MENJAWAB TANTANGAN LAYANAN UPT PERPUSTAKAAN UNS SOLO DI MASA DEPAN

Oleh : Harmawan

A. Latar Belakang

Ketika seorang mahasiswa ingin mencari sebuah buku yang disarankan oleh dosennya, maka dia pergi ke perpustakaan untuk mencari buku tersebut melalui katalog online yang terpasang. Kebetulan buku yang dicari tidak ditemukan, kemudian si mahasiswa bertanya kepada pustakawan, apakah buku dengan judul ini ada di perpustakaan? Dengan sigapnya pustakawan tersebut membuka katalog online yang tersedia. Secara cepat dapat diketahui bahwa buku yang dicari mahasiswa memang tidak dimiliki oleh perpustakaan. Kemudian dengan bahasa sopan dan meyakinkan, si pustakawan menjawab bahwa buku tersebut memang belum ada di perpustakaan, tetapi tunggu seminggu lagi buku tersebut akan tersedia di rak. Setelah seminggu si mahasiswa tadi datang lagi ke perpustakaan dan ternyata dia sudah dapat menemukan buku yang dicari di rak..Gambaran layanan perpustakaan seperti di atas tentunya belum bisa dijalankan di UPT Perpustakaan UNS Solo sekarang, tetapi gambaran semacam itulah yang kami angankan dalam layanan UPT Perpustakaan dimasa mendatang.

Ada empat variable yang perlu diberi penekanan dalam pengembangan Perpustakaan UNS agar layanan semacam itu dapat dijalankan yaitu adanya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, adanya sumber daya manusia / pustakawan yang professional, tersedianya sarana dan peralatan yang memadai, serta metode yang tepat dalam mencapai visi, misi, dan tujuan.Keempat variable diatas saling kait mengkait satu dengan yang lain. Apabila satu dipenuhi tetapi yang lain tidak, maka akan terjadi ketimpangan dan hasilnya adalah tidak optimalnya layanan perpustakaan. Oleh karena itu, agar layanan perpustakaan dapat berjalan baik, maka keempat variable tersebut harus dipenuhi secara baik pula.Untuk memperdayagunakan variable tersebut secara optimal diperlukan suatu variable tambahan yaitu dana. Pengembangan perpustakaan akan terhambat tanpa ada dukungan dana yang memadai.

B. Keadaan sekarang dan kendalanya

Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi UPT Perpustakaan saat ini, mengandalkan dana dari DIP yang rata-rata per tahun adalah Rp. 200 juta. Nilai tersebut sebetulnya relatif besar, namun apabila dibandingkan dengan jumlah pengguna potensial yang seharusnya dilayani, maka nilai tersebut masih sangat kecil. Kalau kita menggunakan standar yang digunakan di University of South Australia, misalnya, setiap mahasiswa yang terdaftar harus disediakan buku sebanyak 28, maka keadaan perpustakaan kita masih sangat memprihatinkan. Ratio antara jumlah mahasiswa UNS dengan jumlah buku di UPT Perpustakaan adalah 1 : 4. Dengan kata lain bahwa koleksi UPT Perpustakaan masih sangat kurang.

Dengan melihat keadaan ini, maka kendala pertama yang dihadapi dalam engembangan koleksi adalah masih relatif kecilnya dana. Sedangkan kendala kedua adalah rumitnya prosedur pengadaan buku, sehingga banyak pengguna perpustakaan kecewa, karena buku yang diusulkan tidak dapat segera direalisasikan. Jangka waktu yang dibutuhkan dari usulan sampai buku tersedia di rak bisa sampai 1 tahun, sehingga pengguna yang mengusulkan buku barangkali sudah tidak memerlukan buku tersebut. Sementara para pustakawan juga tidak bisa berbuat banyak karena memang prosedurnya demikian

