PENGEMBANGAN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

Oleh: Daryono

Pendahuluan

Perpustakaan Umum mempunyai peran sangat strategis dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat, sebagai wahana belajar sepanjang hayat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab dalam mendudkung penyelenggaraan pendidikan nasional, serta merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, hal ini sesuai dengan apa yang telah diamanatkan oleh Undang-undang Dasar 1945 yaitu sebagai wahana mencerdaskan kehidupan bangsa.

Selain amanat sebagaimana tertuang dalam Undang-undang 1945, Perpustakaan Umum juga mempunyai beberapa fungsi strategis dalam rangka meningkatkan taraf hidup masyarakat :

Pertama, fungsi Perpustakaan Umum sebagai tempat pembelajaran seumur hidup (life-long learning). Perpustakaan Umumlah tempat dimana semua lapisan masyarakat dari segala umur, dari balita sampai usia lanjut bisa terus belajar tanpa dibatasi usia dan ruang-ruang kelas. Banyak program pemerintah, seperti pemberantasan buta huruf dan wajib belajar, akan jauh lebih berhasil seandainya terintegrasi dengan Perpustakaan Umum. Bila di sekolah orang diajar agar tidak buta huruf dan memahami apa yang dibaca. Maka di Perpustakaan Umum, orang diajak untuk terbuka wawasannya, mampu berpikir kritis, mampu mencermati berbagai masalah bersama dan kemudian bersama-sama dengan anggota komunitas yang lain mencarikan solusinya. Tugas Perpustakaan Umum membangun lingkungan pembelajaran (learning environment) dimana anggota komunitas pemakainya termotivasi untuk terus belajar dan terdorong untuk berbagi pengetahuan. Dalam konsep manajemen modern, hal ini disebut dengan Knowledge Management.
Kedua, fungsi Perpustakaan Umum sebagai katalisator perubahan budaya. Perubahan perilaku masyarakat pada hakikatnya adalah perubahan budaya masyarakat. Perpustakaan Umum merupakan tempat strategis untuk mempromosikan segala perilaku yang meningkatkan produktifitas masyarakat. Individu komunitas yang berpengetahuan akan membentuk kelompok komunitas berpengatahuan. Perubahan pada tingkat individu akan membawa perubahan pada tingkat masyarakat. Komunitas yang berbudaya adalah komunitas yang berpengetahuan dan produktif. Komunitas yang produktif mampu melakukan perubahan dan meningkatkan taraf hidupnya menjadi lebih baik.
Ketiga, fungsi Perpustakaan Umum sebagai agen perubahan sosial. Idealnya, Perpustakaan Umum adalah tempat dimana segala lapisan masyarakat bisa bertemu dan berdiskusi tanpa dibatasi prasangka agama, ras, kepangkatan, strata, kesukuan, golongan, dan lain-lain. Perpustakaan Umum sangat strategis dijadikan tempat anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan beragam masalah sosial yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Disini, perpustakaan tidak hanya menyediakan ruang baca, tetapi juga menyediakan ruang publik bagi komunitasnya untuk melepas unek-uneknya dan kemudian berdiskusi bersama-sama mencari solusi yang terbaik. Tugas pustakawanlah untuk mendokumentasikan semua pengetahuan publik yang dihasilkan dan menyebarluaskan ke anggota komunitas yang lain. Seorang pustakawan dituntut tidak hanya mampu mengolah informasi, tetapi juga harus punya kepekaan sosial yang tinggi dan skill berkomunikasi yang baik.

Keempat, fungsi Perpustakaan Umum sebagai jembatan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah. Dari semua pengetahuan komunitas yang didokumentasikan di Perpustakaan Umum, fungsi perpustakaan berikutnya adalah melakukan kemas ulang informasi, kemudian memberikan kepada para pengambil keputusan sebagai masukan dari masyarakat. Dengan begini masyarakat akan punya posisi tawar yang lebih baik dalam memberikan masukan-masukan dalam pengambilan kebijakan publik.

Untuk dapat melaksanakan peran dan fungsi di atas perpustakaan umum tidak dapat berjalan sendiri tanpa ada dukungan dari berbagai pihak, baik masyarakat umum maupun pemerintah daerah setempat., hal ini sesuai dengan amanat Undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007 Pasal 8 huruf a s/d f yang berbunyi sebagai berikut :

Pemerintah Propinsi dan Pemerintah kabupaten/kota berkewajiban :

1. Menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah;
2. Menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di wilayah masing-masing;
3. Menjamin kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat;
4. Menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan;
5. Memfasilitasi penyelenggaraan perpustakaan di daerah ; dan
6. Menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya.

