “alexa” juga dapat diketahui seberapa jauh kontribusi Website dari masing-masing unit dan lembaga terhadap universitasnya. Contoh berikut adalah detail dari prosentase kontribusi dari masing-masing unit/lembaga pada domain uns.ac.id dan brawijaya.ac.id:Percent of global pageviews on uns.ac.id:

Where people go on uns.ac.id:

  • 38.3% staff.uns.ac.id
  • 21.2% spmb.uns.ac.id
  • 9.3% uns.ac.id
  • 8.8% fkip.uns.ac.id
  • 5.2% pertanian.uns.ac.id
  • 5.2% pustaka.uns.ac.id
  • 3.6% sat.uns.ac.id
  • 2.1% perpustakaan.uns.ac.id
  • 2.1% uptp2b.uns.ac.id
  • 1.0% elearning.uns.ac.id
  • 1.0% fp.uns.ac.id
  • 0.5% mail.uns.ac.id
  • 0.5% fe.uns.ac.id
  • 0.5% hukum.uns.ac.id
  • 0.5% sipil.uns.ac.id

Where people go on brawijaya.ac.id:

  • 49.2% brawijaya.ac.id
  • 11.6% forum.brawijaya.ac.id
  • 11.6% inherent.brawijaya.ac.id
  • 8.9% tp.brawijaya.ac.id
  • 5.3% elektro.brawijaya.ac.id
  • 3.6% prasetya.brawijaya.ac.id
  • 1.8% fp.brawijaya.ac.id
  • 1.8% spmub.brawijaya.ac.id
  • 0.9% elka.brawijaya.ac.id
  • 0.9% fapet.brawijaya.ac.id
  • 0.9% jurpwkub.brawijaya.ac.id
  • 0.9% mail.brawijaya.ac.id
  • 0.9% publik.brawijaya.ac.id
  • 0.9% sipil.brawijaya.ac.id
  • 0.9% teknik.brawijaya.ac.id

Ada dua alamat yang berkaitan dengan situs UPT Perpustakaan UNS yaitu pustaka.uns.ac.id dan perpustakaan.uns.ac.id masing menyumbang 5,2 % dan 2,1 %, Jadi UPT Perpustakaan hanya menyumbang 7,3 % . Potensi UPT Perpustakaan UNS sebetulnya sangat besar, namun karena keterbatasan tenaga TI nya, maka potensi tersebut tidak dapat dimanfaatkan secara optimal. Perlu diketahui bahwa sumbangan terbesar Webometric UNS adalah dari staff.uns.ac.id yaitu 38,3 %. Adapun isinya merupakan blog sivitas akademika UNS. Berdasarkan tupoksinya (menyimpan dan menyebarluaskan hasil karya sivitas akademika) seharusnya yang menggarap blog tersebut adalah UPT Perpustakaan, namun karena alasan keterbatasan tenaga TI baik secara kualitas dan kuantitas, maka hal tersebut dilakukan oleh UPT Puskom..

Sedangkan untuk situs brawijaya.ac.id tidak nampak secara jelas berapa sumbangan UPT Perpustakaan terhadap websitenya.

BAGAIMANA AGAR PERPUSTAKAAN DAPAT BERPERAN ?

Agar perpustakaan dapat berperan dalam meningkatkan peringkat Webometric, tidak ada jalan lain kecuali harus mengembangkan perpustakaan digital. Pengembangan perpustakaan digital dapat dilakukan melalui pengembangan E-book, E-Journal, E-Grey Literature, E-Local Content , Blog dan website

1. Pengembangan E-Book

Pengembangan koleksi e-book dapat dilakukan dengan pembelian e-buku dan/atau pengembangan buku hasil karya dari civitas akademika. Kalau kita mengembangkan koleksi e-book dari pembelian, penulis tidak yakin bahwa hal itu akan berpengaruh secara langsung terhadap peringkat Webometric. Namun apabila pengembangan e-book berasal dari hasil karya civitas akademika akan sangat berpengaruh terhadap peringkat Webometric. Modul kuliah

2. Pengembangan E-Journal

Sama halnya dengan e-book, pengembangan e-journal berlangganan tidak mempunyai pengaruh langsung terhadap Webometric. Namun pengembangan e-journal milik universitas akan dapat meningkatkan unsur – unsur dalam kriteria Webometric.

3. Pengembangan E-Grey Literature.

Grey literature atau literatur kelabu adalah koleksi yang tidak diterbitkan secara luas. Yang termasuk koleksi ini adalah skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian. Apabila perpustakaan perguruan tinggi sudah medigitalkan koleksi tersebut, potensi untuk meningkatkan peringkat Webometric sangat besar.

4. Pengembangan E-Local Content

Sama halnya e-grey literature, e-local content sangat pontensial untuk meningkatkan peringkat Webometric. Laporan-laporan dari seluruh unit di lingkungan universitas dapat didigitalkan sehingga hal tersebut dapat diakses melalui internet .

