Sistem Otomasi Perpustakaan

Oleh : Harmawan

PENDAHULUAN

Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model “relational database”. Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. Disebut “relational database” karena dua pangkalan data tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku. Kebanyakan sistem otomasi perpustakaan memisahkan fungsi software kedalam program tersendiri disebut modul. Sedangkan modulnya terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan Online Public Access Catalog (OPAC). Sistem Otomasi Perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC dan ini merupakan modul minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan untuk kepentingan otomasi. Modul – modul tersebut merupakan sistem yang sudah terintegrasi sehingga istilah sistem otomasi perpustakaan  juga sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System).

Dalam makalah ini, penulis akan menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan sistem otomasi perpustakaan meliputi mengapa perlu otomasi perpustakaan ?,  kendala otomasi perpustakaan, pemilihan software, spesifikasi hardware, pengalamam UNS dalam membangun otomasi perpustakaan dan penutup

MENGAPA PERLU OTOMASI PERPUSTAKAAN ?

Jika perpustakaan hanya memiliki ratusan judul buku dan puluhan peminjam barangkali otomasi perpustakaan belum diperlukan. Namun apabila judul buku yang dimiliki perpustakaan sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu dan peminjam sudah mencapai ratusan orang per hari maka otomasi perpustakaan sudah sangat diperlukan. Otomasi perpustakaan akan memperingan pekerjaan staf perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan perpustakaan. Singkat kata otomasi perpustakaan akan menjadikan pekerjaan dan layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat. Seperti sudah disebutkan di atas bahwa penerapan otomasi perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi dan OPAC. Oleh karena itu, untuk menjawab pertanyaan di atas uraian berikut hanya menitikberatkan pada tiga hal tersebut.

1. Memudahkan dalam pembuatan katalog.

Perpustakaan yang belum menerapkan otomasi pada umumnya harus membuat kartu katalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul atau  subyeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan tenaga, waktu dan uang. Penerapan komputer akan dapat menghemat segalanya. Proses pembuatan katalog akan lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan lebih cepat dan pada gilirannya akan terjadi efisiensi.

2. Memudahkan dalam layanan sirkulasi

Sebelum perpustakaan menggunakan komputer layanan proses peminjaman biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan yang harus dilakukan diawali dengan petugas meminta kartu pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku di kartu pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan mem “file” kartu. Pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot “barcode” kartu kemudian menyorot “barcode” buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang 1 menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot “barcode” buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi. Bahkan di perpustakaan yang sudah maju pemustaka sendiri yang melakukan transaksi yang dinamakan dengan “self service” sehingga sudah tidak lagi melibatkan petugas seperti penerapan ATM dalam layanan Bank.

3. Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog.

Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pemustaka dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang, subyek , kata kunci subyek dsb. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pemustaka hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek.

Disamping kemudahan di atas masih banyak manfaat lagi yang dapat diperoleh apabila kita menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Misalnya, untuk kepentingan statistik, akreditasi dsb.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Otomasi perpustakaan sangat bermanfaat baik bagi pengelola perpustakaan/pustakawan, perpustakaan maupun pemustaka. Adapun manfaatnya antara lain :

1. mengatasi keterbatasan waktu
2. mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb.
3. dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4. mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian
5. memperingan pekerjaan
6. meningkatkan layanan
7. memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
8. menghemat biaya
9. menumbuhkan rasa bangga.
10. mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.

KENDALA DALAM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Dari pengalaman kami, memang banyak kendala yang dihadapi dalam membangun otomasi perpustakaan. Kendala tersebut harus kita antisipasi agar kita siap untuk menghadapinya. Kendala yang mungkin muncul antara lain :

1. Kesalahpahaman tentang otomasi perpustakaan.

Ada beberapa anggapan yang sebetulnya belum tentu benar adanya.

