Posts

PERAN PUSTAKAWAN DALAM MENDUKUNG TERWUJUDNYA PERGURUAN TINGGI BERTARAF INTERNASIONAL

ABSTRAK

Peran pustakawan, semakin berkembang dari waktu ke waktu.Kini pustakawan tidak hanya melayani sirkulasi buku, tapi dituntut untuk dapatmemberikan informasi secara cepat, tepat, akurat dan efisien dari segi waktu dan biaya.Pustakawan dituntut untuk mengembangkan kompetensi yang ada dalam dirinya gunamendukung pelaksanaan program tridarma perguruan tinggi. Kompetensi dan peranpustakawan sangat berperan dalam mendukung tercapainya visi perguruan tinggi. Dalamtulisan ini dipaparkan dan dijelaskan hal-hal yang berkaitan dengan kompetensi dan peranpustakawan dalam mendukung terwujudnya perguruan tinggi bertaraf internasional.Dijelaskan pula permasalahan yang dihadapi pustakawan, analisis masalah, solusi serta upaya upaya yang harus dilakukan guna meraih tujuan dalam mendukung perguruan tinggi bertaraf internasional.
PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam menghadapi era globalisasi, tantangan yang dihadapi perguruan tinggi di Indonesia, semakin besar dan kompleks, baik yang ditimbulkan oleh dinamika internal maupun eksternal. Perguruan tinggi harus terus berupaya mewujudkan visi, misi dan tujuannya dengan tetap berpijak pada akar budaya yang ada.

Visi Universitas Sebelas Maret menjadi Pusat Pengembangan Ilmu, Teknologi, dan Seni yang Unggul di Tingkat Internasional dengan Berlandaskan pada Nilai-Nilai Luhur Budaya Nasional Merujuk kepada visi perguruan tinggi yang umumnya ingin meraih taraf internasional, tentunya dibutuhkan kerjasama yang terarah, terencana, kooperatif, bersinergis dan berkesinambungan antara segenap sivitas akademikanya. Semua unsure harus terlibat dan dilibatkan dalam tatanan kebijakan sesuai tugas pokok dan fungsinya, demi mencapai visi yang mulia tadi. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa perpustakaan adalah salah satu basis penyangga peradaban bangsa. Perkembangan jaman dan globalisasi telah memberikan dampak yang cukup positif terhadap aliran informasi. Agar tidak ketinggalan zaman dan bangsa ini menjadi lebih cerdas, mau tidak mau, perpustakaan sebagai gudang ilmu, sumber informasi harus dikelola dengan professional agar mampu berkiprah di dunia internasional.

Perpustakaan bagi perguruan tinggi/Institut/universitas/organisasi merupakan sarana  nunjang yang sudah selayaknya diperhatikan dan ditangani dengan serius. Walaupun merupakan sarana penunjang, fungsi perpustakaan bagi perguruan tinggi/Institut/universitas/organisasi, sangatlah vital, seperti jantung di dalam tubuh manusia. Untuk membangun perpustakaan yang mampu bersinergi dengan perguruan tinggi dan sivitas akademikanya, dibutuhkan SDM dalam hal ini pustakawan yang profesional, yang memiliki etos kerja yang tinggi, jujur, berdedikasi, loyal serta mempunyai kemauan dan kemampuan untuk berkembang dan terus berupaya menimba ilmu sepanjang hayat.

PUSTAKAWAN

Pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi instansi pemerintah dan atau unit tertentu lainnya. Dalam kamus besar bahasa Indonesia, Pustakawan diartikan sebagai orang yang bergerak di bidang perpustakaan; ahli perpustakaan (tanpa membedakan PNS ataupun Non PNS). Jabatan Fungsional Pustakawan telah diakui eksistensinya dengan terbitnya Keputusan Menteri Negara Pendayaan Aparatur Negara (MENPAN) Nomor 18 tahun 1988 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka kreditnya. Kemudian dilengkapi dengan Surat Edaran Bersama (SEB) antara Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian

Negara Nomor 53649/MPK/1998 dan Nomor 15/SE/1998. Keputusan ini telah dua kali direvisi yaitu dengan terbitnya Keputusan Menpan Nomor 33 tahun 1988 dan terakhir Keputusan Menpan Nomor 132/Kep/M.PAN/12/2002. Tujuan diciptakaannya jabatan fungsional tersebut yaitu agar para pustakawan dapat meningkatkan karirnya sesuai dengan prestasi dan potensi yang dimilikinya. Saat ini jumlah tenaga fungsional Pustakawan yang terjaring pada pangkalan data Pusat Pengembangan Pustakawan sebanyak 2.814 orang yang tersebar di berbagai perpustakaan di Indonesia.

KOMPETENSI

Kompetensi adalah kecakapan atau kemampuan. Konsep kemampuan mengandung suatu makna adanya semacam tenaga atau kekuatan yang dimiliki seseorang untuk melakukan sesuatu tindakan atau perbuatan baik yang bersifat fisik maupun yang bersifat mental. Pengertian ini menunjukkan pada adanya suatu kekuatan nyata yang dapat diperlihatkan seseorang melalui tindakan atau perbuatan, baik secara fisik maupun mental, yang umumnya diperoleh melalui latihan dan pendidikan. Dengan demikian hampir semua kemampuan diperoleh melalui latihan atau dipelajari. Dengan perkataan lain, kalau seseorang ingin memiliki kemampuan tertentu, ia dapat mempelajarinya. Kemampuan ini akan banyak membantu seseorang pada saat ia melaksanakan atau mengerjakan tugas tertentu. Kadang-kadang kemampuan secara fisik dan mental dapat muncul secara bersamaan pada saat mengerjakan suatu tugas (Klausmeier dan Goodwin), sedangkan arti kompetensi secara harfiah adalah kecakapan, kemampuan; wewenang (Kamus Inggris-indonesia). Definisi kompetensi yang sering dipakai adalah karakteristik-karakteristk yang mendasari individu untuk mencapai kinerja superior. Kompetensi juga merupakan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang berhubungan dengan pekerjaan, serta kemampuan yang dibutuhkan untuk pekerjaanpekerjaan non-rutin. Terdapat bermacam-macam pendekatan mengenai model kompetensi. Salah satunya Competency-based HRM (manajemen SDM berdasarkan kompetensi). Intinya perilaku individu yang paling bagus kinerjanya dijadikan tolok ukur. Perilaku ini menjadi patokan baku yang menggerakkan program SDM untuk mengembangkan gugus kerja yang lebih efektif. Kompetensi ini diintegrasikan dalam sistem SDM. Pendekatan model kompetensi lainnya adalah pendekatan “organizational” yang berarti model kompetensi ditekankan dalam organisasi dengan tipe organisasi tertentu.

PERAN PUSTAKAWAN

Peran pustakawan selama ini membantu pengguna untuk mendapatkan informasi dengan cara mengarahkan agar pencarian informasi dapat efisien, efektif, tepat sasaran, serta tepat waktu. Dengan perkembangan teknologi informasi maka peran pustakawan lebih ditingkatkan sehingga dapat berfungsi sebagai mitra bagi para pencari informasi. Sebagaimana fungsi tradisionalnya, pustakawan dapat mengarahkan pencari informasi untuk mendapatkan informasi yang sahih dan dapat dipertanggungjawabkan. Pustakawan dapat pula menyediakan informasi yang mungkin sangat bernilai, namun keberadaannya sering tersembunyi, seperti literatur kelabu (grey literature). Bahkan pustakawan dapat berfungsi sebagai mitra peneliti dalam melakukan penelitian.

Merujuk hal tersebut di atas, jelas terlihat kaitan yang erat antara pustakawan sebagai pengelola informasi dengan perannya dalam menunjang tridharma perguruan tinggi. Selain melakukan layanan sirkulasi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, pustakawan juga harus mampu mengelola laporan administrasi; mengelola Web-OPAC, melakukan pelestarian dokumen (diantaranya mengolah dokumen menjadi bentuk digital); mengelola layanan pinjam antar perpustakaan (PAP); melakukan control keamanan bahan pustaka; mengelola layanan multi media (CD/DVD/Audio kaset/sinar X dll.); mengelola dan mencetak barkod; mengelola keanggotaan pengguna, melakukan penyusunan anggaran; melakukan katalogisasi (pra dan pasca catalog); melakukan layanan SDI; melakukan konversi data; mengelola e-mail; membuat laporan; mengelola terbitan berseri dan melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan teknologi informasi.. Dalam melakukan tugas kesehariannya, pustakawan dituntut bekerja secara profesional, jujur, berdedikasi tinggi, kreatif dan inovatif. Sebagai tolok ukur profesionalisme, semua bukti kegiatan seyogyanya dituangkan dalam lembar kinerja yang menggambarkan produktivitas dan kinerjanya dari waktu ke waktu, setiap hari, setiap minggu dan setiap bulannya.

Dengan adanya lembar kinerja yang rutin diisi oleh pustakawan setiap harinya, mau tak mau, pustakawan terpacu untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Laporan tersebut dapat menjadi indikator kinerja, produktifitas dan peran pustakawan dalam menjalankan profesinya. Peran pustakawan sebagai mitra bagi mahasiswa, dosen dan masyarakat sekitarnya, diakui semakin baik dari tahun-ke tahun. Hal ini tercermin dari semakin banyaknya pengguna yang memanfaatkan fasilitas perpustakaan, baik dokumen tercetak maupun elektronik, secara langsung datang ke perpustakaan ataupun tidak langsung (mencari literatur via e-mail atau menelusuri catalog on line). Sebagai contoh, statistik pengunjung perpustakaan IPB yang datang langsung ke perpustakaan pada tahun 1998 adalah 162.801 orang; tahun 1999 sebanyak 224.522 orang; tahun 2000 sebanyak 255.463 orang, tahun 2004 sebanyak 272.302 orang dan tahun 2005 sebanyak 248.084 orang. Dari data tersebut tampak adanya kecenderungan jumlah pengunjung yang meningkat dari tahun 1998 sampai dengan tahun 2005. Peningkatan jumlah pengunjung dapat menjadi salah satu indikator peningkatan mutu pelayanan yang terkait juga dengan kompetensi dan peran pustakawan dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

PERGURUAN TINGGI BERTARAF INTERNASIONAL

Perguruan tinggi bertaraf internasional. Kata-kata itu sering didengungkan oleh pimpinan atau pejabat di lingkungan perguruan tinggi baik negeri maupun swasta. Sesungguhnya apa dan bagaimana sebuah perguruan tinggi dapat dikatakan bertaraf internasional? Berikut ini kutipan dari sambutan rektor IPB pada upacara wisuda tahap III tahun akademik 2004/2005 di Graha Widya Wisuda, Bogor. ” Suatu perguruan tinggi dapat disebut bertaraf internasional setidaknya harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya adalah: 1) jumlah dosen yang bergelar doktor harus lebih dari 75%, 2) persentase mahasiswa pascasarjana harus sama dengan atau lebih besar dari 75% dari total mahasiswa di perguruan tinggi tersebut, 3) publikasi internasional yang diterbitkan oleh setiap staf pengajar per tahun minimal dua publikasi di jurnal terakreditasi secara internasional, 4) besarnya dana untuk kegiatan riset untuk setiap staf > USD 1300 per tahun, 5) jumlah mahasiswa asing di perguruan tinggi tersebut minimal 5%, 6) Koneksi internet minimal 15 Mb dengan koneksi Wifi. Dengan kriteria tersebut maka jelas masih belum ada universitas di Indonesia yang dapat masuk kelas dunia”. Dari sambutan rector  IPB tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk meraih visi perguruan tinggi bertarafinternasional amatlah berat, dibutuhkan kerja keras dari berbagai fihak. Kesungguhan dan perhatian pemerintah di bidang pendidikan juga sangat menentukan keberhasilan pencapaian visi tersebut. Sarana dan prasarana pendidikan harus dikelola dengan baik, termasuk perpustakaan yang dikelola oleh pustakawan profesional.