5. Blog dan Website

E-book, e-journal, e-grey literature adalah hal-hal sifatnya sangat ilmiah sehingga cara penulisannya juga harus memenuhi kaidah ilmiah. Lain halnya dengan blog atau website, sistem penulisannya sangat bebas. Apapun hasil gagasan atau pemikiran dapat dituangkan dalam blog atau website. Apabila perpustakaan dapat mefasilitasi hal tersebut, maka peran perpustakaan dalam meningkatkan webometric akan semakin tinggi.

PERAN PUSTAKAWAN

Pengembangan perpustakaan digital tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya pustakawan yang handal dan tidak “gaptek”. Untuk itu upaya-upaya pengembangan pustakawan agar “melek” teknologi harus terus menerus dilakukan. Pola pikir tradisional harus kita tinggalkan menuju pola pikir terbuka dan mengikuti perkembangan teknologi. Kegiatan pustakawan tidak cukup hanya melakukan katalogisasi, klasifikasi, layanan sirkulasi, dan layanan referensi secara manual, tetapi harus lebih dari itu. Pustakawan harus mampu melakukan penelusuran informasi, pengembangan koleksi, pengolahan koleksi dan penyebarluasan informasi secara elektronik.Pendek kata pustakawan yang diperlukan dalam era ini adalah pustakawan yang “melek” teknologi bukan pustakawan yang “gaptek”.

PENUTUP

Munculnya peringkat yang di buat oleh suatu lembaga akan dapat memotivasi kita untuk bekerja lebih giat lagi. Lebih – lebih kalau dalam unsur penilaiannya berhubungan langsung dengan suatu kegiatan yang kita lakukan, maka akan dapat menambah semangat lagi. Adanya Webometric jelas akan memotivasi para pustakawan untuk mengikutinya dan tidak dapat dihindari mereka harus meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, keahliannya dalam bidang teknologi dan informasi. Pengembangan perpustakaan digital adalah salah satu cara yang harus ditempuh agar perpustakaan dapat berperan aktif dalam menyumbangkan peringkat perguruan tingginya. Apabila peringkat Webometric perguruan tinggi kita baik, akan mempunyai dampak yang positif terhadap perguruan tinggi kita dan pada gilirannya akan menambah kepercayaan masyarakat. Ujungnya adalah mutu perguruan tinggi kita akan diakui masyarakat. Perguruan Tinggi yang bermutu tidak akan pernah kekurangan mahasiswa.

DAFTAR PUSTAKA

  1. http://www.antara.co.id/arc/2007/9/4/50-universitas-disiapkan-jadi-world-class-university/ ( 2 September 2008)
  2. http://www.webometrics.info/top4000.asp (2 September 2008)
  3. http://prayudi.wordpress.com/2008/07/27/site-rank-by-alexa-untuk-pt-hasil-webometric-juli-2008/
  4. http://tomi.blogdetik.com/2008/08/08/apa-itu-webometric/
  5. http://tomi.blogdetik.com/2008/08/11/apa-itu-webometric-2/
  6. http://www.webometrics.info/rank_by_country.asp?country=id ( 2 Juni 2009)

Menggagas Perpustakaan Kota Solo

Oleh : Harmawan

Sebagai kota budaya, Solo seharusnya mempunyai perpustakaan yang lebih baik dibandingkan dengan kota – kota lain yang tidak menyatakan diri sebagai kota budaya. Perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, sehingga fungsi utama perpustakaan adalah melestarikan hasil budaya masyarakat dan menyebarluaskan gagasan, pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan sebagai hasil budaya manusia kepada masyarakat yang membutuhkannya. Keberadaan perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari peradaban dan budaya masyarakat. Agar perpustakaan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka diperlukan manajemen yang baik untuk mengelolanya. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam pengembangan perpustakaan di kota Solo khususnya pengembangan perpustakaan yang dikelola oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta antara lain :

Tempat dan bangunan.

Tempat dan bangunan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perpustakaan. Dalam ingatan penulis, tempat yang pernah difungsikan sebagai perpustakaan di kota Solo adalah Sriwedari, Tirtomoyo dan sekarang di Kepatihan tepatnya di depan Kantor Kejaksaan. Dari ketiga tempat tersebut di atas, lokasi sekarang merupakan lokasi yang paling tidak strategis terutama ditinjau dari kemudahan masyarakat untuk mengaksesnya. Sriwedari merupakan lokasi yang sangat strategis untuk perpustakaan  Tentang bangunan, ketiga bangunan yang pernah difungsikan sebagai perpustakaan kota Solo adalah bangunan yang tidak dirancang secara khusus untuk perpustakaan. Dengan kondisi tersebut, perpustakaan akan mengalami kesulitan dalam merancang pemanfaatan ruang agar pengunjung merasa nyaman dan betah berada di perpustakaan. Oleh karena itu, tempat dan bangunan harus menjadi perhatian utama dalam pengembangan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Solo ke depan. Perpustakaan Kota Solo seyogyanya dapat menjadi pusat kegiatan masyarakat (community center). Fasilitas – fasilitas seperti ruang pertemuan, pameran, ruang internet, kantin, sampai taman bermain anak perlu disediakan oleh perpustakaan. Sehingga seminar tidak perlu lagi diselenggarakan di hotel – hotel yang mahal, rekreasi tidak mesti harus ke tempat hiburan, berselancar melalui internet tidak harus ke warnet. Semuanya cukup di perpustakaan.