Pengembangan Sumber Daya Manusia

Upaya pengembangan sumber daya manusia di UPT Perpustakaan telah dilakukan secara terus menerus, seperti mengirimkan staf untuk mengikuti pelatihan, seminar, workshop dsb., namun karena perkembangan teknologi informasi sangat cepat, maka para staf dan pustakawan masih “kepontalan” dalam mengikutinya. Tidak ada satupun staf yang mempunyai latar belakang teknologi informasi, Inilah kendala pertama yang dihadapi oleh UPT Perpustakaan. Kendala kedua yang menyangkut sumber daya manusia adalah habisnya energi bagi para pustakawan yang potensial untuk dikembangkan, karena mereka harus menjalankan pekerjaan rutin seperti pelayanan peminjaman, pengembalian buku dan shelving buku yang seharusnya cukup dilakukan oleh tenaga “klerikal” saja. Hal ini tidak dapat dihindari karena jumlah tenaga UPT Perpustakaan saat ini hanya sebanyak 31 orang.

Seperti kita ketahui bersama bahwa kemajuan teknologi informasi begitu cepat, dan ini sangat berpengaruh terhadap layanan perpustakaan. Perpustakaan yang tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi sudah pasti dikatakan sebagai perpustakaan yang tertinggal. Padahal untuk mengikuti perkembangan tersebut diperlukan biaya yang mahal. Saat ini komputer yang dimiliki Perpustakaan kebanyakan pembelian tahun 1998, sehingga sudah sangat ketinggalan dibandingkan dengan kebutuhannya. Begitu juga sistem otomasi yang digunakan (Dynix) sangat sulit untuk dikembangkan dan menjawab tantangan kebutuhan saat ini seperti adanya online antar perpustakaan di lingkungan UNS. Kalaupun kita tetap mempertahankan Dynix biayanya sangat mahal. Saat ini UPT Perpustakaan telah bekerjama dengan UPT Komputer untuk membangun sistem otomasi sendiri.

Metode yang diadopsi oleh UPT Perpustakaan UNS untuk mencapai visi, misi, dan tujuan adalah metode konvensional tanpa banyak inovasi. Misalnya tentang pengadaan buku, UPT Perpustakaan hanya mengandalkan dari dana DIP saja, begitu juga tentang ketenagakerjaan, UPT Perpustakaan belum berani merekrut tenaga part time dari mahasiswa, seperti yang dilakukan oleh Universitas Petra Surabaya dan Universitas Soegiyapranoto Semarang, karena memang tidak ada aturan kepegawaian yang mengatur tentang tenaga part time, sehingga tidak disediakan dana untuk hal tersebut.

C. Pengembangan Program

Setelah mencermati kondisi sekarang dan kendala yang dihadapi UPT Perpustakaan, maka dapat disusun beberapa usulan program sebagai berikut :