PERMASALAHAN

Meningkatnya kebutuhan pengguna akan informasi yang akurat, bernilai, relevan, dan tepat waktu akan menghadapkan profesi pustakawan pada tantangan yang semakin berat dan kompleks. Sampai saat ini masih banyak terdengar keluhan sulitnya mendapatkan informasi yang tepat, akurat, relevan, murah dan cepat. Hampir seluruh dosen dan atau pengguna menginginkan informasi yang dibutuhkannya dapat diperoleh dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, baik dari segi waktu dan biaya. Tingkat kenyaman pengguna dalam menikmati layanan informasi juga masih belum terpenuhi. Semuanya ini merupakan tantangan yang perlu segera dipikirkan dan disiasati dengan model pembaharuan dalam etos kerja dan kinerja pustakawan ke arah yang lebih “proaktif dan inovatif”. Konsekuensi logis dari tuntutan pembaharuan tersebut adalah melakukan pembenahan yang menyeluruh (holistic). Pustakawan dituntut agar dapat mengeksplorasi cara baru guna mengembangkan produk yang dapat ditawarkan ke pengguna untuk memperoleh akses informasi serta meningkatkan kualitas layanan untuk kepentingan pengguna. Sudah tiba waktunya, pustakawan yang profesional menyediakan jasa layanan prima. Perpustakaan, dalam upayanya mendukung Perguruan tinggi yang bertaraf internasional, masih menghadapi kendala yang cukup kompleks dan beragam, mulai daribirokrasi yang rumit, SDM yang tidak profesional hingga pendanaan yang macet atau tersendat-sendat dalam setiap kegiatan pengembangan perpustakaan. Disamping permasalahan yang cukup kompleks tadi, hingga saat ini belum ada undang-undang mengenai sitem nasional perpustakaan. Undang-undang yang berfungsi sebagai paying hukum yang mengikat pemerintah dan warganegara dalam menatalaksana perpustakaan di seluruh Indonesia sebagai satu kesatuan sistem nasional. Sistem nasional perpustakaan yang berfungsi sebagai prasarana atau infrastruktur bagi pengelolaan dan wadah pendayagunaan seluruh sumber informasi untuk kepentingan masyarakat dalam rangka pembelajaran sepanjang hayat.

KOMPETENSI PUSTAKAWAN

Untuk mengatasi permasalahan dan tantangan yang semakin berat dan kompleks, dalam mendukung terwujudnya perguruan tinggi bertaraf internasional, mau tidak mau pustakawan harus memiliki kompetensi profesional dan kompetensi pribadi. Dalam membangun kompetensi profesional, seorang pustakawan harus:

  • Mengembangkan dan mengelola layanan informasi yang nyaman, mudah diakses, efektif dari segi biaya, yang sejalan dengan arahan strategis institusi/organisasi;
    Contoh:
    Menyusun dan mengembangkan rencana strategis yang sesuai dengan tujuaninstitusi/organisasi. Memperhatikan kebutuhan dan mau mendengarkan aspirasi
  • Memiliki keahlian tentang isi sumber-sumber informasi, termasuk kemampuan untuk engevaluasi secara kristis dan menyaringnya;
    Contoh:
    Memantau perkembangan informasi global, memilih, menyaring dan mampu menyeleksi informasi yang relevan dan up to date bagi kepentingan pengguna.
  • Memiliki pengetahuan/ketrampilan khusus dalam bidang tertentu, sesuai dengan kepentingan institusi/organisasi;
    Contoh:
    Pustakawan harus berani mengambil kursus/pelatihan di bidang Pusdokinfo, manajemen, atau subyek lain yang berkaitan dengan institusi atau organisasi tempat mereka bekerja.
  • Menyediakan pengajaran dan dukungan yang baik untuk pemakai perpustakaan dan layanan informasi;
    Contoh:
    Memberikan informasi tentang penggunaan fasilitas perpustakaan dengan baik (user education), membuka layanan informasi dan menjalin komunikasi dengan pengguna Menyediakan bantuan dan referensi secara on-line.
  • Menilai kebutuhan pemakai, merancang serta memasarkan produk dan layanan informasi bernilai tambah untuk memenuhi kebutuhan tersebut;
    Contoh:
    Melakukan penilaian kebutuhan secara. Rutin, menggunakan instrumen penelitian seperti kuesioner, wawancara dengan pengguna dan narasumber.
  • Menggunakan teknologi informasi yang tepat untuk pengadaan, pengolahan, dan penyebaran informasi;
    Contoh:
    Membuat katalog koleksi perpustakaan secara on-line (OPAC). Menghubungkan penelusuran katalog dengan layanan pengiriman dokumen. Bekerja sama dengan tim manajemen informasi untuk memilih piranti lunak dan piranti keras yang tepat untuk akses komputer ke katalog perpustakaan dan pangkalan data lainnya.
  • Menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen yang tepat untuk mengkomunikasikan pentingnya layanan informasi kepada fihak pimpinan;
    Contoh:
    Mengembangkan rencana bisnis untuk perpustakaan. Menghitung pengembalian investasi untuk perpustakaan dan layanannya. Mengembangkan rencana pemasaran untuk perpustakaan. Melaporkan kepada manajemen mengenai usaha perbaikan kualitas secara terus menerus. Menunjukkan bahwa perpustakaan dan layanan informasi dapat menambah nilai organisasi. Berkompetensi sebagai sumber daya manajemen berkualitas bagi organisasi.
  • Mengembangkan produk informasi khusus untuk penggunaan di dalam atau di luar institusi/organisasi atau pengguna secara perorangan;
    Contoh:
    Membuat pangkalan data dokumen internal seperti laporan, panduan teknis atau  bahan-bahan yang digunakan untuk proyek-proyek khusus. Membuat agar file dokumen lengkap mudah ditelusur. Menyediakan panduan teknis on-line. Membuat situs dalam jaringan. Web institusi/organisasi dan menghubungkannya dengan situs lain dalam internet. Berpartisipasi dalam kegiatan manajemen untuk menciptakan, menangkap, mempertukarkan, menggunakan, dan mengkomunikasikan modal intelektual institusi/organisasi
  • Secara terus menerus memperbaiki layanan informasi untuk merespon perubahan kebutuhan pemakai;
    Contoh:
    Memantau arah gejala industri dan penyebaran informasi untuk orang-orang penting dalam institusi/organisasi atau klien secara perorangan. Memfokuskan kembali layanan informasi sesuai kebutuhan baru dalam bisnis. Melakukan pengiriman dokumen tepat waktu untuk mencapai fleksibilitas maksimal.
  • Menjadi anggota dari tim manajemen senior dan konsultan untuk organisasi dalam hal informasi yang efektif;
    Contoh:
    Berpartisipasi dalam perencanaan strategis dalam organisasi. Berpartisipasi dalam studi informasi dan tim teknis. Menginformasikan kepada manajemen mengenai masalah hak cipta dan kesesuaiannya dengan hukum hak cipta. Negosiasi kontrak dengan penyedia pangkalan data. Memperoleh informasi paten. Mengembangkan kebijakan informasi untuk institusi/organisasi.

Dalam membangun kompetensi pribadi, seorang pustakawan harus:

  • Memiliki pandangan jauh dan luas ke depan;
    contoh :
    Memahami bahwa pencarian informasi dan penggunaannya sebagai bagian dari proses kreatif bagi individu dan organisasi. Memandang perpustakaan dan layanan informasi sebagai bagian dari sebuah proses lebih besar dalam membuat keputusan. Memantau arah gejala bisnis utama dan peristiwa-perjstiwa internasional. Mengantisipasi arah gejala dan secara proaktif mengatur kembali perpustakaan dan layanan informasi untuk mengambil manfaat daripadanya.
  • Melayani pengguna dengan baik, santun dan ramah;
    contoh :
    Mencari umpan balik kinerja dan menggunakannya untuk perbaikan secara terus menerus. melakukan kajian pemakai secara rutin. Berbagi pengetahuan baru dengan orang lain dalam konferensi atau literatur profesional. Tetap bersikap santun dan ramah kepada pengguna walau, dalam kondisi yang melelahkan.
  • Mencari tantangan dan melihat peluang baru, baik di dalam maupun di luar perpustakaan;
    contoh :
    Ambil kompetensi baru dalam organisasi yang memerlukan seorang pemimpin informasi. Gunakan pengetahuan dan keahlian perpustakaan untuk memecahkan berbagai masalah-masalah informasi dalam arti luas. Ciptakan perpustakaan tanpa dinding (perpustakaan digital atau perpustakaan virtual)
  • Bekerja sama dan beraliansi;
    contoh :
    Menjalin aliansi dengan profesional sistem informasi manajemen. Membangun kerja sama dengan perpustakaan atau layanan informasi lain, baik di dalam maupun di luar organisasi untuk mengoptimalkan resource sharing. Menjalin aliansi dengan pemilik pangkalan data dan penyedia informasi lain untuk meningkatkan produk dan layanan. Menjalin aliansi dengan peneliti fakultas ilmu perpustakaan dan informasi untuk melakukan kajian-kajian yang terkait.
  • Menciptakan lingkungan yang saling mempercayai dan saling menghargai;
    contoh :
    Menghargai kelebihan dan kemampuan orang lain. Mengenali kekuatan sendiri dan kekuatan orang lain dengan seimbang. Membantu orang lain untuk mengoptimalkan
  • Memiliki keahlian berkomunikasi yang efektif;
    contoh :
    Mempresentasikan gagasan secara jelas dan antusias. Menulis teks secara jelas dan mudah dimengerti. Menggunakan bahasa yang umum. Meminta umpan balik dalam keahlian berkomunikasi dan menggunakannya untuk perbaikan diri.
  • Bekerja dengan baik dengan sesama anggota tim;
    contoh :
    Mempelajari kebijaksanaan tim dan mencari peluang untuk partisipasi tim: Ambil tanggung jawab dalam tim, baik di dalam maupun di luar perpustakaan. Membimbing anggota tim lainnya. Meminta bimbingan dari anggota tim lain bila diperlukan.
  • Mempunyai sifat pemimpin;
    contoh :
    Mempelajari dan mengembangkan kualitas seorang pemimpin yang baik dan mengetahui cara untuk melatih kepemimpinan tersebut. Dapat membagi kompetensi kepemimpinan dengan yang lain dan memberikan kesempatan orang lain untuk berkompetensi sebagai pemimpin.
  • Belajar terus menerus dan mempunyai perencanaan karir pribadi.
    contoh :
    Meniti karir dengan belajar secara terus menerus dan mengembangkan pengetahuan. Memiliki tanggung jawab pribadi untuk perencanaan karir jangka panjang dan mencari kesempatan untuk belajar dan memperkaya ilmu.
  • Memahami nilai solidaritas dan jaringan profesional;
    contoh :
    Berkompetensi aktif dalam asosiasi Pustakawan dan asosiasi profesional lainnya. Menggunakan peluang ini untuk berbagi pengetahuan dan keahlian, untuk studi banding dengan penyedia layanan informasi lainnya, membentuk kemitraan dan aliansi.
  • Bersifat fleksibel dan positif menghadapi perubahan terus menerus;
    contoh :
    Dapat menerima tanggung jawab yang berbeda dalam waktu yang berbeda pula dan merespon kebutuhan akan perubahan. Memelihara sifat positif dan membantu orang lain untuk melakukan hal yang sama. Menolong orang lain untuk mengembangkan gagasan mereka dengan cara menyediakan informasi yang benar.

SOLUSI

Dengan membagun/mengembangkan kompetensi profesional dan kompetensi pribadi, pustakawan diharapkan mampu menjadi mitra sejati bagi para dosen dalam mengembangkan karirnya menuju tingkat akademis yang lebih tinggi (tingkat doctoral), disamping itu, pustakawan juga harus proaktif mencarikan solusi bagi dosen yang ingin membuat artikel/tulisan di jurnal internasional, dengan cara membantu menyediakan bahan pustaka yang diperlukan dalam penulisan artikel tersebut. Untuk meraih perguruan tinggi bertaraf internasional tentunya harus ada kerjasama yang harmonis antara pemerintah dan institusi terkait, dalam hal ini pendanaan untuk penelitian berstandar internasional (USD 1300 per tahun) harus direalisasikan. Peningkatan SDM pengajar diharapkan juga mampu membuka peluang pengembangan program-studi pasca dari berbagai disiplin ilmu, sehingga minat masyarakat untuk meneruskan kuliah pasca sarjana semakin meningkat. Sarana dan prasarana pendidikan (termasuk perpustakaan), harus benar-benar diperhatikan dengan serius, karena hal ini juga menjadi modal dan daya tarik bagi calon mahasiswa (terutama untuk menarik minat mahasiswa asing).