Anggapan yang pertama mengatakan bahwa biaya otomasi perpustakaan sangat besar. Pengalaman telah menunjukkan bahwa dengan adanya otomasi perpustakaan justru akan menghemat biaya. Penghematan tersebut dapat kita hitung, misalnya, dalam pembuatan dan penyajian katalog. Apabila kita menerapkan sistem manual yang standar, perpustakaan harus membuat paling tidak 5 katalog untuk setiap judul buku. Masing-masing adalah katalog judul, pengarang, dan subyek untuk kepentingan pemustaka agar mereka dapat akses melalui tiga titik akses tersebut. Dua katalog lainnya adalah Shelf List Catalog atau katalog yang disusun menurut judul/pengarang dan nomer panggil (call number) untuk kepentingan staf perpustakaan. Dari gambaran di atas akan terbayang oleh kita berapa besar biaya yang diperlukan untuk pembuatan katalog yaitu biaya untuk tenaga, kertas, tinta, dan rak katalog dsb. Memang benar bahwa pembangunan otomasi perpustakaan memerlukan investasi yang relative besar. Akan tetapi dengan adanya kemajuan teknologi informasi sekarang ini dimana harga hardware cenderung turun dari waktu ke waktu  dan juga munculnya “open source software” yang dapat diunduh secara gratis untuk kepentingan otomasi perpustakaan, maka biaya untuk otomasi perpustakaan dapat semakin ditekan.
Anggapan kedua mengatakan bahwa kalau nanti semua pekerjaan perpustakaan diotomasikan, maka akan terjadi pengurangan tenaga bahkan pengangguran staf perpustakaan. Pendapat ini menurut saya juga tidak tepat. Sebetulnya kebanyakan pustakawan di Indonesia masih bekerja pada level standar minimal atau bahkan dibawahnya. Mereka hanya melakukan pekerjaan- pekerjaan seperti katalogisasi, klasifikasi, layanan sirkulasi, referensi dan layanan majalah secara standar. Belum banyak staf perpustakaan mengembangkan layanannya seperti layanan kesiagaan terkini (Current Awareness Service), penyusunan indek dsb. Pendek kata masih banyak pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh pustakawan tetapi belum dilaksanakan karena waktunya sudah habis tersita dalam pelayanan rutin.

2. Kurangnya staf yang terlatih.

Kurangnya staf yang terlatih biasanya menjadi kendala yang menghambat pengembangan otomasi perpustakaan. Pembangunan otomasi perpustakaan paling tidak harus mempunyai staf yang mampu mengoperasikan komputer (operator), bahkan kalau perlu mempunyai tenaga ahli. Banyak perpustakaan yang sampai saat ini masih menjadi tempat pembuangan. Artinya apabila ada staf yang susah untuk dibina biasanya pemimpim akan memindahkan staf tersebut ke perpustakaan. Hal inilah yang dapat menyebabkan terhambatnya pengembangan perpustakaan termasuk dalam membangun otomasi perpustakaan. Keadaan seperti itu di perpustakaan perguruan tinggi sudah mulai ditinggalkan. Mudah-mudahan perpustakaan umum/daerah dan perpustakaan sekolah akan mengikutinya. Berkaitan dengan staf yang menangani otomasi perpustakaan sebetulnya tidak harus punya keahlian yang terlalu tinggi tentang komputer, tetapi cukup dengan staf yang mempunyai semangat dan kemauan yang tinggi untuk belajar tentang hal-hal yang baru. Biasanya staf yang demikian adalah staf yang muda. Tentang pelatihan, pada umumnya, penyedia software akan menjual programnya beserta pelatihannya.

3. Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan.

Dukungan pimpinan merupakan hal yang sangat strategis dalam membangun otomasi perpustakaan. Tanpa dukungan pimpinan yang memadai rencana otomasi perpustakaan tidak akan berhasil dengan baik. Dukungan tersebut dapat berupa dana, pengembangan staf, dan dukungan moril.

4. Input data

Proses input data biasanya juga menjadi kendala dalam membangun otomasi perpustakaan. Apalagi kalau jumlah koleksi perpustakaan sudah besar tentu akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Agar proses input data dapat lancar dan tidak perlu dana besar serta tidak mengganggu layanan perpustakaan, sebaiknya pada permulaan pelaksanaan otomasi perpustakaan tetap menjalankan dua sistem yaitu sistem manual dan sistem otomasi. Input data dimulai dari buku-buku baru, kemudian buku yang sering dipakai, dan kalau waktunya longgar baru input data buku yang lain. Setelah jumlah data yang dimasukkan dianggap pantas untuk dilayankan sebaiknya secepatnya dilakukan layanan sirkulasi dengan komputer. Dengan cara demikian, saya yakin akan memperlancar proses pelaksanaan  otomasi perpustakaan.

