SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN DAN PENGEMBANGAN JARINGAN ANTAR PERPUSTAKAAN DI LINGKUNGAN UNS SOLO

PENDAHULUAN

Seorang mahasiswa datang ke perpustakaan A ingin mencari suatu buku, kemudian ia menelusur melalui katalog online yang telah tersedia, kebetulan buku yang dicari berada di perpustakaan B (ini dapat diketahui dari status buku yang terlihat dalam katalog online). Karena katalog online telah menyediakan fasilitas pemesanan, maka ia memesan buku tersebut. Tiga jam kemudian buku yang diinginkan sudah tersedia di perpustakaan A, si mahasiswa dengan mudah dapat meminjamnya. Seminggu kemudian, si mahasiswa ingin mengembalikan buku yang dipinjam, tapi dia berada di perpustakaan C, dengan mudah juga dia dapat mengembalikan buku di perpustakaan C. Gambaran yang menarik ini saya lihat dan merupakan model pelayanan perpustakaan di University of South Australia di Adelaide pada tahun 1998. Universitas tersebut memiliki 3 perpustakaan (A, B, C di atas) yang terletak dalam satu kota dan jaraknya agak berjauhan serta menggunakan software yang dinamakan dengan “Dynix”.

Pertanyaannya adalah apakah gambaran seperti di atas dapat dilaksanakan di Perpustakaan Universitas Sebelas Maret ? Secara teknis saya jawab bisa ! walaupun harus ada syarat-syarat untuk mendukungnya.

Untuk mewujudkan gambaran ideal seperti di atas, salah satu aspek terpenting yang perlu dibahas adalah masalah software. Oleh karena itu, dalam presentasi ini saya memfokuskan pada pembahasan tentang software dan kemungkinan untuk diaplikasikan dalam jaringan antar perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

KEADAAN SEKARANG DAN POTENSI YANG ADA

Perpustakaan yang pertama kali menjalankan otomasi di lingkungan Universitas Sebelas Maret adalah UPT Perpustakaan pada tahun 1998, selanjutnya diikuti oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi, Perpustakaan Fakultas Kedokteran, dan Perpustakaan Fakultas Hukum, Perpustakaan Fakultas Sastra, dan UPT P2B (mudah-mudahan perpustakaan fakultas lain menyusul). Ada empat software yang digunakan oleh ke empat perpustakaan tersebut yaitu UPT Perpustakaan menggunakan “Dynix”, Perpustakaan Fakultas Ekonomi menggunakan menggunakan software dari Yogya, sedangkan Perpustakaan Fakultas Kedokteran, Fakultas Hukum dan Fakultas Sastra menggunakan software dari Salatiga, serta Perpustakaan UPT P2B menggunakan program dari UPT Komputer UNS.

Selama ini keberadaan perpustakaan fakultas di lingkungan Universitas Sebelas Maret sudah memberikan manfaat yang lebih terutama dalam mendekatkan koleksi dengan para penggunanya. Namun disisi lain, masih ada suatu kelemahan yang dapat kita rasakan bersama yaitu belum adanya koordinasi antar perpustakaan di lingkungan UNS. Dalam otomasi perpustakaan, misalnya, masing-masing perpustakaan cenderung mengembangkannya menurut kepentingan perpustakaan masing-masing tanpa ada koordinasi. Padahal apabila ada koordinasi dengan baik, maka akan terjadi penghematan biaya dan memudahkan untuk pengembangan jaringan apabila dihendaki di kemudian hari.

Otomasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses pelayanan di perpustakaan baik itu proses pembuatan katalog, pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran katalog. Selama ini dari masing-masing perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret masih memanfaatkan otomasi di tempat masing-masing (kecuali Perpustakaan Pasca Sarjana dan LPPM yang telah dikoneksikan dengan UPT Perpustakaan), jadi belum ada jaringan antar perpustakaan yang terintegrasi.