Kerjasama yang baik antara perguruan tinggi di dalam dan luar negeri juga harus terjalin dengan erat. Dengan adanya program pertukaran mahasiswa, membuka peluang dan kesempatan bertukar pengalaman, wawasan dan pengetahuan bagi mahasiswa. Program pertukaran mahasiswa dalam dan luar negeri, dapat meningkatkan statistik mahasiswa asing yang belajar di perguruan tinggi di dalam negeri. Satu hal yang patut diperhatikan dan menjadi dasar keberhasilan pembangunan adalah kesejahteraan. Kesejahteraan dari staf pengajar (dosen) dan staf penunjang (pustakawan) harus benar-benar ditingkatkan. Karena tidak dapat dipungkiri tingkat kesejahteraan menjadi salah satu faktor penetu dalam bekerja dan berkarya. Kesemuanya itu seperti rantai yang saling terkait satu sama lainnya, keberhasilan pencapaian visi harus ditunjang oleh berbagai fihak disertai dengan kemauan dan kesungguhan dalam pelaksanaanya.

KESIMPULAN

Dengan adanya keselarasan semua unsur tadi (profesionalisme SDM, sarana dan prasarana yang moderen, pendanaan yang cukup disertai kesejahteraan yang memadai) dapat diyakini, visi perguruan tinggi mencapai taraf internasional akan tercapai.

Kompetensi pustakawan jika dibangun dan diasah dengan baik, maka akan dapat membantu mewujudkan Perguruan tinggi bertaraf internasional. Memang tidak mudah, meraih semua itu, tidak semudah membalikkan telapak tangan. Semuanya harus diusahakan dan diperjuangkan, dibutuhkan waktu dan pengorbanan yang tidak sedikit untuk mewujudkan visi perguruan tinggi melalui kompetensi dan peran pustakawan.

Iklim sosial politik dan kesungguhan Pemerintah dalam mencerdaskan kehidupan bangsa melalui pemebelajaran sepanjang hayat perlu ditingkatkan. Sarana dan prasarana pendidikan, salah satunya perpustakaan harus dibenahi dari segenap aspek. SDM perpustakaan/pustakawan dituntut memiliki pandangan jauh ke masa depan, namun tetap berpijak pada akar budaya yang ada. Pustakawan harus mampu menjembantani peradaban di masa lampau, masa kini dan masa mendatang Tantangan yang digambarkan oleh kompetensi ini harus diraih dan dilakukan saat ini agar visi menjadi perguruan tinggi bertaraf internasional dapat tercapai dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

SARAN

Agar peran pustakawan dalam membantu mewujudkan visi perguruan tinggi dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan, dibutuhkan kerjasama yang harmonis, terarah dan terpadu dari berbagai fihak, mulai dari pucuk pimpinan hingga bawahan (grass root). Diperlukan perjuangan dengan segenap upaya untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan yang ada. Peran dan kompetensi pustakawan harus lebih ditingkatkan dengan memperhatikan kepentingan pengguna dan terus mengikuti perkembangan zaman. Upaya-upaya yang perlu dilakukan yaitu:

  1. Penerapan disiplin yang tinggi, dimulai dengan sistim kehadiran. Sudah waktunya staf pengajar dan staf penunjang menerapkan sitim kehadiran dengan menggunakan komputer dan atau finger print. Hal ini merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kedisiplinan staf;
  2. Seyogyanya, dalam melaksanakan kegiatan, ada deskripsi kerja yang jelas (Tupoksi: tugas pokok dan fungsi). Hal ini penting agar setiap individu dapat melaksanakan kegiatan kerja secara terarah, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya;
  3. Perbaikan pendidikan (formal maupun non formal). Program ini penting dijalankan  ntuk meningkatkan kemampuan, pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam menjalankan tugasnya. Perbaikan pendidikan juga sangat mendukung perbaikan kinerja yang pada akhirnya dapat membantu perguruan tinggi dalam mewujudkan visinya;
  4. Political will pemerintah untuk menginternasionalkan Perguruan Tinggi Indonesia harus ditunjang dengan perangkat/peraturan pemerintah yang mendukung segenap aspek ketersediaan dana, kemudahan pertukaran mahasiswa dalam dan luar    negeri, perundang-undangan perpustakaan, SDM yang professional dan jujur);
  5. Perlunya dilakukan pemetaan dan analisis terhadap program-program yang sedang berjalan dan akan dikembangkan, hal ini penting sebagai dasar penetuan kebijakan yang akan diambil;
  6. Adanya standar prosedur kegiatan (Standard Operation Procedur) di setiap unit/badan/lembaga/organisasi/institusi. Hal ini penting agar setiap kegiatan mempunyai arah dan tujuan yang jelas;
  7. Terciptanya suasana kerja yang kondusif. Hal ini penting demi terciptanya suasana kerja yang nyaman, sehingga diharapkan kinerja dan produktifitas pegawai dapat lebih baik lagi;
  8. Perlunya meningkatkan kecerdasan emosi dan spiritual (Emotional and spiritual quotient). Hal ini penting untuk membentuk pribadi-pribadi yang tangguh, jujur, disiplin, loyal, penuh dedikasi dan berjiwa sosial tinggi. Pribadi seperti itulah yang dapat menjadi modal dasar dalam mewujudkan visi perguruan tinggi yaitu mencapai taraf internasional, namun tetap memiliki kepribadian Indonesia yang luhur;
  9. Perhatian terhadap perpustakaan harus ditingkatkan, dengan menerbitkan Undang-undang tentang sistem nasional perpustakaan Indonesia, Undang-undang ini penting dan dapat berfungsi sebagai payung pelindung dan pengikat pemerintah dan masyarakat demi terwujudnya masyarakat yang cerdas dan berkebudayaan;
  10. Pembentukan Dewan Perpustakaan yang akan mengarahkan pembinaan, pembangunan dan pengembangan perpustakaan di Indonesia
  11. Kesejahteraan staf pengajar dan pustakawan, selayaknya diperhatikan dengan serius dan berpijak pada unsur keadilan, sehingga terjadi hubungan kerja yang harmonis antara dosen dan pustakawan;
  12. Seyogyanya saran-saran di atas, diaktualisaikan dan diaplikasikan secara bertahap, berkesinambungan, arif dan bijaksana. Sehingga tujuan dan cita-cita bersama yaitu mewujudkan perguruan tinggi bertaraf internasional dapat tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

  1. Departemen Pendidikan dan kebudayaan. Kamus besar Bahasa Indonesia. Jakarta:  Balai Pustaka. 1989.
  2. Echols, John M. dan Hassan Shadily. Kamus Inggris-Indonesia. Jakarta : Gramedia.  2000.
  3. http://www.growthcompusoft.com/librarysoftware.in/librarian/management Diakses    22 Maret. 2006
  4. Indonesia. Perpustakaan Nasional. http://www.pnri.go.id/. Diakses tanggal 23 Maret   2006.
  5. Indonesia. Perpustakaan Nasional. Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Perpustakaan Nasional RI. 2004.
  6. Institut Pertanian Bogor. http://www.iel.ipb.ac.id. Diakses 23 Maret. 2006.
  7. Klausmeier, J. Herbert and William Goodwin. Learning and Human Abilities,Educational Physiology. 4th ed. New York: Harper and Row Publisher. 1975
  8. Komalasari, Rita. Membangun Sumber Daya Manusia IPB di Era Otonomi Untuk mencapai Visi dan Misi IPB. UPT Perpustakaan. Institut pertanian Bogor. 2001.
  9. Lien, Diao Ai. Peranan Perpustakaan dalam Meningkatkan Daya saing Perguruan Tinggi. Kerjasama Forum PPTI-Perpustakaan Nasional RI-Universitas Tarumanegara. 2002
  10. Marshall, Joane; Linda Moulton; Roberta Piccoli. Kompetensi Pustakawan khusus di Abad ke-21. BACA. Jurnal Dokumentasi dan Informasi vol. 27 (2), 2003.
  11. Perpustakaan Nasional RI. Naskah Akademik Rancangan Undang-undang Perpustakaan, 2006.

MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

Oleh: Daryono

Pendahuluan

Tak bisa dipungkiri lagi, perkembangan Teknologi Informasi (selanjutnya disebut TI) telah maju sangat pesat. Semua bidang kehidupan hampir tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan “keajaiban” TI. Para futuristik pun berlomba membuat ramalan-ramalan. Ada yang meramalkan bahwa konsumsi kertas diperkantoran akan semakin sedikit (paperless). Ada juga sosiolog yang meramalkan hubungan antar manusia akan semakin renggang karena makin tingginya interaksi antara manusia dengan komputer.

Tapi fakta yang kemudian terjadi, World Wide Web ternyata masih belum menggantikan media cetak. Penggunaan kertas justru makin meningkat karena sebagian besar orang mem-print dulu artikel yang hendak dibaca. Industri majalah bahkan semakin subur. Dunia dijital ternyata juga belum mampu membuat manusia menjadi mesin-mesin mekanis dan terisolasi dalam dunia mesin. Yang terjadi justru sebaliknya. Makin banyak terbentuk komunitas pembelajar dengan interes yang sama dan saling berbagai pengetahuan dalam media-media elektronik seperti mailing list dan chat room.

Sebuah riset dari The Pew Internet & American Life Project mendapati 26 juta warga Amerika menggunakan e-mail untuk meningkatkan intensitas berkomunikasi dengan anggota keluarga yang tinggalnya berjauhan. “Banyak orang yang hampir melupakan arti persahabatan tiba-tiba menjadi intim kembali dengan e-mail”, kata Adam Gopnik dalam artikelnya di The New Yorker.

Disisi lain, akses untuk mendapatkan informasi semakin mudah. Sehingga muncul buzzword baru seperti ledakan informasi (information explosion). Tapi sebagian orang mengatakan yang terjadi bukanlah ledakan informasi tetapi hanya ledakan non-informasi atau sesuatu yang tidak memberikan informasi apa-apa (stuff that simply doesn’t inform). Informasi saja tanpa alat dan pola yang tepat tidak akan berguna. Informasi saja tidak cukup. Web tidak akan memecahkan masalah yang dihadapi manusia, tetapi manusia yang terus belajar yang mampu memanfaatkan informasi dan memecahkan masalahnya sendiri.

Dari sini kemudian banyak pengamat kembali mengangkat betapa pentingnya pembelajaran bagi tiap orang yang menggunakan informasi. Hasil akhir pemanfaatan TI bagi manusia bukanlah hanya kemudahan dalam temu kembali informasi, tetapi yang jauh lebih penting adalah bagaimana menciptakan lingkungan pembelajaran (learning environment) dan membuat manusia yang terlibat didalamnya menjadi manusia-manusia pembelajar seumur hidup (long-life learners). Maka kemudian mulai populer konsep-konsep seperti knowledge management disamping information management yang telah muncul lebih dulu.

Bertolak dari konsep ini, tulisan ini mencoba membahas kompetensi pustakawan dan perpustakaan dalam hubungannya dengan pemanfaatan TI di perpustakaan agar memudahkan perubahan fungsi perpustakaan dari sebuah pusat informasi menjadi suatu lingkungan pembelajaran bagi pemakai.

Manajemen Informasi dan Manajemen Pengetahuan

Pembahasan tentang kompetensi perpustakaan dan pustakawan di era kemajuan TI, harus dimulai dengan pemahaman bersama terlebih dulu tentang Manajemen Informasi (selanjutnya disebut MI) dan Manajemen Pengetahuan (MP). Kenapa? Karena pada dua domain inilah kompetensi-kompetensi utama perpustakaan dan pustakawan ada.

Untuk mulai membahas MI dan MP, maka dimulai dengan terlebih dulu membahas perbedaan antara apa yang dimaksud dengan Informasi (Information) dan Pengetahuan (Knowledge).
F.N. Teskey, seperti dikutip oleh Pendit (1992), memberikan model:

Data è Informasi è Pengetahuan

Data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu.
Pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.
Model yang hampir sama juga diusung oleh Powell (2003). Menurut Powell, Data adalah koleksi terstruktur dari kumpulan fakta (structured collection of quantitative facts), Informasi adalah data atau fakta dengan arti (data or facts with meaning) dan Pengetahuan merupakan hasil atau keluaran atau nilai dari informasi (producing significance or value from information).