PEMILIHAN SOFTWARE

Kalau kita bicara komputer pasti ada kaitannya dengan dua hal yaitu software dan hardware. Ketika kita akan memilih software untuk otomasi perpustakaan kita harus melakukan dengan hati-hati. Perlu diingat bahwa pemilihan software otomasi perpustakaan untuk kepentingan jangka panjang. Kesalahan dalam memilih akan berakibat panjang dan konsekuensinya akan terjadi pemborosan. G.K. Manjunath menyarankan beberapa kriteria yang  dapat membantu para pustakawan dalam memilih software. Kriteria tersebut adalah :

1. Who are the developers, whether an institution, or reputed company or few individuals. The preference is for institution and second preference is for the reputed company. One has to be skeptical about the software developed by individuals as there will be no continuity
2. How many times the software has been revised since the time of its first launch.
3. How many parameters are available for each module. More the parameters better will be the flexibility and needs no or minimum customization.
4. Whether the software has facility to import bibliographic data available in ISO2709 format and similarly export of  data in this format
5. Training and guidance after installation
6. Whether available on major operating systems.
7. Whether it is web interfaceble
8. Whether it can be interfaced with the e-mail system of the campus network.
9. Whether it has taken care of Y2K compliant
10. How many installations it has got in the country, since when and major clients.
11. Whether it can offer OPAC and different rights to different logins

Intisari dari saran di atas dapat dikemukakan bahwa dalam pemilihan software harus mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :

1. Siapa pengembangnya ? apakah lembaga, perusahaan, atau individu ? Yang paling baik adalah software yang dikembangkan oleh lembaga atau perusahaan yang mempunyai reputase baik. Usahakan tidak membeli software dari individu karena banyak kelemahan yang akan dihadapi.
2. Seberapa sering software tersebut direvisi ? Untuk mengetahuinya dapat dilihat dari sejak “launching” pertama berapa kali software telah direvisi.
3. Berapa banyak parameter yang tersedia untuk setiap modul ? Semakin banyak parameter yang dimiliki akan semakin fleksibel dan mudah untuk disesuaikan dengan kepentingan perpustakaan kita.
4. Apakah software mempunyai fasilitas import dan export data bibliografi yang sesuai dengan ISO2709 ? Format lain seperti MARC Format dan Dublin Core dapat digunakan sebagai pertimbangan.
5. Apakah memberikan pelatihan setelah instalasi dan apakah ada buku petunjuk ?
6. Apakah software tersebut dapat berjalan di sistem operasi yang utama seperti Windows NT, Linux, Unix dsb.?
7. Apakah dapat di akses melalui Web.?
8. Apakah juga ada interfacenya dengan e-mail ?
9. Berapa banyak yang telah memakai software tersebut ?
10. Adakah OPAC nya menawarkan perbedaan password untuk masing pustakawan dan pengguna ?

SPESIFIKASI HARDWARE

Agar otomasi perpustakaan dapat berjalan dengan lancar, paling tidak harus memiliki 4 unit perangkat keras (computer). Untuk server 1 unit, katalogisasi 1 unit PC, sirkulasi 1 unit, dan OPAC 1 unit. Disamping itu juga diperlukan perangkat Scanner 2 unit. Adapun spesifikasi dan perkiraan harga dapat dilihat dalam table berikut :