Selain itu UPT Perpustakaan juga telah mengembangkan Perpustakaan Digital (Digital Library) bekerjasama dengan Puskom sejak April 2004. Perpustakaan Digital ini akan menampung semua karya civitas akademika UNS dalam bentuk digital dan dapat diakses melalui Internet. Jumlah dokumen yang ada di Perpustakaan Digital sampai saat ini baru 625 dokumen (kebanyakan karya skripsi). Jumlah ini akan bertambah cepat apabila masing-masing fakultas atau unit kerja (terutama Lembaga Penelitian) mau berpatisipasi dalam program ini. Perlu diketahui bahwa program ini dirancang untuk memudahkan input dan penelusuran data. Input data dapat dilakukan di setiap unit di lingkungan UNS dengan menggunakan password melalui jaringan internet , sedangkan penelusurannya dapat diakses secara internasional melalui http//www.uns.ac.id

KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN JARINGAN OTOMASI

Berdasarkan kondisi yang ada, paling tidak ada dua kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mengembangkan jaringan otomasi antar perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret yaitu :

Secara teknis software ini dapat dimanfaatkan untuk membangun katalog induk, namun ada dua kendala utama yang dihadapi apabila ingin memanfaatkannya secara optimal. Kendala pertama adalah terbatasnya user licenses. Lisensi untuk mengakses Dynix hanya sebanyak 26 (sekarang sudah dimanfaatkan secara efektif sebanyak 20), artinya kita hanya dapat mengakses sejumlah 26 komputer secara bersamaan. Sementara itu penambahan user licenses memerlukan biaya mahal sekitar Australian $38.000 . Kendala kedua adalah, Dynix yang dibeli UNS adalah software yang dirancang untuk sistem perpustakaan perguruan tinggi yang menerapkan sistem sentralisasi, sedangkan sistem yang dijalankan perpustakaan di lingkungan adalah system desentralisasi. Dengan sistem desentralisasi seperti sekarang ini, kemungkinan yang dapat dilakukan adalah hanya sebatas input data dan mengaksesnya, tidak sampai ke sirkulasi (peminjaman/pengembalian buku). Kalau dijalankan sampai layanan sirkulasi tentunya harus ada koordinasi yang sangat baik antar perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

Ketiga software ini relatif baru, khususnya yang diterapkan di Fakultas Kedokteran, Hukum, Sastra dan UPT P2B. Oleh karena itu, apabila kita ingin memanfaatkan software ini sebaiknya ada pengkajian yang mendalam tentang layak tidaknya software tersebut digunakan untuk pengembangan jaringan antar perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

PENUTUP

Untuk mewujudkan otomasi jaringan antar perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret adalah hal yang tidak mudah. Berdasarkan paparan di atas ada dua kemungkinan yaitu memanfaatkan “Dynix” atau memanfaatkan software yang digunakan fakultas ekonomi atau kedokteran, hukum, dan Sastra atau Produk UPT Komputer. Apabila alternatif pertama yang dipilih, maka langkah pertama yang perlu di ambil adalah melakukan uji coba. Uji coba itu ditawarkan ke fakultas tertentu (tentunya yang belum menjalankan otomasi dan bersedia) untuk diintegrasikan dengan Dynix yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan. Hal ini dengan pertimbangan antara lain :

1. Masih ada kapasitas lisensi yang belum termanfaatkan yaitu sebanyak 6.
2. Biayanya relatif murah yaitu cukup menyediakan 3 komputer (PC) dan 2 scanner, namun apabila ingin dikembangkan keseluruh fakultas biayanya sangat mahal.
3. Pelatihan tenaga dapat dilaksanakan dengan mudah karena banyak tenaga di UPT Perpustakaan yang berpengalaman mengoperasikan system Dynix.

Apabila alternatif kedua yang dipilih, maka pembelian software seharusnya tidak dilakukan secara sendiri-sendiri supaya biaya dapat ditekan. Disamping itu harus ada pengkajian yang mendalam tentang software tersebut terutama kaitannya dengan pengembangan jaringan antar perpustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

Makalah ini disampaikan dalam Pelatihan “Cataloguing” dengan System Dynix pada tanggal 28 Maret 2005 di UPT Perpustakaan UNS Solo.