Model lain yang mirip juga dikemukakan Nathan Shedroff, seperti dikutip oleh Wurman (2001). Bahkan Shedroff menambahkan satu lagi tahap sesudah pengetahuan, yaitu Kebijakan (Wisdom).

Data è Informasi è Pengetahuan è Kebijakan

Menurut penulis, model Data è Informasi è Pengetahuan (kita namakan saja DIP) diatas mempunyai beberapa kelemahan.
Pertama, bagi model diatas, data dianggap sesuatu yang bebas nilai. Artinya, interpretasi proses pengambilan (capture) suatu fakta menjadi data, dianggap tidak mengandung muatan apa-apa sampai ia diinterpretasikan menjadi informasi. Bagi para sosiolog aliran konstruksionis, definisi data seperti diatas tidak tepat. Bagi mereka, fakta tidak dibentuk secara ilmiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta. Tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu dan lingkungan pergaulan atau sosial tertentu. Berarti, sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data (Eriyanto, 2002).

Kedua, Model diatas tidak diatas tidak memberikan batasan dengan jelas kapan sesuatu itu dianggap informasi, kapan sesuatu itu sudah bisa dianggap pengetahuan. Kalau kita mendapat pesan bahwa “Air yang dipanaskan pada suhu mendidih 100 derajat celcius bisa mematikan kuman. Dan bila kuman tersebut mati maka penyakit kolera akan sulit berkembang”, apakah ini suatu informasi atau pengetahuan? Batasannya sangat tidak jelas.

Dengan alasan-alasan diatas, penulis menawarkan model lain dalam membedakan antara Informasi dan Pengetahuan. Yaitu:

  1. Informasi adalah sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share).
  2. Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada didalam pikiran kita (Knowledge is something that is still in our mind).
  3. Informasi sama dengan pengetahuan yang dibagi atau telah dikomunikasikan melalui berbagai media yang ada (Information is shared knowledge).

Dengan pembedaan yang lebih jelas antara Informasi dan Pengetahuan, maka selanjutnya kita mulai definisikan MI dan MP.
Manajemen Informasi adalah tehnik pengaturan atau organisasi agar informasi (shared knowledge) mudah dicari dan gunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi antara lain: pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, temu kembali informasi.
Sedangkan Manajemen Pengetahuan adalah tehnik membangun suatu lingkungan pembelajaran, dimana orang-orang didalamnya mau terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan antara lain: pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi) dan berbagi (sharing) pengetahuan.

Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan

Bentuk perpustakaan ideal selalu berubah dari masa ke masa. Bila dulu indikator perpustakaan ideal dilihat dari besar koleksi dan gedung, maka sekarang sudah berubah menjadi sejauh apa perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pembelajaran komunitas pemakainya. Termasuk didalam kebutuhan pembelajaran antara lain: belajar, pemenuhan kebutuhan informasi, rekreasi, pendidikan, penelitian, interaksi dengan orang lain, fasilitas untuk berbagi pengetahuan dan kebutuhan untuk melakukan inovasi dan kreatifitas. Selama perpustakaan terlalu berkonsentrasi pada manajemen informasi, padahal tuntutan pemakai ingin agar perpustakaan berubah menjadi pusat pembelajaran komunitas pemakainya.

Perpustakaan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Pada banyak institusi bisnis, para profesional informasi mulai dituntut untuk mampu mengikuti perubahan lingkungan bisnis dan membantu manajemen dalam pengambilankeputusan bisnis.

Kebutuhan pembelajaran juga tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang serius melulu. Membaca komik pun bisa dianggap sebagai suatu pembelajaran. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar tempat mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi semacam one-stop station bagi mereka. Suatu lingkungan dimana pemakai bisa:

• Berinteraksi dengan orang lain.
• Mencari informasi yang dibutuhkan.
• Berbagi pengetahuan
• Merasa termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.

1) Kompetensi Perpustakaan

a) Intrastruktur Teknologi Informasi

Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:

  • Jaringan lokal (Local Area Network) berbasis TCP/IP. Keuntungan TCP/IP adalah banyaknya aplikasi (misalnya: WWW) yang berjalan pada infrastruktur tersebut.
  • Akses ke Internet. Minimal harus ada akses ke internet untuk pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal perpustakaan.
  • Komputer buat pustakawan dan pemakai perpustakaan. Harus ada komputer untuk server yang akan memberikan servis kepada pemakai, komputer untuk pustakawan bekerja dan komputer untuk pemakai agar bisa menggunakan layanan perpustakaan.

b) Content

Yang dimaksud dengan Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan kita “sajikan” kepada pemakai perpustakaan. Yang termasuk dalam dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media lain baik tercetak maupun elektronik, termasuk juga artefak 3 dimensi seperti patung. Aplikasi adalah sistem (biasanya menggunakan komputer) yang dibuat dengan tujuan tertentu. Misalnya: aplikasi administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang didownload dari internet, aplikasi administrasi majalah, dan aplikasi perpustakaan dijital. Sedang Layanan adalah jenis “produk” atau “jualan”-nya perpustakaan. Misalnya: Layanan peminjaman buku, layanan pinjam antar perpustakaan, layanan pemberitahuan buku baru via e-mail, dan lain-lain. Yang perlu diperhatikan adalah, perpustakaan jangan lagi hanya fokus ke penyediaan Content Manajemen Informasi. Contohnya: Buku (dokumen), Aplikasi arsip artikel elektronik (aplikasi) dan Layanan peminjaman buku (layanan). Tapi juga mulai secara serius memberikan Content Manajemen Pengetahuan. Contoh: Dokumen yang sudah dikemasulang dan diberikan nilai tambah sehingga pemakai mudah dalam pengambil keputusan yang spesifik (dokumen), Aplikasi WIKI yang memungkinkan orang bekerja secara kolaborasi dalam penulisan (aplikasi), dan Layanan Asistensi dalam melakukan riset (layanan).

c) Sumberdaya Manusia (SDM)

SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan akan dibahas dalam sub-bab Kompetensi Pustakawan.

d) Pemakai

Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan. Seperti layaknya institusi bisnis, perpustakaan pun harus punya profil pemakai potensialnya. Siapa target pemakainya? Bagaimana image perpustakaan dimata mereka? Bagaimana positioning perpustakaan selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya? Survei pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola pembelajaran pemakai potesialnya berdasarkan Nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value And Life Style).

Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka perpustakaan bisa melakukan aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat bagi pemakai.

2) Kompetensi Pustakawan

a) Skill Manajemen Informasi

Yang termasuk dalam skill Manajemen Informasi:

Mencari Informasi. Proses mencari informasi terbagi lagi dalam:

Menggunakan Informasi. Proses menggunakan informasi terbagi lagi dalam:

Membuat/Menciptakan Informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah: Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging). Dalam melakukan Kemas Ulang Informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan:

Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah:

Berbagi/Penyebaran Informasi. Yaitu:

1. Mencari Informasi. Proses mencari informasi terbagi lagi dalam:

  • Mendefinisikan kebutuhan infomasi. Yaitu: mengidentifikasikan kebutuhan pemakai, mengenali beragan jenis penggunaan informasi oleh pemakai, menempatkan informasi yang dibutuhkan dalam suatu kerangka referensi (Who, what, when, where, how, why), menghubungkan informasi yang dibutuhkan dengan domain pengetahuan, dan mendefinisikan masalah informasi menggunakan beragam skill tanya jawab.
  • Melakukan penelusuran. Yaitu: mempunyai skill dasar penelusuran informasi, kemampuan navigasi sistem dan sumberdaya elektronis, dan pengetahuan dasar tentang beragam sumber informasi yang tidak tersedia bentuk elektronis seperti bentuk cetak, orang (people and colleagues), dan lain-lain. Mengetahui sumber-sumber informasi baik eksternal maupun internal, mengetahui sumber mana saja yang dapat diandalkan dan memberikan nilai tambah.
  • Memformulasikan Strategi Penelusuran. Mensyaratkan pengetahuan yang mendasar dan komperhensif yang sumberdaya informasi yang tepat termasuk strukturnya. Skill tentang suatu subjek juga perlu. Kemampuan lain yang dibutuhkan: mampu mendiskusikan ide-ide untuk mencari berbagai masukan, memilih alat penelusuran, mengidentifikasi katakunci, konsep, tajuk subyek, deksriptor, dan mengindentifikasi kriteria untuk meng-evaluasi sumber informasi.

2. Menggunakan Informasi. Proses menggunakan informasi terbagi lagi dalam:

  • Evaluasi infomasi yang didapat. Yaitu: menentukan otoritatif, kebaruan, dan kehandalan,  relevansi, kualitas.
  • Menilai informasi yang didapat. Yaitu: melihat secara cepat ide utama dan katakunci, membedakan antara fakta, opini, propaganda, sudut pandang dan bias, melihat kesalahan dalam logika. Akan lebih baik bila pustakawan juga punya skill dalam melakukan Framing Analysis yang akan sangat bergunakan melihat beragam sudut pandang media.
  • Meng-integrasikan informasi dari berbagai sumber berbeda. Yaitu: klasifikasi informasi, mengenali hubungan antar konsep, meng-identifikasi konflik dan kesamaan berbagai sumber.
  • Memilah informasi. Yaitu: kemampuan memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak perlu.
  • Interpretasi informasi. Yaitu: meringkas dan identifikasi detail informasi yang relevan, organisasi dan analisa informasi, membandingkan dengan sumber permasalahan yang ingin dipecahkan dan menggambar sebuah kesimpulan atau konklusi.

3.  Membuat/Menciptakan Informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk  yang   bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah: Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging). Dalam melakukan Kemas Ulang Informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan:

  • menentukan tujuan kemas ulang informasi
  • menentukan isi yang dianggap penting (key content)
  • memilih format yang tepat (tertulis, oral, visual) tergantung audiens dan tujuan
  • mengerti implikasi legal dari suatu proses kemas ulang informasi
  • menyediakan panduan, dokumentasi dan referensi.

4. Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah:

  • Melakukan abstraksi (abstracting). Kemampuan untuk menulis ringkasan sesuatu yang membuat pembaca bisa menangkap dengan jelas relevansi dan pentingnya informasi yang ingin disampaikan.
  • Melakukan peng-indeks-an (indexing). Menggunakan sistem klasifikasi atau taksonomi (tesaurus, tajuk subyek) yang ada.
  • Melakukan retensi, review termasuk pemberian informasi versi (versioning system)

5. Berbagi/Penyebaran Informasi. Yaitu:

  • Kemampuan menyampaikan dan mempromosikan (marketing) ide-ide secara jelas dalam berbagai bentuk (tertulis, oral, presentasi).
  • mendengar dan meng-evaluasi opini dan informasi dari orang lain.
  • Menggunakan berbagai perangkat TI yang punya unsur interaktifitas tinggi seperti Portal yang memudahkan berbagi informasi.
  • Memfasilitasi berbagai bentuk forum berbagi informasi (sharing knowledge forum) antar pemakai

b) Skill Interpersonal

Yaitu skill personal pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan pemakai dan sesama rekan kerja:

  1. Kemampuan berkomunikasi dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang lain. Mampu memberikan presentasi dengan jelas, komunikasi tertulis, dengan ejaan, struktur dan isi yang jelas. Berkomunikasi dengan interaktif dan mampu memberikan pandangan dari beragam perspektif.
  2. Kemampuan mendengar. Mampu mendengarkan dan mendiskusikan pendapat orang lain dari beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain. Serta mampu memberikan komentar yang konstruktif.
  3. Mampu memberikan feedback yang baik bagi beragam situasi yang dihadapi orang lain.
  4. Mampu mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi. Bisa memberikan alasan bila tidak setuju terhadap sesuatu, memahami posisi dan kepentingan dalam sebuah konflik dan bisa menghasil win-win solutions.
  5. Menggunakan mekanisme formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf maupun pemakai perpustakaan. Seperti membuat Focus Group Discussion, kuesioner, dan analisa komplain.
  6. Mampu membangun tim dan memotivasi orang lain. Seperti: menghargai kontribusi individu.
  7. Kemampuan untuk belajar mandiri (self-learning skill)
  8. Mau melakukan suatu inisiatif tanpa harus disuruh (self-initiation)
  9. Kemampuan untuk bekerjasama dalam sebuah tim.
  10. Cerdas dan mampu melakukan sesuatu terfokus.
  11. Punya jiwa Entrepreneurship.

