MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

Oleh: Daryono

Pendahuluan

Tak bisa dipungkiri lagi, perkembangan Teknologi Informasi (selanjutnya disebut TI) telah maju sangat pesat. Semua bidang kehidupan hampir tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan “keajaiban” TI. Para futuristik pun berlomba membuat ramalan-ramalan. Ada yang meramalkan bahwa konsumsi kertas diperkantoran akan semakin sedikit (paperless). Ada juga sosiolog yang meramalkan hubungan antar manusia akan semakin renggang karena makin tingginya interaksi antara manusia dengan komputer.

Tapi fakta yang kemudian terjadi, World Wide Web ternyata masih belum menggantikan media cetak. Penggunaan kertas justru makin meningkat karena sebagian besar orang mem-print dulu artikel yang hendak dibaca. Industri majalah bahkan semakin subur. Dunia dijital ternyata juga belum mampu membuat manusia menjadi mesin-mesin mekanis dan terisolasi dalam dunia mesin. Yang terjadi justru sebaliknya. Makin banyak terbentuk komunitas pembelajar dengan interes yang sama dan saling berbagai pengetahuan dalam media-media elektronik seperti mailing list dan chat room.

Sebuah riset dari The Pew Internet & American Life Project mendapati 26 juta warga Amerika menggunakan e-mail untuk meningkatkan intensitas berkomunikasi dengan anggota keluarga yang tinggalnya berjauhan. “Banyak orang yang hampir melupakan arti persahabatan tiba-tiba menjadi intim kembali dengan e-mail”, kata Adam Gopnik dalam artikelnya di The New Yorker.

Disisi lain, akses untuk mendapatkan informasi semakin mudah. Sehingga muncul buzzword baru seperti ledakan informasi (information explosion). Tapi sebagian orang mengatakan yang terjadi bukanlah ledakan informasi tetapi hanya ledakan non-informasi atau sesuatu yang tidak memberikan informasi apa-apa (stuff that simply doesn’t inform). Informasi saja tanpa alat dan pola yang tepat tidak akan berguna. Informasi saja tidak cukup. Web tidak akan memecahkan masalah yang dihadapi manusia, tetapi manusia yang terus belajar yang mampu memanfaatkan informasi dan memecahkan masalahnya sendiri.

Dari sini kemudian banyak pengamat kembali mengangkat betapa pentingnya pembelajaran bagi tiap orang yang menggunakan informasi. Hasil akhir pemanfaatan TI bagi manusia bukanlah hanya kemudahan dalam temu kembali informasi, tetapi yang jauh lebih penting adalah bagaimana menciptakan lingkungan pembelajaran (learning environment) dan membuat manusia yang terlibat didalamnya menjadi manusia-manusia pembelajar seumur hidup (long-life learners). Maka kemudian mulai populer konsep-konsep seperti knowledge management disamping information management yang telah muncul lebih dulu.

Bertolak dari konsep ini, tulisan ini mencoba membahas kompetensi pustakawan dan perpustakaan dalam hubungannya dengan pemanfaatan TI di perpustakaan agar memudahkan perubahan fungsi perpustakaan dari sebuah pusat informasi menjadi suatu lingkungan pembelajaran bagi pemakai.

Manajemen Informasi dan Manajemen Pengetahuan

Pembahasan tentang kompetensi perpustakaan dan pustakawan di era kemajuan TI, harus dimulai dengan pemahaman bersama terlebih dulu tentang Manajemen Informasi (selanjutnya disebut MI) dan Manajemen Pengetahuan (MP). Kenapa? Karena pada dua domain inilah kompetensi-kompetensi utama perpustakaan dan pustakawan ada.