Sumber daya manusia

Aspek kedua yang perlu mendapat perhatian dalam mengembangkan perpustakaan adalah sumber daya manusia. Gedung yang megah, letak yang strategis tidak ada artinya tanpa ada pengelola yang profesional. Sumber daya manusia harus menjadi perhatian serius kalau ingin fungsi perpustakaan dapat dilaksanakan dengan baik. Keadaan sumber daya manusia di Perpustakaan Kota Solo sangat tidak memadai terutama dari segi kualitasnya. Hal ini dapat dilihat dari jumlah pustakawannya yang tidak lebih dari 4 orang itupun kebanyakan pustakawan ”impassing”. Padahal keberadaan jabatan pustakawan sudah diakui oleh pemerintah sejak tahun 1990 dan calon-calon pustakawan potensial di Kota Solo sangat banyak baik pustakawan terampil maupun ahli. Namun karena kendala administrasi, calon pustakawan tersebut tidak dapat direkrut. Dalam penerimaan calon pegawai negeri di Pemerintah Kota Solo belum pernah ada formasi untuk pustakawan. Untuk mengatasi problem tersebut dapat dilakukan terobosan baru misalnya, mempekerjakan mahasiswa jurusan perpustakaan untuk bekerja  paruh waktu (part time). Cara ini merupakan cara yang sangat efektif untuk mengatasi masalah kekurangan tenaga pustakawan.  Disamping itu usaha pengusulan formasi pustakawan harus tetap dilakukan setiap ada kesempatan. Tentang peningkatan mutu tenaga yang sudah ada juga harus menjadi perhatian misalnya dengan cara mengirimkan staf ikut aktif dalam pelatihan, seminar , dan workshop yang sering diselengggarakan oleh perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan daerah, maupun Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Kota Solo dapat juga meminta bantuan pembinaan teknis dari Perpustakaan UNS Solo.

Koleksi

Koleksi adalah modal utama perpustakaan. Ibarat toko, koleksi merupakan barang dagangannya perpustakaan. Karena koleksi dapat dianggap sebagai barang dagangan, maka perpustakaan harus selalu berusaha menjaga mutu koleksi dan disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. Kebutuhan pengguna perpustakaan akan selalu berkembang, karena itu koleksi juga harus selalu ditambah dari waktu ke waktu. Perpustakaan yang tidak pernah menambah koleksinya, akan mengalami kesulitan dalam menarik pengunjung agar datang ke perpustakaan. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi yang lebih baik kepada pengguna, pengembangan koleksi harus berdasarkan relevansi. Koleksi hendaknya relevan dengan program- program pemerintah. Selanjutnya pengembangan koleksi juga harus berorientasi kepada kebutuhan pengguna dan yang tidak kalah penting adalah kemutakhiran koleksi. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan harus mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Pemanfaatan teknologi informasi

Tidak seperti keadaan sepuluh tahun yang lalu, bahwa setiap orang yang berkunjung ke perpustakaan akan dilayani dengan cara manual dan media yang digunakan masih dalam bentuk kertas (buku, majalah dsb). Kemajuan teknologi informasi telah merubah segalanya. Sistem layanan perpustakaan dengan cara manual sudah banyak ditinggalkan, diganti dengan sistem komputer. Media yang digunakan juga sudah berubah yang semula hanya mengandalkan kertas, sekarang mulai berkembang memanfaatkan media elektronik seperti e-book, e-journal, e-newpapers dsb. Sehingga pemanfaatan teknologi saat ini sudah menjadi kewajiban bagi perpustakaan yang ingin maju. Teknologi informasi membantu perpustakaan meningkatkan kualitas dan jenis layanannya. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai sistem otomasi, jaringan lokal area network (LAN), dan akses ke internet. Pemanfaatan teknologi informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Solo masih minim. Otomasi perpustakaan belum jalan sepenuhnya, layanan internet belum dapat dilayankan untuk pengunjung, hotspot area belum menjangkau kantor tersebut. Hal ini harus menjadi perhatian pengelola perpustakaan.

Kelima aspek tersebut merupakan aspek dasar yang seharusnya dipenuhi oleh penyelenggara perpustakaan, apabila menghendaki perpustakaan tidak sepi pengunjung. Namun dalam pelaksanaannya dapat dilakukan secara bertahap dan ada skala prioritas. Inilah mimpi perpustakaan di kota budaya. Mimpi Perpustakaan Kota Solo.