c) Skill Teknologi Informasi

Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi untuk membantu semua proses kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan:

1.    Desain Database dan Manajemen Database
2.    Data Warehousing
3.    Penerbitan elektronik
4.    Perangkat keras
5.    Arsitektur Informasi
6.    Sumber Informasi Elektronik
7.    Integrasi Informasi
8.    Desain Intranet/Extranet
9.    Aplikasi perangkat lunak
10.    Pemrogaman
11.    Workflow / Alur Kerja
12.    Pemrosesan Teks (Text Processing)
13.    Metadata
14.    Perangkat lunak untuk manajemen informasi (Information Management tools)

d) Skill Manajemen

  1. Administrasi. Mampu membuat sistem administrasi yang baik bagi berbagai kegiatan yang dilakukan.
  2. Memahami proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait.
  3. Manajemen Perubahan. Mampu mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu perubahan.
  4. Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait.
  5. Kepemimpinan. mempunyai karakter kepemimpinan yang menonjol.
  6. Pengukuran. Mampu melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan.
  7. Manajemen Sumberdaya manusia.
  8. Manajemen Proyek. Mampu memimpin dan mengatur sebuah proyek.
  9. Relationship Management. Mampu menjaga hubungan baik dengan sesama pustakawan dan pemakai perpustakaan.
  10. Team Building. Mampu membangun tim kerja yang kompak dan bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.
  11. Manajemen waktu.
  12. Pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia. Mampu menganalisa skill yang dibutuhkan dan memberikan pelatihan yang diperlukan.
  13. Mampu melakukan perencanaan-perencanaan strategis dan implementasi-nya.

Penutup

Beberapa kompetensi diatas, bukan merupakan harga mati yang tidak bisa ditawar. Walau bagaimanapun aplikasi di lapangan bisa sangat bervariasi, tergantung sumberdaya yang tersedia dan tantangan dilapangan. Apalagi masalah sumberdaya manusia yang mumpuni bidang perpustakaan masih sulit didapat.

Daftar Pustaka

Abell, Angela; Oxbrow, Nigel. Competing With Knowledge: the information professional in   the knowledge management age, London: Library Association Publishing, 2001
Eriyanto. Analisis Framing, Yogyakarta: LkiS, 2002
Pendit, Putu Laxman. “Makna Informasi: lanjutan dari sebuah perdebatan”, Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992
Powell, Mike. Information Management for Development Organizations, Oxford: Oxfam GB, 2003
Rosenfeld, Louis; Morville, Peter. Information Architecture for the World Wide Web, Cambridge: O’reilly, 2002
Sudarsono, Blasius. “Pendekatan Untuk Memahami Kepustakawanan”, Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992
Wicaksono, Hendro. Segmentasi Psikografis Pemakai Perpustakaan X, Makalah Seminar Pra Skripsi, Tidak diterbitkan, 1996.
Wurman, Richard Saul. Information Anxiety 2, Indiana: Que, 2001.
Zultanawar. “Pustakawan dan Penelitian di Bidang Perpustakaan”, Kepustakawanan Indonesia: potensi dan tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Oleh: Daryono

  1. Pengertian

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas  lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.

Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan  baik adalah  ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan  mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.

Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.

Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem  dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik,  perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.

  1. Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.

Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).

  1. Anggaran

Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :

  1. Anggaran dari lembaga induk
  2. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
  3. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
  4. Uang iuran dari anggota
  5. Penghasilan dari jasa informasi
  6. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
  7. Uang denda keterlambatan
  8. Dan lain-lain
  9. Pengolahan bahan pustaka

Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu  setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.

Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan  dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis(technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.

  1. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi (Collection development) merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan yang mencakup kegiatan : penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.

  1. Inventarisasi

Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan  dalam menyusun laporan mengenai perkembangan  koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak milik).

  1. Katalogisasi

Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu  informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).

Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman  peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/ AACR2R.

Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm  x 12,5 cm ;  2).  Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog) ; 4). Katalog OPAC (Online Public Access Catalog). Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1). Katalog Shelflist ; 2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4). Katalog Subyek.

  1. Klasifikasi

Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar, dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan subyek ( klasifikasi fundamental). Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan bahan pustakanya  menggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system ini akan memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.

Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).

  1. DDC ( Dewey Decimal Classification )

DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan  dimulai dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus, dengan demikian DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000 seksi, dan 10.000 sub seksi.

Berikut pembagian subyek dalam system DDC :

000 = Karya Umum

100 = Filsafat

200 = Agama

300 = Ilmu Sosial

400 = Bahasa

500 = Ilmu Murni

600 = Ilmu Terapan

700 = Seni dan Olah Raga

800 = Kesusasteraan

900 = Sejarah dan Geografi

  1. UDC (Universal Decimal Classification)

Sistem ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan system DDC. Sistem ini juga mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluh cabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC :

0 = Karya Umum

1 = Filsafat, metafisika, logika

2 = Agama

3 = Ilmu Sosial

4 = Bahasa/Filologi

5 = Ilmu Murni

6 = Ilmu Terapan

7 = Seni , Olah Raga dan arsitektur

8 = Kesusasteraan

9 = Sejarah , Geografi, dan biografi

Selain pembagian cabang ini, system UDC masih dibantu dengan symbol-simbol pembantu mislanya : + , : , =, (0…).

  1. Kelengkapan Fisik Buku

Bahan pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat  dimanfaatkan dengan mudah dan baik. Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung buku bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel pada halaman terakhir  ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu buku.

  1. Pelayanan Pemakai

Pelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :

  1. Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
  2. Pelayananberorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola.
  3. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan.
  4. System yang dikembangkanmudah, cepat, dan tepat.

Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :

  1. Pelayanan Sirkulasi
  2. Pelayanan Referensi
  3. Pelayanan Pendidikan Pemakai
  4. Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
  1. Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.

  • Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasisebagai berikut :
    1. Pendaftaran anggota
    2. Peminjaman
    3. Pengembalian
    4. Perpanjangan
    5. Penagihan
    6. Pemungutan denda
    7. Pemberian Sanksi
    8. Statistik
    9. Bebas Perpustakaan
    10. Peraturan Perpustakaan

 

  • Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
  1. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
  2. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.

 

  • Jenis Koleksi yang di sirkulasikan
  1. Koleksi umum
  2. Kolekesi Referensi
  3. Koleksi Cadangan
  4. Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar
  5. Koleksi Penerbitan Pemerintah
  6. Koleksi Audio Visual

 

  1. Pelayanan Referensi

Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna perpustakaan.

Macam-macam Koleksi Referensi :

  1. Kamus
  2. Ensiklopedi
  3. Direktori
  4. Indeks dan Abstrak
  5. Sumber Geogarfi
  6. Biografi
  7. Buku Tahunan (Year book)
  8. Buku Pegangan/pedoman ( Handbook)
  9. Bibliografi
  10. Terbitan Pemerintah (UU, PP)
  11. Pelayanan Pendidikan Pemakai

Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan pemakai, ada beberapa bentuk dan cara :

  1. Ceramah Umum
  2. Bimbingan kelompok
  3. Brosur/leaflet/buku petunjuk
  4. CD-interaktif
  5. Tour de Library

Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :

  1. Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
  2. Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan

 

  1. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi

Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun media yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain :

  • Daftar Tambahan Buku
  • Bibliografi
  • Indeks dan Abstrak
  • Brosur/leaflet
  • Email
  • Website

 

  1. Penutup

Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami, sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini,  untuk perbaikan dimasa-masa mendatang. Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami semoga bermanfaat bagi para pembaca.

 

  1. Daftar Bacaan
  2. SIREGAR, A. Ridwan. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press, 2004.
  3. KOSWARA, E. Dinamika Infomrasi dalam Era Global. Bandung : Remadja Rosdakarya, 1998.
  4. QALYUBI, Syihabuddin. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga, 2003.
  5. BASUKI, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.
  6. LASA Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.

Pemeliharaan Bahan Pustaka di Perpustakaan

Oleh: Daryono

1.  Pendahuluan

Bahan pustaka adalah unsur penting dalam sistem perpustakaan, dimana bahan pustaka harus dilestarikan karena memiliki nilai informasi yang mahal. Bahan pustaka berupa terbitan buku, berkala (surat kabar dan majalah), dan bahan audio visual seperti audio kaset, video, slide, CD-Rom dan sebagainya.

Pemeliharaan bahan pustaka tidak hanya secra fisik saja, namun juga meliputi isinya yang berbentuk informasi yang terkandung di dalamnya.

Pemliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan.

Pemeliharaan Bahan Pustaka pada dasarnya ada 2 (dua) cara :

1.Pemeliharaan kondisi lingkungan bahan pustaka, yang meliputi :

a.mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh cahaya.

b.mencegah kerusakan bahan pustaka dari pengaruh suhu udara dan kelembaban udara

c.mencegah kerusakan dari faktor kimia, partikel debu, dan logam dari udara

d.mencegah kerusakan dari faktor biota dan jamur

e.mencegah kerusakan dari faktor air

f.mencegah kerusakan dari faktor kebakaran

g.melakukan fumigasi ; tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah, h.  mengobati dan mensterilkan bahan pustaka.

2.Pemeliharan kondisi fisik bahan pustaka meliputi :

a.menambal dan menyambung

– menambal dengan bubur kertas

– menambal dengan  potongan kertas

– menambal dengan kertas tisu

– menyambung dengan kertas tisu

b.laminasi

– laminasi  dengan tangan

– laminasi dengan mesin pres panas

– laminasi dengan filmoplast

c. enkapsulasi  (memberikan bahan pelindung dengan film plastik polyester )

b.penjilidan dan perbaikan

2. Tujuan Pemeliharaan Bahan Pustaka

Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai terkait dengan kegiatan pemeliharaan bahan pustaka di perpustakaan :

1. menyelamatkan nilai informasi  yang terkandung dalam setiap bahan pustaka atau dokumen

2. menyelamatkan bentuk fisik bahan pustaka atau dokumen

3. mengatasi kendala kekurangan ruang (space)

4. mempercepat proses temu balik atau penelusuran dan perolehan informasi

5. menjaga keindahan dan kerapian bahan pustaka

3. Fungsi Pemeliharaan Bahan Pustaka

Kegiatan Pemeliharaan  bahan pustaka memiliki beberapa fungsi antara lain :

1. Fungsi perlindungan : upaya melindungi bahan pustaka dari beberapa faktor yang mengakibatkan kerusakan

2. Fungsi pengawetan : upaya pengawetan terhadap bahan pustaka agar tidak cepat rusak dan dapat dimanfaatkan  lebih lama lagi.

3. Fungsi kesehatan  : upaya menjaga bahan pustaka tetap dalam kondisi bersih sehingga tidak berbau pengap dan tidak mengganggu kesehatan pembaca maupun pustakawan.

4. Fungsi pendidikan : upaya memberikan pendidikan kepada pembaca, bagaimana memanfaatkan bahan pustaka yang baik dan benar

5. Fungsi kesabaran : upaya pemeliharaan bahan pustaka membutuhkan  kesabaran dan ketelitian.

6. Fungsi sosial : pemeliharaan bahan pustaka sangat membutuhkan keterlibatan dari orang lain

7. Fungsi ekonomi  :  pemeliharaan yang baik akan berdampak pada keawetan bahan pustaka, yang akhirnya dapat meminimalisasi  biaya pengadaan bahan pustaka

8. Fungsi keindahan : dengan pemeliharaan yang baik, bahan pustaka di perpustakaan akan tersusun rapi, indah  dan tidak berserakan, sehingga perpustakaan kelihatan indah dan nyaman.