Untuk mulai membahas MI dan MP, maka dimulai dengan terlebih dulu membahas perbedaan antara apa yang dimaksud dengan Informasi (Information) dan Pengetahuan (Knowledge).
F.N. Teskey, seperti dikutip oleh Pendit (1992), memberikan model:

Data è Informasi è Pengetahuan

Data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu.
Pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.
Model yang hampir sama juga diusung oleh Powell (2003). Menurut Powell, Data adalah koleksi terstruktur dari kumpulan fakta (structured collection of quantitative facts), Informasi adalah data atau fakta dengan arti (data or facts with meaning) dan Pengetahuan merupakan hasil atau keluaran atau nilai dari informasi (producing significance or value from information).

Model lain yang mirip juga dikemukakan Nathan Shedroff, seperti dikutip oleh Wurman (2001). Bahkan Shedroff menambahkan satu lagi tahap sesudah pengetahuan, yaitu Kebijakan (Wisdom).

Data è Informasi è Pengetahuan è Kebijakan

Menurut penulis, model Data è Informasi è Pengetahuan (kita namakan saja DIP) diatas mempunyai beberapa kelemahan.
Pertama, bagi model diatas, data dianggap sesuatu yang bebas nilai. Artinya, interpretasi proses pengambilan (capture) suatu fakta menjadi data, dianggap tidak mengandung muatan apa-apa sampai ia diinterpretasikan menjadi informasi. Bagi para sosiolog aliran konstruksionis, definisi data seperti diatas tidak tepat. Bagi mereka, fakta tidak dibentuk secara ilmiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta. Tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu dan lingkungan pergaulan atau sosial tertentu. Berarti, sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data (Eriyanto, 2002).

Kedua, Model diatas tidak diatas tidak memberikan batasan dengan jelas kapan sesuatu itu dianggap informasi, kapan sesuatu itu sudah bisa dianggap pengetahuan. Kalau kita mendapat pesan bahwa “Air yang dipanaskan pada suhu mendidih 100 derajat celcius bisa mematikan kuman. Dan bila kuman tersebut mati maka penyakit kolera akan sulit berkembang”, apakah ini suatu informasi atau pengetahuan? Batasannya sangat tidak jelas.

Dengan alasan-alasan diatas, penulis menawarkan model lain dalam membedakan antara Informasi dan Pengetahuan. Yaitu:

1. Informasi adalah sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share).
2. Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada didalam pikiran kita (Knowledge is something that is still in our mind).
3. Informasi sama dengan pengetahuan yang dibagi atau telah dikomunikasikan melalui berbagai media yang ada (Information is shared knowledge).

Dengan pembedaan yang lebih jelas antara Informasi dan Pengetahuan, maka selanjutnya kita mulai definisikan MI dan MP.
Manajemen Informasi adalah tehnik pengaturan atau organisasi agar informasi (shared knowledge) mudah dicari dan gunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi antara lain: pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, temu kembali informasi.
Sedangkan Manajemen Pengetahuan adalah tehnik membangun suatu lingkungan pembelajaran, dimana orang-orang didalamnya mau terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan antara lain: pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi) dan berbagi (sharing) pengetahuan.

Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan

Bentuk perpustakaan ideal selalu berubah dari masa ke masa. Bila dulu indikator perpustakaan ideal dilihat dari besar koleksi dan gedung, maka sekarang sudah berubah menjadi sejauh apa perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pembelajaran komunitas pemakainya. Termasuk didalam kebutuhan pembelajaran antara lain: belajar, pemenuhan kebutuhan informasi, rekreasi, pendidikan, penelitian, interaksi dengan orang lain, fasilitas untuk berbagi pengetahuan dan kebutuhan untuk melakukan inovasi dan kreatifitas. Selama perpustakaan terlalu berkonsentrasi pada manajemen informasi, padahal tuntutan pemakai ingin agar perpustakaan berubah menjadi pusat pembelajaran komunitas pemakainya.

Perpustakaan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Pada banyak institusi bisnis, para profesional informasi mulai dituntut untuk mampu mengikuti perubahan lingkungan bisnis dan membantu manajemen dalam pengambilankeputusan bisnis.