1. Pengembangan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna
   Orientasi kepada kebutuhan pengguna menjadi dasar pertama dan utama dalam pengembangan koleksi.Agar kebutuhan pengguna tentang informasi dapat terpenuhi, maka salah satu cara yang terbaik adalah mengkoordinasikan dengan dosen pengampu mata kuliah. Setiap bahasan dalam kuliah pasti ada sumber-sumber literature yang disarankan oleh dosen. Dari Literatur yang disarankan oleh dosen inilah yang seharusnya disediakan oleh Perpustakaan. Disamping itu para pustakawan juga dapat memberikan informasi kepada dosen tentang buku-buku baru atau artikel yang sesuai dengan bidang studi diampu oleh masing-masing dosen dan selanjutnya apabila ada buku yang dianggap cocok oleh dosen, maka buku tersebut harus diadakan oleh Perpustakaan.
   Penentuan penambahan koleksi juga didasarkan pada usulan langsung dari pengguna. Setiap civitas akademika UNS berhak untuk mengusulkan buku atau koleksi lain untuk diadakan oleh Perpustakaan dan Perpustakaan mempunyai kewajiban untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Target kami adalah setiap usulan buku terbitan dalam negeri dapat dipenuhi dalam jangka waktu 1 minggu, sementara untuk terbitan luar negeri dalam jangka waktu 1 bulan, karena kami memprioritaskan pada kepuasan pengguna. Untuk menjalankan program tersebut tentu dibutuhkan dana yang yang cukup besar. Apabila tersedia dana sebanyak Rp. 400 juta per tahun, kami yakin dapat menjalankan program tersebut dengan baik syaratnya prosedur pencairan dananya mudah, namun tetap “akuntabel”.
2. Pengembangan Sumber Daya Manusia
   Untuk menjalankan program pertama pasti diperlukan tenaga yang professional. Agar para pustakawan yang potensial dapat dikembangkan dengan baik dan tidak hanya melakukan pekerjaan yang sifatnya rutin, maka kami akan merekruit tenaga part time dari mahasiswa untuk mengerjakan pekerjaan seperti peminjaman, pengembalian, dan shelving buku. Tenaga part time akan bekerja 2-3 jam per hari. Kami juga mengusulkan tenaga PBL yang mempunyai latar belakang komputer/tehnologi informasi. Hal ini untuk mengantisipasi kemajuan teknologi informasi.
   Tenaga pustakawan yang potensial akan dibebani tugas sebagai “subject specialist”. Tugasnya adalah memberikan informasi kepada dosen tentang buku atau koleksi baru sesuai dengan subyeknya dan juga menyeleksi buku – buku yang akan dibeli.
3. Pengembangan Sistem Layanan Perpustakaan
   Koleksi yang baik, tenaga yang profesional tidaklah cukup tanpa pengembangan sistem layanan perpustakaan yang baik pula. Konsep “one stop service” selayaknya sudah diterapkan di UPT Perpustakaan UNS Solo. Dimana UPT Perpustakaan menyediakan berbagai jenis layanan informasi dan fasilitas pendukungnya yang dibutuhkan oleh pengguna seperti penyediaan komputer untuk mengetik dan kantin. Gambarannya adalah ketika mahasiswa ingin mencari informasi sudah tersedia buku, koleksi lain, dan akses internet di Perpustakaan, kemudian setelah mendapatkan informasi dan ingin membuat suatu tulisan baik untuk tugas kuliah atau yang lain sudah disediakan komputer untuk mengetik dan ketika mereka lapar, merekapun dapat dengan mudah memenuhi kebutuhannya di kantin. Dengan demikian suasana akademik akan tercipta. Tentunya perpustakaan harus menambah jam buka tanpa jeda di siang hari yaitu pukul 8.00 – 19.30.
   Begitu juga sistem otomasi perpustakaan harus dirubah, agar supaya online antar perpustakaan di lingkungan UNS dapat diwujudkan yang pada akhirnya akan mengefektifkan pemanfaatan sumber informasi yang ada. Networking antar perpustakaan di lingkungan UNS dapat digunakan sebagai basis networking antar perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia bahkan Internasional.

D. Penutup

Tantangan layanan Perpustakaan di masa mendatang adalah semakin kompleks, oleh karena itu diperlukan strategi yang tepat untuk menjawab tantangan tersebut. Dengan mencermati kondisi yang ada, maka program pengembangan UPT Perpustakaan UNS memprioritaskan pada tiga program pengembangan yaitu pengembangan koleksi, pengembangan sumber daya manusia, dan pengembangan sistem layanan perpustakaan termasuk Online antar perpustakaan di lingkungan UNS. Untuk mewujudkan program tersebut harus mendapat dukungan dana yang memadai dan universitaslah yang mempunyai kewajiban untuk memenuhinya.

Makalah ini saya tulis pada akhir tahun 2006 sebagai dasar dalam menyusun program pengembangan UPT Perpustakaan UNS Solo tahun 2007/2008. Sampai saat ini hampir semua program tersebut sudah terwujud. Namun masih ada beberapa program yang belum dapat dilaksanakan seperti pemesanan buku dalam jangka 1 minggu belum dapat kami wujudkan, karena prosedur yang harus kami laksanakan tidak bisa dengan cara tersebut. Disamping itu tentang online antar perpustakaan di lingkungan UNS Solo baru ada 4 perpustakaan yaitu UPT Perpustakaan, Perpustakaan F. Pertanian, Perpustakaan FISIP, dan Perpustakaan FSSR. Sedangkan Perpustakaan FKIP masih dalam proses.