Dari uraian diatas kita ketahui bahwa peran Pemerintah Daerah sangat besar terhadap perkembangan perpustakaan umum di daerahnya, selain adanya dukungan yang kuat dari masyarakatnya. Hal inilah kiranya yang dapat mendorong perlunya pemikiran oleh masyarakat dan Pemerintah Kota Surakarta untuk dikembangkan, agar perpustakaan umum kota Surakarta berkembang sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan, yang akhirnya Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat berkiprah sebagai wahana pembelajaran sepanjang hayat yang mampu mengembangkan potensi masyarakat serta mampu sebagai pusat pelestarian kekayaan budaya bangsa, khususnya budaya Jawa.

Begitu halnya keberadaan Perpustakaan Sekolah, saat ini kondisinya masih memprihatinkan, baik SDM-nya maupun sarana prasarana yang ada, sesuai dengan fungsi dan peran perpustakaan sekolah sebagai sarana penunjang proses pembelajaran, sebagaimana tertuang dalam UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 pasal 23 dan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008, bahwa penyelenggaraan perpustakaan sekolah harus memenuhi Standar Nasional Perpustakaan dan memperhatiakan Standar Nasional Pendidikan. Untuk mencapai kondisi di atas tidak terlepas dari peran Pemerintah Kota dalam hal ini Walikota bersama dengan Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga untuk mengambil kebijakan terkait pengembangan perpustakaan.

II. Upaya Pengembangan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, yang fungsi utamanya melestarikan hasil budaya masyarakat dan menyebarluaskan gagasan, pemikiran, pengalaman dan pengetahuaan sebagai hasil budaya manusia kepada masyarakat yang membutuhkannya. Keberadaan perpustakaan tidak dapat lagi dipisahkan dari peradaban dan budaya masyarakat. Hal ini sesuai dengan Slogan Kota Solo sebagai kota budaya, yang mana budaya yang dimiliki oleh kota Solo sudah selayaknya dilestarikan dan dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dan diakses oleh masyarakat secara baik dan benar. Masyarakat Solo tidak menginginkan adanya tindakan-tindakan yang tidak terhotmat sebagaimana yang terjadi di Perpustakaan/Museum Radyo Pustaka yang sampai saat sekarang permasalahannya tidak kunjung selesai dan ini sangat memalukan.

Dalam rangka untuk upaya melestarikan kekayaan budaya bangsa yang dimiliki kota Solo, Maka Pemerintah Kota Surakarta perlu segera memikirkan dkembangkannya Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surakarta.

Agar Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat berfungsi sesuai dengan yang diamantkan UUD 1945 dan Undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007, ada beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam hal ini Walikota Surakarta antara lain :

1. Gedung

Sesuai dengan komitmennya bahwa Kota Surakarta sebagai kota budaya, perlu segera dibangun Gedung Perpustakaan Umum Kota Surakarta. karena kita ketahui bersama Pemerintah Kota Surakarta sampai sekarang tidak ada kebijakan yang berpihak pada pengembangan Perpustakaan, hal ini terbukti dari sejarah perkembangan Perpustakaan Umum Kota Surakarta dari tahun ke tahun tidak semakin baik, bahkan status gedung yang dulunya berlokasi di daerah yang cukup strategis (Sriwedari dan Tirtomoyo) namun sekarang menempati gedung bekas kejaksaan yang kuran strategis dan representatif.

Dengan kondisi yang demikian ini Pemerintah Kota Surakarta dalam hal ini Walikora Surakarta harus mengmabil kebijakan terkait pembangunan Gedung Perpustakaan Umum dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Lokasi Gedung strategis, mudah diakses oleh masyarakat umum, nyaman dan tidak gaduh/bising, serta dapat mendukung program pembelajaran bagi masyarakat umum.

b. Gedung didesain sedemikian rupa yang dapat mendukung proses kegiatan layanan kepada masyarakat secara umum.

c. Gedung juga dilengkapi sarana penunjang kegiatan masyarakat umum ( R. Seminar, Ruang Public, dan Taman baca rekreatif, dll.).