Kebutuhan pembelajaran juga tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang serius melulu. Membaca komik pun bisa dianggap sebagai suatu pembelajaran. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar tempat mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi semacam one-stop station bagi mereka. Suatu lingkungan dimana pemakai bisa:

• Berinteraksi dengan orang lain.
• Mencari informasi yang dibutuhkan.
• Berbagi pengetahuan
• Merasa termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.

1) Kompetensi Perpustakaan

a) Intrastruktur Teknologi Informasi

Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:

• Jaringan lokal (Local Area Network) berbasis TCP/IP. Keuntungan TCP/IP adalah banyaknya aplikasi (misalnya: WWW) yang berjalan pada infrastruktur tersebut.
• Akses ke Internet. Minimal harus ada akses ke internet untuk pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal perpustakaan.
• Komputer buat pustakawan dan pemakai perpustakaan. Harus ada komputer untuk server yang akan memberikan servis kepada pemakai, komputer untuk pustakawan bekerja dan komputer untuk pemakai agar bisa menggunakan layanan perpustakaan.

b) Content

Yang dimaksud dengan Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan kita “sajikan” kepada pemakai perpustakaan. Yang termasuk dalam dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media lain baik tercetak maupun elektronik, termasuk juga artefak 3 dimensi seperti patung. Aplikasi adalah sistem (biasanya menggunakan komputer) yang dibuat dengan tujuan tertentu. Misalnya: aplikasi administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang didownload dari internet, aplikasi administrasi majalah, dan aplikasi perpustakaan dijital. Sedang Layanan adalah jenis “produk” atau “jualan”-nya perpustakaan. Misalnya: Layanan peminjaman buku, layanan pinjam antar perpustakaan, layanan pemberitahuan buku baru via e-mail, dan lain-lain. Yang perlu diperhatikan adalah, perpustakaan jangan lagi hanya fokus ke penyediaan Content Manajemen Informasi. Contohnya: Buku (dokumen), Aplikasi arsip artikel elektronik (aplikasi) dan Layanan peminjaman buku (layanan). Tapi juga mulai secara serius memberikan Content Manajemen Pengetahuan. Contoh: Dokumen yang sudah dikemasulang dan diberikan nilai tambah sehingga pemakai mudah dalam pengambil keputusan yang spesifik (dokumen), Aplikasi WIKI yang memungkinkan orang bekerja secara kolaborasi dalam penulisan (aplikasi), dan Layanan Asistensi dalam melakukan riset (layanan).

c) Sumberdaya Manusia (SDM)

SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan akan dibahas dalam sub-bab Kompetensi Pustakawan.

d) Pemakai

Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan. Seperti layaknya institusi bisnis, perpustakaan pun harus punya profil pemakai potensialnya. Siapa target pemakainya? Bagaimana image perpustakaan dimata mereka? Bagaimana positioning perpustakaan selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya? Survei pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola pembelajaran pemakai potesialnya berdasarkan Nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value And Life Style).

Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka perpustakaan bisa melakukan aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat bagi pemakai.

2) Kompetensi Pustakawan

a) Skill Manajemen Informasi

Yang termasuk dalam skill Manajemen Informasi:

Mencari Informasi. Proses mencari informasi terbagi lagi dalam:

Menggunakan Informasi. Proses menggunakan informasi terbagi lagi dalam:

Membuat/Menciptakan Informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah: Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging). Dalam melakukan Kemas Ulang Informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan:

Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah:

Berbagi/Penyebaran Informasi. Yaitu:

1. Mencari Informasi. Proses mencari informasi terbagi lagi dalam:

• Mendefinisikan kebutuhan infomasi. Yaitu: mengidentifikasikan kebutuhan pemakai, mengenali beragan jenis penggunaan informasi oleh pemakai, menempatkan informasi yang dibutuhkan dalam suatu kerangka referensi (Who, what, when, where, how, why), menghubungkan informasi yang dibutuhkan dengan domain pengetahuan, dan mendefinisikan masalah informasi menggunakan beragam skill tanya jawab.
• Melakukan penelusuran. Yaitu: mempunyai skill dasar penelusuran informasi, kemampuan navigasi sistem dan sumberdaya elektronis, dan pengetahuan dasar tentang beragam sumber informasi yang tidak tersedia bentuk elektronis seperti bentuk cetak, orang (people and colleagues), dan lain-lain. Mengetahui sumber-sumber informasi baik eksternal maupun internal, mengetahui sumber mana saja yang dapat diandalkan dan memberikan nilai tambah.
• Memformulasikan Strategi Penelusuran. Mensyaratkan pengetahuan yang mendasar dan komperhensif yang sumberdaya informasi yang tepat termasuk strukturnya. Skill tentang suatu subjek juga perlu. Kemampuan lain yang dibutuhkan: mampu mendiskusikan ide-ide untuk mencari berbagai masukan, memilih alat penelusuran, mengidentifikasi katakunci, konsep, tajuk subyek, deksriptor, dan mengindentifikasi kriteria untuk meng-evaluasi sumber informasi.

2. Menggunakan Informasi. Proses menggunakan informasi terbagi lagi dalam:

• Evaluasi infomasi yang didapat. Yaitu: menentukan otoritatif, kebaruan, dan kehandalan,  relevansi, kualitas.
• Menilai informasi yang didapat. Yaitu: melihat secara cepat ide utama dan katakunci, membedakan antara fakta, opini, propaganda, sudut pandang dan bias, melihat kesalahan dalam logika. Akan lebih baik bila pustakawan juga punya skill dalam melakukan Framing Analysis yang akan sangat bergunakan melihat beragam sudut pandang media.
• Meng-integrasikan informasi dari berbagai sumber berbeda. Yaitu: klasifikasi informasi, mengenali hubungan antar konsep, meng-identifikasi konflik dan kesamaan berbagai sumber.
• Memilah informasi. Yaitu: kemampuan memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak perlu.
• Interpretasi informasi. Yaitu: meringkas dan identifikasi detail informasi yang relevan, organisasi dan analisa informasi, membandingkan dengan sumber permasalahan yang ingin dipecahkan dan menggambar sebuah kesimpulan atau konklusi.

3.  Membuat/Menciptakan Informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk  yang   bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah: Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging). Dalam melakukan Kemas Ulang Informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan:

• menentukan tujuan kemas ulang informasi
• menentukan isi yang dianggap penting (key content)
• memilih format yang tepat (tertulis, oral, visual) tergantung audiens dan tujuan
• mengerti implikasi legal dari suatu proses kemas ulang informasi
• menyediakan panduan, dokumentasi dan referensi.

4. Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah:

• Melakukan abstraksi (abstracting). Kemampuan untuk menulis ringkasan sesuatu yang membuat pembaca bisa menangkap dengan jelas relevansi dan pentingnya informasi yang ingin disampaikan.
• Melakukan peng-indeks-an (indexing). Menggunakan sistem klasifikasi atau taksonomi (tesaurus, tajuk subyek) yang ada.
• Melakukan retensi, review termasuk pemberian informasi versi (versioning system)

5. Berbagi/Penyebaran Informasi. Yaitu:

• Kemampuan menyampaikan dan mempromosikan (marketing) ide-ide secara jelas dalam berbagai bentuk (tertulis, oral, presentasi).
• mendengar dan meng-evaluasi opini dan informasi dari orang lain.
• Menggunakan berbagai perangkat TI yang punya unsur interaktifitas tinggi seperti Portal yang memudahkan berbagi informasi.
• Memfasilitasi berbagai bentuk forum berbagi informasi (sharing knowledge forum) antar pemakai

b) Skill Interpersonal

Yaitu skill personal pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan pemakai dan sesama rekan kerja:

1. Kemampuan berkomunikasi dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang lain. Mampu memberikan presentasi dengan jelas, komunikasi tertulis, dengan ejaan, struktur dan isi yang jelas. Berkomunikasi dengan interaktif dan mampu memberikan pandangan dari beragam perspektif.
2. Kemampuan mendengar. Mampu mendengarkan dan mendiskusikan pendapat orang lain dari beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain. Serta mampu memberikan komentar yang konstruktif.
3. Mampu memberikan feedback yang baik bagi beragam situasi yang dihadapi orang lain.
4. Mampu mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi. Bisa memberikan alasan bila tidak setuju terhadap sesuatu, memahami posisi dan kepentingan dalam sebuah konflik dan bisa menghasil win-win solutions.
5. Menggunakan mekanisme formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf maupun pemakai perpustakaan. Seperti membuat Focus Group Discussion, kuesioner, dan analisa komplain.
6. Mampu membangun tim dan memotivasi orang lain. Seperti: menghargai kontribusi individu.
7. Kemampuan untuk belajar mandiri (self-learning skill)
8. Mau melakukan suatu inisiatif tanpa harus disuruh (self-initiation)
9. Kemampuan untuk bekerjasama dalam sebuah tim.
10. Cerdas dan mampu melakukan sesuatu terfokus.
11. Punya jiwa Entrepreneurship.

c) Skill Teknologi Informasi

Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi untuk membantu semua proses kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan:

1.    Desain Database dan Manajemen Database
2.    Data Warehousing
3.    Penerbitan elektronik
4.    Perangkat keras
5.    Arsitektur Informasi
6.    Sumber Informasi Elektronik
7.    Integrasi Informasi
8.    Desain Intranet/Extranet
9.    Aplikasi perangkat lunak
10.    Pemrogaman
11.    Workflow / Alur Kerja
12.    Pemrosesan Teks (Text Processing)
13.    Metadata
14.    Perangkat lunak untuk manajemen informasi (Information Management tools)

d) Skill Manajemen

1. Administrasi. Mampu membuat sistem administrasi yang baik bagi berbagai kegiatan yang dilakukan.
2. Memahami proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait.
3. Manajemen Perubahan. Mampu mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu perubahan.
4. Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait.
5. Kepemimpinan. mempunyai karakter kepemimpinan yang menonjol.
6. Pengukuran. Mampu melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan.
7. Manajemen Sumberdaya manusia.
8. Manajemen Proyek. Mampu memimpin dan mengatur sebuah proyek.
9. Relationship Management. Mampu menjaga hubungan baik dengan sesama pustakawan dan pemakai perpustakaan.
10. Team Building. Mampu membangun tim kerja yang kompak dan bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.
11. Manajemen waktu.
12. Pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia. Mampu menganalisa skill yang dibutuhkan dan memberikan pelatihan yang diperlukan.
13. Mampu melakukan perencanaan-perencanaan strategis dan implementasi-nya.

Penutup

Beberapa kompetensi diatas, bukan merupakan harga mati yang tidak bisa ditawar. Walau bagaimanapun aplikasi di lapangan bisa sangat bervariasi, tergantung sumberdaya yang tersedia dan tantangan dilapangan. Apalagi masalah sumberdaya manusia yang mumpuni bidang perpustakaan masih sulit didapat.

Daftar Pustaka

Abell, Angela; Oxbrow, Nigel. Competing With Knowledge: the information professional in   the knowledge management age, London: Library Association Publishing, 2001
Eriyanto. Analisis Framing, Yogyakarta: LkiS, 2002
Pendit, Putu Laxman. “Makna Informasi: lanjutan dari sebuah perdebatan”, Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992
Powell, Mike. Information Management for Development Organizations, Oxford: Oxfam GB, 2003
Rosenfeld, Louis; Morville, Peter. Information Architecture for the World Wide Web, Cambridge: O’reilly, 2002
Sudarsono, Blasius. “Pendekatan Untuk Memahami Kepustakawanan”, Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992
Wicaksono, Hendro. Segmentasi Psikografis Pemakai Perpustakaan X, Makalah Seminar Pra Skripsi, Tidak diterbitkan, 1996.
Wurman, Richard Saul. Information Anxiety 2, Indiana: Que, 2001.
Zultanawar. “Pustakawan dan Penelitian di Bidang Perpustakaan”, Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992