4.Faktor penyebab kerusakan  Bahan Pustaka :

1. Faktor Biologi

–  Binatang Pengerat ( Tikus )

–  Serangga

–  Jamur

2.Faktor Fisika ( alamiah )

– Debu

– Suhu Udara dan kelembapan

– Cahaya

3.Faktor Kimia

Kandungan asam dalam kertas atau tinta juga akan mempercepat kerusakan pada bahan pustaka buku (bahan kertas dan tinta)

4.Faktor Lain

– Manusia

– Bencana alam

5.Beberapa Cara Pencegahan  :

Preventif :

1.Faktor biologi :

a.  Tikus

diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke Ruang Baca .

b. Serangga
– Diupayakan ruangan tetap selalu bersih

– Susunan buku  dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara.

– Rak harus dibuat dari bahan yang tidak  disukai oleh serangga      ( kayu jati/logam)

– Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dll.

–  Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT)

– Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan   pustaka

c. Jamur :

–  memeriksa buku secara berkala

–  membersihkan tempat penyimpanan

–  menurunkan suhu udara

–  susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara

2.  Faktor Fisika ( alamiah )

Preventif :

a.Debu

-dilakukan penyedotan debu (vacuum cleaner )

-dipasang AC/ filter penyaring udara

-dipasang alat pembersih udara  (air cleaner )

-disediakan almari kaca

b.Suhu Udara/kelembaban

-mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20 – 24 C

-memasang alat dehumidifier (untuk ruangan) atau silicagel (untuk almari), untuk mengatur tingkat kelembapan.

c. Cahaya :

– Matahari :Koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film

– Listrik/Lampu

Koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter (UV fluorescent light) atau seng oksida dan titanium oksida.

3.   Faktor kimia

a.  Dengan memilih bahan pustaka yang baik  dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas dan tulisan.

b.  Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan ( buffer)

4.  Faktor lain-lain

a.  Manusia

– menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai bahan pustaka, tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka

– memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka.

– memasang rambu-rambu.

b.  Bencana alam :

– Menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.

– dilarang merokok di dalam ruangan

– memeriksa kabel listrik secara berkala

–   memasang alarm ( smoke detector)

–   menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri.

–   mengontrol air setiap ada turun hujan.

6.  Beberapa  cara  Perbaikan Bahan Pustaka

a.. Laminasi dan Enkapsulasi

Untuk memperpanjang umur bahan pustaka perlu diadakan pelapisan atau laminasi, terutama bahan pustaka yang lapuk atau robek sehingga menjadi tampak kuat atau utuh kembali. Ada 2 cara laminasi yaitu laminasi dengan mesin dan dengan cara manual.

Cara lain selain laminasi adalah enkapsulasi. Enkapsulasi adalah salah satu cara melindungi kertas dari kerusakan fisik misalnya rapuh karena umur. Yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan enkapsulasi adalah kertas harus bersih, kering dan bebas asam.

b.  Penjilidan

Struktur buku terdiri atas: segi, foredge, kertas hujungan, badan buku, papan jilidan, ikatan timbul, groove, tulang pita kapital dan sebagainya. Agar struktur buku itu tidak lepas satu sama lainnya, maka perlu dilakukan penjilidan.

Untuk buku-buku yang telah mengalami kerusakan, perlu segera dilakukan pemjilidan ulang, agar nilai informasi yang ada didalamnya tidak hilang, sehingga buku yang telah diperbaiki dengan pemjilidan ulang tersebut dapat dimanfaatkan kembali oleh pengguna perpustakaan.

Adapaun perlengkapan penjilidan dua hal yaitu :  Alat yang meliputi: pisau, palu, pelubang, gunting, tulang pelipat, penggaris besi, kuas, gergaji, jarum, benang, pengepres, pemidang jahit, mesin potong dan sebagainya. Sedangkan untuk perlengkapan lainya yaitu Bahan penjilid yang meliputi kertas, kain linen, perekat, benang dan kawat jahit.

Sebelum dijilid, buku perlu dipersiapkan secara baik. Kekeliruan atau kekurangan dalam persiapan, dapat berakibat fatal dan mengecewakan. Juga merupakan pemborosan jika harus dijilid ulang. Persiapan penjilidan meliputi dua hal yaitu: (1) penghimpunan kertas-kertas atau bahan pustaka, (2) penggabungan. Penghimpunan harus dikerjakan secara teliti, jangan salah mengurutkan nomor halaman. Kalau majalah, jangan salah mengurutkan nomor penerbitannya. Panjang-pendek, serta lebar kertas harus disamakan. Rapihkan sisi sebelah kiri agar pemotongan dan perapihan dapat dikerjakan untuk ketiga sisi yang lain. Petunjuk penjilidan harus disertakan, agar hasilnya sesuai dengan yang kita kehendaki. Dalam melakukan penggabungan kita harus melihat jilidan macam apa yang dikendaki sesuai dengan slip petunjuk penjilidan.

Ada lima macam jenis jilidan yang dapat dipilih: (1) jilid kaye, (2) signature binding, (3) jilid lem punggung, (4) jilid spiral, (5) jilid lakban.

7.  Pemeliharaan Peta, Slide, Foto Kopi dan Tinta

a. Pemeliharaan  Koleksi Peta

Peta merupakan salah satu sumber informasi untuk menunjang penelitian, pendidikan, maupun untuk keperluan bisnis. Karena itu ada bermacam-macam jenis peta, misalnya peta geografis, peta perdagangan, peta bahasa, peta navigasi, peta hasil bumi dan sebagainya.

Pelestarian koleksi peta merupakan pengetahuan yang harus dimiliki oleh petugas perpustakaan maupun oleh petugas bagian pelestrian. Peta adalah bahan pustaka yang unik, sebab bentuk dan ukuran, serta informasi yang terkandung di dalamnya begitu beraneka ragam. Dengan banyaknya bentuk dan ukuran tersebut maka diperlukan ruang penyimpanan yang beragam pula.

Berbagai jenis kerusakan pada peta antara lain kerusakan karena faktor kimiawi dan kerusakan karena faktor mekanis.

b. Slide

Slide merupakan salah satu jenis bahan audio-visual yang banyak dipergunakan di perpustakaan terutama untuk mendukung pengajaran dan penelitian.

Slide juga memerlukan pemeliharaan secara hati-hati. Tempat penyimpanan harus bebas dari cahaya langsung dari luar, debu serta kelembaban. Slide yang berserakan akan mudah rusak karena kena debu serta goresan.

Slide tidak dapat dibaca dengan mata telanjang. Untuk membaca slide, harus menggunakan alat yang disebut proyektor. Karena itu proyektor harus selalu dirawat agar slidenya dapat dimanfaatkan setiap saat.

c.  Foto Kopi dan Tinta

Dewasa ini banyak perpustakaan menggunakan foto kopi terutama untuk melestarikan koleksinya yang sudah rusak dan langka, sehingga bisa dipinjamkan pada pemakai. Tetapi foto copi sebagai sarana pelestarian dokumen masih kontroversi.

Tinta ternyata merupakan komponen pembuat buku yang sangat penting dan beraneka ragam. Sejak 2.500 tahun Sebelum Masehi tinta sudah dikenal oleh bangsa Mesir dan bangsa Cina. Sampai ditemukannya mesin cetak pada pertengahan abad ke-15, tinta tulis memiliki peranan yang paling penting dalam produksi buku. Setelah mesin cetak diketemukan, bentuk tintanyapun menyesuaikan dengan keperluan percetakan. Tentu saja banyak variasi soal kualitas, warna dan harganya. Tiga macam jenis tinta ialah: 1) tinta tulis, 2) tinta ball point dan 3) tinta cetak.

8.  Pelestarian Nilai Informasi

Untuk menyelamatkan nilai informasi yang dimiliki oleh perpustakaan, ada beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu :

a.  Bentuk Mikro

Dalam mengatasi kekurangan tempat atau ruangan di perpustakaan dan juga dalam rangka melestarikan atau menyelamatkan nilai informasi dari buku-buku yang sudah lapuk, dapat dilakukan dengan alih bentuk dokumen. Alih bentuk yang terkenal ialah bentuk mikro atau lazim disebut mikrofilm. Kelebihan bentuk mikro adalah: hemat ruang, aman dari pencurian, mudah direproduksi dan murah, mudah diakses, akurat dan ekonomis.

b.  Bentuk CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory)

Selain pelestarian informasi dalam bentuk Mikro, di era Teknologi informasi ini, informasi dapat disimpan dalam CD atau yang biasa disebut CD-ROM.

Sesuai dengan namanya, data atau informasi digital yang sudah direkam di dalam CD-ROM tidak dapat dihapus atau ditambah pemakai, tetapi hanya dapat dibaca saja oleh pemakai. Dan bentuk CD-ROM ini banyak memiliki keunggulan bila dibandingkan dengan bentuk lain. Adapaun keungulan CD-ROM sebagai berikut :

1. merupakan sarana penyimpanan informasi berkapasitas tinggi

2. memudahkan penelusuran literatur

3. tahan terhadap gangguan elektromagnetis

4. bagi perpustakaan CD-ROM memudahkan pembuatan katalog

5. mempercepat penerbitan

c.  Bentuk Elektronik

Perkembangan terkini, bahwa koleksi perpustakaan telah dialih bentukan dari teks ke bentuk elektronik (Jurnal Elektronik / e-journal dan Buku Elektronik /e-books ) , dengan bentuk elektronik ini dimungkinkan  informasi yang sebelumnya  hanya dapat diakses secara terbatas, namun dengan bentuk elektronik ini informasi dapat diakses tanpa batas waktu dan tempat.

9.      Daftar Pustaka

Moedzakir : Pemeliharaan Buku dan Menjilid / Yogyakarta : Pusdiklat Perpustakaan IKIP, 1980.

BASUKI, Sulistyo : Pengantar Ilmu Perpustakaan / Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1991.

RAZAK, Mohammadin : Pelestarian bahan pustaka dan arsip / Jakarta : Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, 1992.

MARTOATMODJO, Karmidi : Pelestarian Bahan Pustaka / Jakarta : Universitas Terbuka, 1993.

http://kangtarto.blogspot.com/2008/02/pelestarian-macam-sifat-bahan-pustaka.html

PELESTARIAN, MACAM SIFAT BAHAN PUSTAKA, DAN LATAR BELAKANG SEJARAHNYA

PENGEMBANGAN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

Oleh: Daryono

Pendahuluan

Perpustakaan Umum mempunyai peran sangat strategis dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat, sebagai wahana belajar sepanjang hayat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertaqwa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggungjawab dalam mendudkung penyelenggaraan pendidikan nasional, serta merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, hal ini sesuai dengan apa yang telah diamanatkan oleh Undang-undang Dasar 1945 yaitu sebagai wahana mencerdaskan kehidupan bangsa.

Selain amanat sebagaimana tertuang dalam Undang-undang 1945, Perpustakaan Umum juga mempunyai beberapa fungsi strategis dalam rangka meningkatkan taraf hidup masyarakat :

Pertama, fungsi Perpustakaan Umum sebagai tempat pembelajaran seumur hidup (life-long learning). Perpustakaan Umumlah tempat dimana semua lapisan masyarakat dari segala umur, dari balita sampai usia lanjut bisa terus belajar tanpa dibatasi usia dan ruang-ruang kelas. Banyak program pemerintah, seperti pemberantasan buta huruf dan wajib belajar, akan jauh lebih berhasil seandainya terintegrasi dengan Perpustakaan Umum. Bila di sekolah orang diajar agar tidak buta huruf dan memahami apa yang dibaca. Maka di Perpustakaan Umum, orang diajak untuk terbuka wawasannya, mampu berpikir kritis, mampu mencermati berbagai masalah bersama dan kemudian bersama-sama dengan anggota komunitas yang lain mencarikan solusinya. Tugas Perpustakaan Umum membangun lingkungan pembelajaran (learning environment) dimana anggota komunitas pemakainya termotivasi untuk terus belajar dan terdorong untuk berbagi pengetahuan. Dalam konsep manajemen modern, hal ini disebut dengan Knowledge Management.
Kedua, fungsi Perpustakaan Umum sebagai katalisator perubahan budaya. Perubahan perilaku masyarakat pada hakikatnya adalah perubahan budaya masyarakat. Perpustakaan Umum merupakan tempat strategis untuk mempromosikan segala perilaku yang meningkatkan produktifitas masyarakat. Individu komunitas yang berpengetahuan akan membentuk kelompok komunitas berpengatahuan. Perubahan pada tingkat individu akan membawa perubahan pada tingkat masyarakat. Komunitas yang berbudaya adalah komunitas yang berpengetahuan dan produktif. Komunitas yang produktif mampu melakukan perubahan dan meningkatkan taraf hidupnya menjadi lebih baik.
Ketiga, fungsi Perpustakaan Umum sebagai agen perubahan sosial. Idealnya, Perpustakaan Umum adalah tempat dimana segala lapisan masyarakat bisa bertemu dan berdiskusi tanpa dibatasi prasangka agama, ras, kepangkatan, strata, kesukuan, golongan, dan lain-lain. Perpustakaan Umum sangat strategis dijadikan tempat anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan beragam masalah sosial yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Disini, perpustakaan tidak hanya menyediakan ruang baca, tetapi juga menyediakan ruang publik bagi komunitasnya untuk melepas unek-uneknya dan kemudian berdiskusi bersama-sama mencari solusi yang terbaik. Tugas pustakawanlah untuk mendokumentasikan semua pengetahuan publik yang dihasilkan dan menyebarluaskan ke anggota komunitas yang lain. Seorang pustakawan dituntut tidak hanya mampu mengolah informasi, tetapi juga harus punya kepekaan sosial yang tinggi dan skill berkomunikasi yang baik.