DAFTAR SPESIFIKASI SERVER DAN PC

BESERTA PERKIRAAN HARGA

No	Jenis dan Spesifikasi	Perkiraan harga
1	Server HP ML110 G5 XEON 3065 (2.33GHz)/1GB/72GB 15Krpm NHP-SAS (1) Dual-Core Intel® Xeon® Processor X3065 (2.33GHz, 65W,1333 FSB, 4MB), 1 x 4MB Level 2 cache; memory 1 GB PC2-6400 ECC (DDR2-800Mhz) (1 x 1GB), HP SC44Ge Host Bus Adapter; 72GB 15Krpm SAS HDD ; Max Internal Storage: 1.2TB (4 x 300GB) SAS (with optional HDD) ;16x SATA DVD-ROM Form Factor: Micro ATX Tower (4U)	US$ 1,230
2	Server HP ML115T01 1214(2.2Ghz), 512MB, 72GB NHP-SAS HDD – NEW (1) Dual-Core AMD Opteron 1214 (2.2GHz, 2MB Cache), 2MB (2x1MB) Level 2 cache (Opteron), 512 MB PC2-5300 ECC (DDR2-667Mhz) (1 x 512 MB), 48x CD-ROM Form Factor: Micro ATX Tower	US$ 950
3	Personal Computer Intel Dual Core Technology Processor E2140 1,6Ghz (Intel 945 GC Chipset, 1Mb L2 Cache) | 512Mb DDR | HDD 80Gb | DVD-CDRW Combo Drive | Intel GMA 3100 Graphics | Intel GMA 950 Graphics | HP Deluxe Multimedia Keyboard, Optical Scroll Mouse | Modem | NIC | 9-in-1 Media Reader | DOS | 1 AGP | 3 PCI | 6 USB Ports | 17″ Monitor with external HP Speaker	US$ 469

PENGALAMAN UPT PERPUSTAKAAN UNS

Otomasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran catalog (OPAC).

Perpustakaan yang pertama kali menjalankan otomasi di lingkungan Universitas Sebelas Maret adalah UPT Perpustakaan pada tahun 1998 (Sistem Dynix), selanjutnya diikuti oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi, Fakultas Kedokteran, dan Fakultas Hukum, Fakultas MIPA dan Fakultas Teknik. Namun masing – masing perpustakaan masih berjalan sendiri – sendiri tanpa adanya jaringan.

Sejak tahun 2006, UPT Perpustakaan bersama dengan UPT Komputer telah mengembangkan program untuk otomasi perpustakaan yang dinamakan UNSLA (UNS Library Automation). Program tersebut sebagai pengganti sistem lama (Dynix). UNSLA dapat mengatasi beberapa kendala yang selama ini dihadapi oleh UPT Perpustakaan dalam mengaplikasikan sistem Dynix. Dynix adalah sistem yang sangat ketat dalam pembatasan “user license”. Selama ini UPT Perpustakaan hanya memiliki 26 user licenses. Artinya bahwa sistem tersebut hanya dapat diakses sebanyak 26 komputer secara bersamaan. User license dapat ditambah, namun biayanya sangat mahal.  Kendala lain adalah biaya pemeliharaan. Biaya pemeliharaan per tahun sebesar $ 6000 atau sekitar Rp. 60.000.000,- . Dengan menggunakan UNSLA, hambatan tersebut dapat dihilangkan. Oleh karena itu, pimpinan Universitas telah memutuskan semua perpustakaan di lingkungan UNS diwajibkan menggunakan UNSLA. Dalam rangka melaksanakan kebijakan Universitas tersebut, Perpustakaan Fakultas di lingkungan UNS yang telah mengimplementasikan system UNSLA adalah Perpustakaan Fakultas Pertanian (2007), Perpustakaan Fakultas Sastra dan Seni Rupa (2007), Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (2008), FKIP (2008) dan F. Hukum (2008). Sedangkan Katalognya sudah dapat di akses melalui Internet.

PENUTUP

Proses pembangunan sistem otomasi perpustakaan memang tidak mudah dan harus dilakukan dengan perhitungan yang cermat dan hati-hati karena merupakan investasi jangka panjang dan memakan biaya yang tidak sedikit. Namun apabila otomasi perpustakaan sudah berjalan, maka akan banyak manfaat yang dapat diperoleh oleh stakeholders perpustakaan yaitu pemustaka, staf perpustakaan dan pimpinan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Alan Butters. Automating library processes: achieving success with self service loans and returns. Australasian Public Libraries and Information Services 20.1 (March 2007): p.34(11).
2. Joseph R. Matthews. Dynix for Windows-Cataloging.(Evaluation). Library Technology Reports 32.n2 (March-April 1996): p.p213(7).
3. Integrated library system.
4. G.K. Manjunath. Library Automation: Why and How? http://www.igidr.ac.in/lib/paper1.htm (July 11, 2008)