2. Sarana Prasarana

Perpustakaan agar dapat menjalankan fungsinya dan memberikan layanan kepada masyarakat pengguna dengan baik dan berkualitas perlu didukung adanya sarana prasarana yang memadai pula, yang antara lain meliputi :

a. Sarana Komputer untuk pengembangan sistem komputerisasi perpustakaan, karena dengan sarana ini pengelola perpustakaan akan bekerja dengan mudah, cepat dan efektif, serta masyarakat akan dengan mudah mengakses informasi yang ada di perpustakaan tanpa batas waktu dan tempat.

b. Sarana pendukung lainnya, seperti ruang baca yang representatif dan memadai, mebeler ( meja kursi baca ) yang nyaman, dan tata ruang yang terstruktur, sehingga dengan kondisi tersebut, masyarakat pengguna akan merasa nyaman didalam memanfaatkan perpustakaan.

c. Taman Baca Rekreatif, untuk menumbuhkan minat atau budaya anak pada khususnya dan masyarakat pengguna pada umumnya.

d. Sarana Public Area ( Hotspot ) untuk memudahkan kepada masyarakat didalam akses informasi ke dunia luar.

3. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia harus menjadi perhatian khusus bagi Pemerintah Kota Surakarta. Dalam UU Nomor : 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, bahwa untuk dapat menjalankan fungsinya perpustakaan harus dikelola oleh tenaga perpustakaan yang sesuai dengan Standar Nasional Tenaga Perpustakaan yang mencakup kualifikasi pendidikan, kompetensi dan sertifikasi.

Kondisi sumber daya manusia secara kualitas (kualifikasi pendidikan perpustakaan) masih rendah, dimana dari jumlah yang ada yang memiliki kualifikasi pendidikan perpustakaan masih sangat terbatas, dan bahkan ada kecendurangan tenaga perpustakaan yang ada kebanyakan tenaga mutasi yang tidak memiliki kompetensi dibidangnya. Sehingga dengan kondisi semacam ini mengakibatkan kualitas layanan perpustakaan tidak bisa dilaksankan secara optimal.

Agar Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik dan optimal, maka pihak Pemerintah Kota Surakarta, segera mengambil langkah-langkah sebagai berikut :

a. Tenaga perpustakaan yang ada perlu segera dibekali pengetahuan tentang perpustakaan dan teknologi informasi dengan mengirim ke berbagai kegiatan antara lain :

– Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Perpustakaan

– Magang ke Perpustakaan yang telah menerapkan sistem otomasi

– Pendidikan Formal ( D2/D3 Ilmu Perpustakaan)

b. Adanya penambahan tenaga perpustakaan dengan kualifikasi pendidikan minimal D2 Ilmu Perpustakaan dengan cara membuka formasi atau lowongan CPNS Pustakawan Kota Surakarta

c. Mempekerjakan tenaga Part Time, honorer, magang dari mahasiswa program diploma III ilmu perpustakaan.

4. Koleksi

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Umum Kota Surakarta saat sekarang sangat terbatas, belum dapat memenuhi kebutuhan masyarakat, bahkan kalau kita sesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini masih jauh dari kebutuhan.

Koleksi merupakan modal utama bagi sebuah perpustakaan, dimana koleksi merupakan produk informasi yang akan di jual kepada pengguna, apabila produk tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan para pelanggan, sudah barang tentu para pelanggan berlahan-lahan akan meninggalkan dan tidak membelinya (memanfaatkannya).

Dari kondisi yang ada perlu dikaji secara bersama bahwa di era globalisasi informasi dewasa ini sudah waktunya Pemerintah Kota Surakarta memikirkan pengembangan Perpustakaan Umum Kota Surakarta, dalam hal pengembangan koleksi perpustakaan dengan memprioritaskan :

a. Anggaran khusus untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi di setiap tahun anggaran

b. Koleksi yang dibeli disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat dan perkembangan ilmu yang ada.

c. Didalam pengadaan bahan pustaka dapat melibatkan berbagai pihak termasuk para pengguna dapat mengusulkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Layanan

Di Era Teknologi Informasi dewasa ini Perpustakaan Umum Kota Surakarta dalam rangka upaya peningkatan kualitas layanan kepada pengguna dapat mengembangkan sistem layanan terotomasi atau komputerisasi, dengan sistem otomasi semua pekerjaan yang ada dapat dilakukan dengan cepat dan efektif, bahkan infromasi yang ada di perpustakaan akan dapat diakses dengan mudah oleh para pengguna dari berbagai tempat.

Selain sistem otomasi layanan ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh Perpustakaan antara lain :

a. Jam layanan disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat, sedapat mungkin layanan perpustakaan sampai dengan malam hari.

b. Layanan Perpustakaan Keliling, untuk mendekatkan layanan kepada masyarakat pengguna perlu ditingkatkan agar layanan lebih optimal, dengan cara koleksi atau bahan pustaka yang disajikan ditambah dan bervariasi, serta waktu layanan diberikan secara terjadwal dan rutin, sehingga penggun dapat memanfaatkan secara baik dan optimal.

c. Perlu dikembangkan Layanan Internet ( Hotspot ) secara gratis dan terbuka bagi masyarakat umum.