Keempat, fungsi Perpustakaan Umum sebagai jembatan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah. Dari semua pengetahuan komunitas yang didokumentasikan di Perpustakaan Umum, fungsi perpustakaan berikutnya adalah melakukan kemas ulang informasi, kemudian memberikan kepada para pengambil keputusan sebagai masukan dari masyarakat. Dengan begini masyarakat akan punya posisi tawar yang lebih baik dalam memberikan masukan-masukan dalam pengambilan kebijakan publik.

Untuk dapat melaksanakan peran dan fungsi di atas perpustakaan umum tidak dapat berjalan sendiri tanpa ada dukungan dari berbagai pihak, baik masyarakat umum maupun pemerintah daerah setempat., hal ini sesuai dengan amanat Undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007 Pasal 8 huruf a s/d f yang berbunyi sebagai berikut :

Pemerintah Propinsi dan Pemerintah kabupaten/kota berkewajiban :

  1. Menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah;
  2. Menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di wilayah masing-masing;
  3. Menjamin kelangsungan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat;
  4. Menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan;
  5. Memfasilitasi penyelenggaraan perpustakaan di daerah ; dan
  6. Menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasar kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah di wilayahnya.

Dari uraian diatas kita ketahui bahwa peran Pemerintah Daerah sangat besar terhadap perkembangan perpustakaan umum di daerahnya, selain adanya dukungan yang kuat dari masyarakatnya. Hal inilah kiranya yang dapat mendorong perlunya pemikiran oleh masyarakat dan Pemerintah Kota Surakarta untuk dikembangkan, agar perpustakaan umum kota Surakarta berkembang sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan, yang akhirnya Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat berkiprah sebagai wahana pembelajaran sepanjang hayat yang mampu mengembangkan potensi masyarakat serta mampu sebagai pusat pelestarian kekayaan budaya bangsa, khususnya budaya Jawa.

Begitu halnya keberadaan Perpustakaan Sekolah, saat ini kondisinya masih memprihatinkan, baik SDM-nya maupun sarana prasarana yang ada, sesuai dengan fungsi dan peran perpustakaan sekolah sebagai sarana penunjang proses pembelajaran, sebagaimana tertuang dalam UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 pasal 23 dan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008, bahwa penyelenggaraan perpustakaan sekolah harus memenuhi Standar Nasional Perpustakaan dan memperhatiakan Standar Nasional Pendidikan. Untuk mencapai kondisi di atas tidak terlepas dari peran Pemerintah Kota dalam hal ini Walikota bersama dengan Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga untuk mengambil kebijakan terkait pengembangan perpustakaan.

II. Upaya Pengembangan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, yang fungsi utamanya melestarikan hasil budaya masyarakat dan menyebarluaskan gagasan, pemikiran, pengalaman dan pengetahuaan sebagai hasil budaya manusia kepada masyarakat yang membutuhkannya. Keberadaan perpustakaan tidak dapat lagi dipisahkan dari peradaban dan budaya masyarakat. Hal ini sesuai dengan Slogan Kota Solo sebagai kota budaya, yang mana budaya yang dimiliki oleh kota Solo sudah selayaknya dilestarikan dan dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dan diakses oleh masyarakat secara baik dan benar. Masyarakat Solo tidak menginginkan adanya tindakan-tindakan yang tidak terhotmat sebagaimana yang terjadi di Perpustakaan/Museum Radyo Pustaka yang sampai saat sekarang permasalahannya tidak kunjung selesai dan ini sangat memalukan.

Dalam rangka untuk upaya melestarikan kekayaan budaya bangsa yang dimiliki kota Solo, Maka Pemerintah Kota Surakarta perlu segera memikirkan dkembangkannya Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surakarta.

Agar Kantor Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat berfungsi sesuai dengan yang diamantkan UUD 1945 dan Undang-undang Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007, ada beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam hal ini Walikota Surakarta antara lain :

1. Gedung

Sesuai dengan komitmennya bahwa Kota Surakarta sebagai kota budaya, perlu segera dibangun Gedung Perpustakaan Umum Kota Surakarta. karena kita ketahui bersama Pemerintah Kota Surakarta sampai sekarang tidak ada kebijakan yang berpihak pada pengembangan Perpustakaan, hal ini terbukti dari sejarah perkembangan Perpustakaan Umum Kota Surakarta dari tahun ke tahun tidak semakin baik, bahkan status gedung yang dulunya berlokasi di daerah yang cukup strategis (Sriwedari dan Tirtomoyo) namun sekarang menempati gedung bekas kejaksaan yang kuran strategis dan representatif.

Dengan kondisi yang demikian ini Pemerintah Kota Surakarta dalam hal ini Walikora Surakarta harus mengmabil kebijakan terkait pembangunan Gedung Perpustakaan Umum dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Lokasi Gedung strategis, mudah diakses oleh masyarakat umum, nyaman dan tidak gaduh/bising, serta dapat mendukung program pembelajaran bagi masyarakat umum.

b. Gedung didesain sedemikian rupa yang dapat mendukung proses kegiatan layanan kepada masyarakat secara umum.

c. Gedung juga dilengkapi sarana penunjang kegiatan masyarakat umum ( R. Seminar, Ruang Public, dan Taman baca rekreatif, dll.).

2. Sarana Prasarana

Perpustakaan agar dapat menjalankan fungsinya dan memberikan layanan kepada masyarakat pengguna dengan baik dan berkualitas perlu didukung adanya sarana prasarana yang memadai pula, yang antara lain meliputi :

a. Sarana Komputer untuk pengembangan sistem komputerisasi perpustakaan, karena dengan sarana ini pengelola perpustakaan akan bekerja dengan mudah, cepat dan efektif, serta masyarakat akan dengan mudah mengakses informasi yang ada di perpustakaan tanpa batas waktu dan tempat.

b. Sarana pendukung lainnya, seperti ruang baca yang representatif dan memadai, mebeler ( meja kursi baca ) yang nyaman, dan tata ruang yang terstruktur, sehingga dengan kondisi tersebut, masyarakat pengguna akan merasa nyaman didalam memanfaatkan perpustakaan.

c. Taman Baca Rekreatif, untuk menumbuhkan minat atau budaya anak pada khususnya dan masyarakat pengguna pada umumnya.

d. Sarana Public Area ( Hotspot ) untuk memudahkan kepada masyarakat didalam akses informasi ke dunia luar.

3. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia harus menjadi perhatian khusus bagi Pemerintah Kota Surakarta. Dalam UU Nomor : 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, bahwa untuk dapat menjalankan fungsinya perpustakaan harus dikelola oleh tenaga perpustakaan yang sesuai dengan Standar Nasional Tenaga Perpustakaan yang mencakup kualifikasi pendidikan, kompetensi dan sertifikasi.

Kondisi sumber daya manusia secara kualitas (kualifikasi pendidikan perpustakaan) masih rendah, dimana dari jumlah yang ada yang memiliki kualifikasi pendidikan perpustakaan masih sangat terbatas, dan bahkan ada kecendurangan tenaga perpustakaan yang ada kebanyakan tenaga mutasi yang tidak memiliki kompetensi dibidangnya. Sehingga dengan kondisi semacam ini mengakibatkan kualitas layanan perpustakaan tidak bisa dilaksankan secara optimal.

Agar Perpustakaan Umum Kota Surakarta dapat menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik dan optimal, maka pihak Pemerintah Kota Surakarta, segera mengambil langkah-langkah sebagai berikut :

a. Tenaga perpustakaan yang ada perlu segera dibekali pengetahuan tentang perpustakaan dan teknologi informasi dengan mengirim ke berbagai kegiatan antara lain :

– Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Perpustakaan

– Magang ke Perpustakaan yang telah menerapkan sistem otomasi

– Pendidikan Formal ( D2/D3 Ilmu Perpustakaan)

b. Adanya penambahan tenaga perpustakaan dengan kualifikasi pendidikan minimal D2 Ilmu Perpustakaan dengan cara membuka formasi atau lowongan CPNS Pustakawan Kota Surakarta

c. Mempekerjakan tenaga Part Time, honorer, magang dari mahasiswa program diploma III ilmu perpustakaan.

4. Koleksi

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Umum Kota Surakarta saat sekarang sangat terbatas, belum dapat memenuhi kebutuhan masyarakat, bahkan kalau kita sesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini masih jauh dari kebutuhan.

Koleksi merupakan modal utama bagi sebuah perpustakaan, dimana koleksi merupakan produk informasi yang akan di jual kepada pengguna, apabila produk tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan para pelanggan, sudah barang tentu para pelanggan berlahan-lahan akan meninggalkan dan tidak membelinya (memanfaatkannya).

Dari kondisi yang ada perlu dikaji secara bersama bahwa di era globalisasi informasi dewasa ini sudah waktunya Pemerintah Kota Surakarta memikirkan pengembangan Perpustakaan Umum Kota Surakarta, dalam hal pengembangan koleksi perpustakaan dengan memprioritaskan :

a. Anggaran khusus untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi di setiap tahun anggaran

b. Koleksi yang dibeli disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat dan perkembangan ilmu yang ada.

c. Didalam pengadaan bahan pustaka dapat melibatkan berbagai pihak termasuk para pengguna dapat mengusulkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Layanan

Di Era Teknologi Informasi dewasa ini Perpustakaan Umum Kota Surakarta dalam rangka upaya peningkatan kualitas layanan kepada pengguna dapat mengembangkan sistem layanan terotomasi atau komputerisasi, dengan sistem otomasi semua pekerjaan yang ada dapat dilakukan dengan cepat dan efektif, bahkan infromasi yang ada di perpustakaan akan dapat diakses dengan mudah oleh para pengguna dari berbagai tempat.

Selain sistem otomasi layanan ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh Perpustakaan antara lain :

a. Jam layanan disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat, sedapat mungkin layanan perpustakaan sampai dengan malam hari.

b. Layanan Perpustakaan Keliling, untuk mendekatkan layanan kepada masyarakat pengguna perlu ditingkatkan agar layanan lebih optimal, dengan cara koleksi atau bahan pustaka yang disajikan ditambah dan bervariasi, serta waktu layanan diberikan secara terjadwal dan rutin, sehingga penggun dapat memanfaatkan secara baik dan optimal.

c. Perlu dikembangkan Layanan Internet ( Hotspot ) secara gratis dan terbuka bagi masyarakat umum.

Upaya Pengembangan Perpustakaan Sekolah di Kota Surakarta

Perpustakaan sekolah adalah suatu tempat dimana para siswa memperoleh akses informasi dan pengetahuan dalam rangka untuk mendukung proses pembelajaran dengan melalui penyediaan bahan pustaka yang sesuai dengan kurikulum sekolah. Kondisi perpustakaan sekolah di Surakarta secara umum masih sangat memprihatinkan, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

  1. Rendahnya persentase anggaran yang dialokasikan untuk fasilitas perpustakaan (pengadaan bahan pustaka)
  2. Belum adanya pengelola (pustakawan) yang bertanggung-jawab untuk mengelola perpustakaan secara profesional, kebanyakan pengelola perpustakaan dibebankan oleh guru yang tidak memiliki jam mengajar.
  3. Belum tersedianya Gedung atau Ruang Perpustakaan yang didesain khusus untuk layanan perpustakaan.
  4. Lemahnya Pemerintah Daerah dalam hal ini Dinas Pendidikan untuk mencari terobosan terkait dengan pendanaan dan pengembangan perpustakaan sekolah.
  5. Tidak adanya pengintegrasian antara pelayanan perpustakaan dengan kurikulum sekolah.

Untuk mengatasi beberapa faktor yang menyebabkan rendahnya kualitas perpustakaan sekolah tersebut diatas, Pemerintah Kota dalam hal ini Walikota dan Dinas Pendidikan serta Kepala Sekolah dapat melakukan berbagai terobosan dalam rangka meningkatkan kualitas perpustakaan sekolah dengan merancang dan mengimplementasikan dengan melibatkan berbagai pihak, yang meliputi beberapa aspek sebagai berikut :

  1. Perbaikan Gedung/ruangan Perpustakaan, setiap sekolah diharuskan untuk mendesain secara khusus gedung atau ruang perpustakaan, sesuai dengan pedoman pengembangan perpustakaan sekolah.
  2. Mengalokasikan anggaran perpustakaan minimal 5% dari anggaran belanja operasional sekolah untuk pengembangan perpustakaan, sesuai dengan amanat UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 (pasal 23 ayat 6).
  3. Pengadaan SDM/Pengelola/Pustakawan, dengan cara rekruitmen Tenaga Perpustakaan dengan kualifikasi pendidikan minimal D2/D3 Perpustakaan, sesuai dengan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008. bahwa pengelola perpustakaan sekolah minimal lulusan D2 Perpustakaan.
  4. Pengadaan koleksi atau bahan pustaka, dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan antara perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan kurikulum sekolah.
  5. Untuk melaksanakan amanat UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 dan PERMENDIKNAS Nomor : 25 tahun 2008, Pemerintah Kota dalam hal ini Dinas Pendidikan membuat kebijakan terkait penyelengaraan perpustakaan sekolah.

Penutup

Dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini, sudah saatnya kita merenungkan kembali peran perpustakaan di tengah-tengah masyarakat kita. Pustakawan harus berupaya mengangkat berbagai isu strategis yang berkaitan dengan peningkatan layanan perpustakaan kepada masyarakat dengan kemampauan dan pengetahuan yang dimiliki, dan sebaliknya pihak pemerintah perlu mengkaji ulang terkait dengan berbagai kebijakan yang kurang mendorong terhadap pengembangan perpustakaan di daerahnya. Perpustakaan sudah selayaknya menjadi landmark bagi setiap daerah/kota, baik kota besar maupun kota kecil. Pengembangan perpustakaan sudah seharusnya dipikirkan pembiayaannya secara proporsional, sebagaimana pembiayaan infrastruktur lainnya, karena peran pemerintah daerah terkait dengan pengembangan perpustakaan sangat dominan.

Dengan kebijakan tersebut diharapkan akan dapat mendukung peran dan fungsi yang diemban oleh perpustakaan sebagaimana tertuang dalam UUD 1945 dan UU Perpustakaan Nomor : 43 tahun 2007 yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa

Daftar Bacaan :

  1. UU Perpustakaan Nomor : 43 Tahun 2007
  2. Permendiknas Nomor : 25 Tahun 2008
  3. SUTARNO NS. : Perpustakaan dan Masyarakat , Jakarta : Yayasan Obor, 2003
  4. BASUKI, Sulistyo : Periodisasi perpustakaan Indonesia, Bandung : Rosdakarya, 1994
  5. LASA HS. : Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta : Gama Media 2005.
  6. FA. WIRANTO : Perpustakaan dalam dinamika pendidikan dan kemasyarakatan, Semarang : UNIKA Soegijapranata, 2008.

Manajemen Perpustakaan Masjid

Oleh: Daryono

A. Pendahuluan

Masjid sebagai tempat suci umat islam, kecuali sebagai tempat ibadah juga berfungsi sebagai pusat kegiatan umat islam dalam mengatur tata kehidupan umat islam. Disanalah pertama kali seorang anak muslim dikenalkan dengan tata kehidupan ber-islam dengan berbagai cara yang atara lain : kegiatan pengajian, kegiatan TPA/TPQ dan lain sebagainya.

Masjid memiliki banyak fungsi, yang salah satunya adalah sebagai lembaga pendidikan. Agar fungsi ini dapat menunjang kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tata kehidupan umat dan berjalan dengan baik dan optimal, perlu adanya sarana dan prasarana penunjang.

Salah satu sarana dan prasarana penunjang masjid sebagai lembaga pendidikan adalah perpustakaan, yang mana dengan perpustakaan, akan tersedia sarana bacaan yang dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan keagamaan bagi umat islam.

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik, apabila ditunjang dengan sistem manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada pencapaian tujuan yang telah diterapkan.

Begitu halnya perpustakaan masjid, untuk dapat memberikan layanan informasi kepada pemakai dengan baik dan lancar perlu ditunjang manajemen yang memadai, karena dengan manajemen yang baik , pembagian kerja ( job diskription ) akan berjalan dengan baik dan fungsi manajemen ( perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan ) akan berjalan dengan baik.

B. Fungsi Perpustakaan Masjid

1. Sebagai tempat studi bagi jamaah atau masuarakat, tentang pengetahuan dan keagamaan

2. Sebagai sumber informasi keagamaan, sehingga dapat dimanfaatkan sebagai tempat belajar.

3. Sebagai sarana menciptakan gemar membaca bagi umat dan masyarakat.

4. Sebagai saranan pembinaan kehisdupan rohaniah dan jasmaniah, tibul keinginan untuk lebih maju

5. Sebagai penyimpan dokumen dan kegiatan keilmuan masjid.

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Masjid :

Sesuai dengan Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Masjid Indonesia, maka Struktur Perpustakaan Masjid diatur sebagai berikut :

1. Perpustakaan Masjid Pemula ( minimal memiliki koleksi 1000 judul/eks )

Ketua Ta’mir Masjid

Kepala Perpustakaan

Petugas Layanan

2. Perpustakaan Masjid Madya ( minimal memiliki koleksi 2000 judul/eks )

Ketua Ta’mir Masjid

Kepala Perpustakaan

Petugas Teknis

Petugas Layanan

3. Perpustakaan Masjid Utama ( minimal memiliki koleksi 2000 judul/eks )

Ketua Ta’mir Masjid

Kepala Perpustakaan

Tata Usaha

Petugas Teknis

Petugas Layanan

D. Pengadaan

1. Dana

Sumber dana untuk pengembangan perpustakaan masjid dapat diupayakan dari :

a. Kotak amal

b. Donatur tetap

c. Menjual jasa

d. Usaha bersama

e. Infaq, Sodaqoh, dan Zakat.

2. Tenaga

Untuk dapat melaksanakan tugas–tugas perpustakaan dengan baik dan benar perlu didukung adanya sumber daya manusia yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan dibidang ilmu perpustakaan, baik diperoleh dari pendidikan formal maupun non formal. Adapun kategori pendidikan yang dibutuhkan :

a. SMA/PGA/MAN ( memiliki pengetahuan agama dan paham terhadap bahasa arab.

b. SMA/PGA/MAN plus pelatihan perpustakaan

c. Diploma II dan III ilmu Perpustakaan

d. S1 Ilmu Perpustakaan.

Dikarenakan masjid merupakan lembaga dakwah yang bersifat sosial, biasanya tenaga yang ada para sukarelawan, sehingga untuk dapat memenuhi kiteria pendidikan di atas masih kesulitan. Untuk itu upaya yang perlu ditempuh oleh perpustakaan masjid, berusaha mengirim atau mengikutsertakan kepada sukarelawan untuk mengikuti kegiatan seminar, trainning, magang, atau kursus di bidang perpustakaan.

3. Koleksi

Koleksi merupakan unsur utama dari sebuah perpustakaan, didalam melakukan pengadaan koleksi perlu disesuaikan dengankebutuhan pemakai. Adapun koleksi perpustakaan masjid dapat diupayakan dengan cara sebagai berikut :

a. Meminta Sumbangan ( perorangan atau penerbit, yayasan dll. )

b. Membeli

c. Foto Kopi

d. Melakukan Tunar Menukar

e. Meminjam

f. Mengajukan permohonan ke Pemerintah

g. Dll.

3. Ruangan

Luas ruangan yang diperlukan untuk perpustakaan masjid sangat tergantung pada kondisi Masjid

a. Apabila kondisinya belum memiliki ruangan

– koleksi dapat di simpan di alamri kaca yang ditempat dipingir ruangan masjid.

– tempat baca berada di ruang masjid

b. Apabila kondisinya sudah memiliki ruangan, maka perlu ada pembagian ruangan atau penataan sedemikian rupa, sehinggadapat memperlancar proses kerja dan pelayanan pemakai. Adapun ruangan yang dibutuhkan minimal : ruang kerja, ruang koleksi, ruang pelayanan, dan ruang baca.

4. Sarana Mebeler

Untuk dapat dimanfaatkan dengan baik, perpustakaan masjid juga harus didukung dengan saran mebeler yang anatara lain :

a. Rak buku

b. Meja/kursi Kerja

c. Meja/kursi Baca

d. Meja/kursi Layanan

E. Pelayanan Teknis ( Pemrosesan )

1. Inventarisasi

Semua koleksi yang diterima oleh perpustakaan harus dicatat dalam buku inventarisasi, hal ini dimaksudkan untuk mendata seberapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, dan juga memberikan tanda identitas pada setiap koleksi yang berupa cap atau stempel milik perpustakaan. Adapun contoh tabelnya sebagai berikut :

No.

Tgl.

Pengarang

Judul

Asal

Impresum

Ket

2. Katalogisasi

Semua koleksi yang dimilki oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar atau kartu katalog, dengan kartu katalog memungkinkan pembaca mencari koleksi yang diinginkan dengan mudah dan lancar

Adapun Jenis katalog ada 4 jenis :

– katalog judul

– katalog pengarang

– katalog subyek

– katalog seflist

3. Klasifikasi

Setiap koleksi perpustakaan harus diberikan nomor klasifikasi, hal ini ditujukan untuk mengelompokkan koleksi berdasarkan bidang ilmu masing-masing, sehingga dengan ini sistem panataannya akan lebih mudah, dan proses pencarian koleksi juga akan mudah. Di dalam memberikan nomor klasifikasi kepada setiap koleksi digunakan pedoman baku secara internasional, yaitu dengan sistem DDC ( Dewey Decimal Classification ) yang mana sistem pembagian dalam DDC ini ada 10 kelas utama, yang kemudian masing-masing kelas utama masih dibagi kedalam 10 divisi, dan setiap divisi dibagi lagi ke 10 seksi. Adapun pembagiannya sebgai berikut :

000 = Umum

100 = Filsafat

200 = Agama

300 = Sosial

400 = Bahasa

500 = Ilmu-ilmu murni

600 = Imu terapan

700 = Seni dan Olah raga

800 = Kesusasteraan

900 = Sejarah dan geografi

Sedangkan pembagian untuk kelas agama islam masuk pada 297

E. Pelayanan Pemakai

1. Pelayanan Sirkulasi, kegiatan kerja yang meliputi :

– peminjaman

– pengembalian

– perpanjangan

– penagihan

– sanksi

– bebas perpustakaan

– statistik

2. Pelayanan Referensi

3. Pelayanan Pendidikan Pemakai dan Promosi

4. Pelayanan Penyebarluasan Informasi

F. Penutup

Demikian makalah singkat yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan tentang perpustakaan bagi kita semua.

G. Daftar Bacaan :

1. SIREGAR, A. Ridwan : Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, Medan : Universitas Sumatera Utara, 2004.

2. BASUKI, Sulistyo : Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta : Gramedia, 1991

3. Lasa HS : Manajemen Perpustakaan ; Yogyakarta : Gama Media, 2005.

4. QALYUBI, Syihabuddin : Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi ; Yogyakarta : IAIN Suka, 2003.