Upaya Pengembangan Perpustakaan Sekolah di Kota Surakarta

Perpustakaan sekolah adalah suatu tempat dimana para siswa memperoleh akses informasi dan pengetahuan dalam rangka untuk mendukung proses pembelajaran dengan melalui penyediaan bahan pustaka yang sesuai dengan kurikulum sekolah. Kondisi perpustakaan sekolah di Surakarta secara umum masih sangat memprihatinkan, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

1. Rendahnya persentase anggaran yang dialokasikan untuk fasilitas perpustakaan (pengadaan bahan pustaka)
2. Belum adanya pengelola (pustakawan) yang bertanggung-jawab untuk mengelola perpustakaan secara profesional, kebanyakan pengelola perpustakaan dibebankan oleh guru yang tidak memiliki jam mengajar.
3. Belum tersedianya Gedung atau Ruang Perpustakaan yang didesain khusus untuk layanan perpustakaan.
4. Lemahnya Pemerintah Daerah dalam hal ini Dinas Pendidikan untuk mencari terobosan terkait dengan pendanaan dan pengembangan perpustakaan sekolah.
5. Tidak adanya pengintegrasian antara pelayanan perpustakaan dengan kurikulum sekolah.

Untuk mengatasi beberapa faktor yang menyebabkan rendahnya kualitas perpustakaan sekolah tersebut diatas, Pemerintah Kota dalam hal ini Walikota dan Dinas Pendidikan serta Kepala Sekolah dapat melakukan berbagai terobosan dalam rangka meningkatkan kualitas perpustakaan sekolah dengan merancang dan mengimplementasikan dengan melibatkan berbagai pihak, yang meliputi beberapa aspek sebagai berikut :

1. Perbaikan Gedung/ruangan Perpustakaan, setiap sekolah diharuskan untuk mendesain secara khusus gedung atau ruang perpustakaan, sesuai dengan pedoman pengembangan perpustakaan sekolah.
2. Mengalokasikan anggaran perpustakaan minimal 5% dari anggaran belanja operasional sekolah untuk pengembangan perpustakaan, sesuai dengan amanat UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 (pasal 23 ayat 6).
3. Pengadaan SDM/Pengelola/Pustakawan, dengan cara rekruitmen Tenaga Perpustakaan dengan kualifikasi pendidikan minimal D2/D3 Perpustakaan, sesuai dengan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008. bahwa pengelola perpustakaan sekolah minimal lulusan D2 Perpustakaan.
4. Pengadaan koleksi atau bahan pustaka, dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan antara perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan kurikulum sekolah.
5. Untuk melaksanakan amanat UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 dan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008, Pemerintah Kota dalam hal ini Dinas Pendidikan membuat kebijakan terkait penyelengaraan perpustakaan sekolah.

Penutup

Dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini, sudah saatnya kita merenungkan kembali peran perpustakaan di tengah-tengah masyarakat kita. Pustakawan harus berupaya mengangkat berbagai isu strategis yang berkaitan dengan peningkatan layanan perpustakaan kepada masyarakat dengan kemampauan dan pengetahuan yang dimiliki, dan sebaliknya pihak pemerintah perlu mengkaji ulang terkait dengan berbagai kebijakan yang kurang mendorong terhadap pengembangan perpustakaan di daerahnya. Perpustakaan sudah selayaknya menjadi landmark bagi setiap daerah/kota, baik kota besar maupun kota kecil. Pengembangan perpustakaan sudah seharusnya dipikirkan pembiayaannya secara proporsional, sebagaimana pembiayaan infrastruktur lainnya, karena peran pemerintah daerah terkait dengan pengembangan perpustakaan sangat dominan.

Dengan kebijakan tersebut diharapkan akan dapat mendukung peran dan fungsi yang diemban oleh perpustakaan sebagaimana tertuang dalam UUD 1945 dan UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa

Daftar Bacaan :

1. UU Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007
2. Permendiknas Nomor : 25 Tahun 2008
3. SUTARNO NS. : Perpustakaan dan Masyarakat , Jakarta : Yayasan Obor, 2003
4. BASUKI, Sulistyo : Periodisasi perpustakaan Indonesia, Bandung : Rosdakarya, 1994
5. LASA HS. : Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta : Gama Media 2005.
6. FA. WIRANTO : Perpustakaan dalam dinamika pendidikan dan kemasyarakatan, Semarang : UNIKA Soegijapranata, 2008.